Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit

Transkript

1 Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit infotrax GmbH Lindenstraße 6 D Brühl Ansprechpartner Prof. Dr.-Ing. Martin Reuber Telefon reuber@infotrax.de

2 Verbände sind heute und in Zukunft eine unverzichtbare Plattform für den Austausch exklusiver Informationen unter Partnern mit gleichen Interessen. stiften Nutzen für Ihre Mitglieder indem sie eine Plattform für interne Kommunikation zwischen den Mitgliedern bereitstellen Schaffen Sie Mehrwerte für Ihre Mitglieder durch das Knüpfen und Pflegen persönlicher Kontakte auf Tagungen, Kongressen, Sitzungen und Arbeitsgruppentreffen, durch Werkzeuge für eine zielgerichtete und effiziente Bereitstellung und Beschaffung von relevanten Informationen für Ihre Mitglieder, durch eine effiziente Organisation und eine schlanke Administration. durch einfache und gezielte Informationsbereitstellung mit modernen Kommunikationswerkzeugen! ProMeta... vernetzt Ihre Mitglieder mit einer webbasierten Kooperationsplattform, ist auf die Geschäftsprozesse von Verbänden zugeschnitten (z.b. Sitzungsorganisation, Informationsverteilung, Gremienarbeit, ), bietet den Mitgliedern einen einfachen Zugang auf die einheitliche, exklusive Informations- und Wissensbasis der Verbandsgemeinschaft, entlastet die Geschäftsstellen von Routinetätigkeiten mit einfachen, wirkungsvollen Werkzeugen und Funktionen, bildet die Basis für den flexiblen Informationsaustausch, bietet Ihnen einen einfachen Start in Informations- und Kommunikationsservices für Ihre Verbandsmitglieder! ProMeta - Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit Seite 2 von 8

3 ProMeta unterstützt Sie auf allen Feldern der internen und externen Verbandskommunikation. bietet einen schnellen Einstieg und unmittelbaren Nutzen. ist ohne Hardwareinvestitionen einsetzbar und erfordert lediglich ein Internetzugang mit einem Standard-Webbrowser. ist mit Basiskonfiguration und Grundschulung in der Regel nach 1-2 Tagen betriebsbereit. erlaubt jederzeit einen modularen und Ihren Bedürfnissen entsprechenden Ausbau mit weiteren Funktionen bis hin zu einer umfassenden Kooperations- und Wissensplattform für Ihren Verband. bietet Ihnen und Ihren Mitgliedern bereits im Startpaket einen umfangreichen Funktionsbaukasten. ProMeta - Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit Seite 3 von 8

4 ProMeta - Basisfunktionalitäten - Flexible und jederzeit erweiterbare Vernetzung der Mitarbeiter in permanenten oder zeitlich begrenzten Gremien, Gruppen oder Arbeitskreisen - Einladungsmanagement, Tagungs- und Sitzungsorganisation entlasten die Geschäftsstelle unmittelbar von administrativen Tätigkeiten - Komfortable Kommunikation über unterschiedliche Informationskanäle, z.b. Foren, Gruppen (optional) - Einfacher Dokumentenaustausch über die Plattform inkl. Dokumentenmanagement, Versionsverwaltung und Archivierung - Einstellbarer Benachrichtigungsservice bei Veränderungen, Neuerungen und Beiträgen im Aktivitätsumfeld des jeweiligen Mitglieds - Transparentes Zugriffrechtekonzept für den gesteuerten und sicheren Zugriff auf Daten und Informationen - Leistungsstarke und komfortable Recherchewerkzeuge für das schnelle und zielgerichtete Auffinden von Informationen, Daten und Personen - Kundenspezifische Gestaltung des Oberflächenlayouts - Intuitive Benutzerführung und Konfiguration des Systems mit vielen Elementen von Standard-Webbrowsern ProMeta - Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit Seite 4 von 8

5 Sitzungen und Tagungen komfortabel mit ProMeta planen Beispiel für einen Basis-Workflow, der Ihre Geschäftsstelle und Ihre Mitglieder von Routinetätigkeiten entlastet Ausgangslage: Die Geschäftsstelle eines Verbands mit etwa 700 Mitgliedern bereitet die Jahrestagung vor. Neben der Plenarsitzung finden am zweiten Tag mehrere Arbeitskreistreffen statt. Der Vorstand trifft sich bereits am Vortag zur Vorbereitung und Beschlussfassung. Abwicklung in ProMeta - Aus Standardtextbausteinen wird je nach Zugehörigkeit zu Gremien und Arbeitsgruppen für jedes Mitglied ein individuelles Einladungsschreiben erstellt und per oder Fax versandt - Über einen Link in der kommt jeder Empfänger mit einem Mausklick zu seiner Rückmeldeseite in ProMeta und kann hier mit je einem klick : o Sitzungstermine zu- oder absagen, o Übernachtungswünsche angeben, o Abendessen an- oder abwählen, o ggf. ein vegetarisches Menü bestellen, o eingestellte Sitzungsunterlagen herunterladen. - Die Geschäftsstelle erhält jederzeit auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick über den Rückmeldestand, auf Wunsch kann ein Bericht erstellt und ggf. exportiert werden (z.b. ein PDF-Dokument mit Namen der Übernachtungsgäste für die Hotelreservierungen). - Bei Anmeldung erhält das Mitglied eine Bestätigungsmail mit einem individuellen Link auf seine Sitzungsdokumente und Unterlagen. - Mitglieder, deren Rückmeldung zu einem festgelegten Stichtag offen ist, werden mit einer Erinnerungsmail angeschrieben. - Nach der Tagung werden auf gleichem Weg Protokolle und Unterlagen zum Download bereitgestellt auf Wunsch für alle Gruppenmitglieder, nur für die Sitzungsteilnehmer oder für individuell zusammengestellte Verteilerlisten. ProMeta - Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit Seite 5 von 8

6 Mit ProMeta schaffen Sie unmittelbaren und schnellen Komfort in dem Sie Ihren Mitgliedern leistungsfähige und komfortable Werkzeuge zur Recherche bieten und für ein schnelles und vor allem zielgerichtetes Auffinden und Abrufen von relevanten Informationen und Daten sorgen. in dem Sie Ihren Mitgliedern ermöglichen, sich individuell und zielgerichtet mit einem konfigurierbaren Benachrichtigungsdienst über interessante Veränderungen, Neuerungen und Beiträge informieren zu lassen. in dem Sie Ihren Mitgliedern eine Plattform für gemeinschaftlichen Dialog und Informationsaustausch schaffen. Mit ProMeta bauen Sie eine nachhaltige und zukunftsfähige Infrastruktur weil ProMeta auf neuesten Web-Technologien basiert und beliebig skalierbar ist, z.b. hinsichtlich der Anzahl der Mitgliedern, der genutzten Funktionen, verteilter Geschäftsstellen und neuer Gremien oder Projekte, weil ProMeta durch ein kompetentes Team aus unterschiedlichen Fachbereichen flankiert wird, das Sie und Ihren Verband gern in allen strategischen Fragen berät. Stärken Sie die Attraktivität Ihres Verbandes - Unterstützen Sie Kooperation und Kommunikation unter Ihren Mitgliedern auf breiter Front! - Verschaffen Sie Ihren Mitgliedern einen entscheidenden Informationsvorsprung! ProMeta - Webbasierte Kooperationsplattform für erfolgreiche und effiziente Verbandsarbeit Seite 6 von 8

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