VERWALTUNGS-BERUFSGENOSSENSCHAFT (VBG) GESETZLICHE UNFALLVERSICHERUNG

Transkript

1 Fallstudie VERWALTUNGS-BERUFSGENOSSENSCHAFT (VBG) GESETZLICHE UNFALLVERSICHERUNG Maßgeschneidertes Beteiligungsmanagement für die öffentliche Verwaltung aus einer Hand

2 Unternehmenssteckbrief Die VBG ist eine der großen Berufsgenossenschaften in Deutschland. Als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung bietet sie über einer Million Mitgliedsunternehmen aus über 100 Branchen mit über neun Millionen versicherten Arbeitnehmern Sicherheit. Eine nachhaltige Unfallverhütung sowie schnelle und einfache Hilfe im Schadensfall sind die beiden Hauptaufgaben der VBG. Zu den Mitgliedsunternehmen gehören u.a. Banken, Versicherungen, Zeitarbeitsunternehmen, Ingenieur- und Architekturbüros, Rechtsanwaltskanzleien, Kirchen, Sportvereine, Unternehmen der keramischen und Glas-Industrie und der Straßen-, U-Bahnen und Eisenbahnen. Die VBG hat ihren Hauptsitz in Hamburg. In elf Niederlassungen im gesamten Bundesgebiet betreut sie Unternehmer und Versicherte vor Ort. Die Aufgabe Berufsgenossenschaften wie die VBG, mit unterschiedlichsten Beteiligungen an Gemeinschaftseinrichtungen (also Vereine, Krankenhäuser, Berufsförderungswerke) sowie an Eigenbetrieben, müssen die unternehmenseigenen Beteiligungen und Darlehen im Fokus behalten und deren Wert in einem stetigen Prozess aufrechterhalten. Die VBG möchte fidas kommunal, unsere Software für Beteiligungsmanagement, für die Verwaltung und Steuerung ihrer Beteiligungen verwenden. Darüber hinaus wünscht sich die VBG weitere Funktionen, mit denen sämtliche Daten zu den unternehmenseigenen Darlehen und Beteiligungen zentral verwaltet und standardisiert ausgewertet werden. Besondere Bedeutung erlangt: die Vereinheitlichung der vorliegenden Stammdaten die kompakte Betrachtung von Stammdaten und ausgewählten Umsatzkennziffern die schnelle Analyse von ausgewählten Kennziffern die Adhoc-Analyse einzelner Beteiligungen Seite 2

3 Herausforderungen Die VBG ist an einer Vielzahl von Gemeinschaftseinrichtungen beteiligt, bei denen unterschiedliche Ansätze zur Betrachtung von Daten im Einsatz sind. Entsprechend vielfältig stellen sich die vorhandenen Lösungen zur Auswertung von Finanzdaten und die dafür verwendeten Dateiformate sowie Qualität und Umfang der erfassten Stammdaten dar. Zu den spezifischen Herausforderungen zählen: Qualität der Finanz- und Stammdaten durch Zusammenführung verbessern Anpassung und Standardisierung bestehender Prozesse Die Lösungen Bereits in der Standardvariante ist fidas kommunal für den Einsatz eines ganzheitlichen Beteiligungsmanagements vorgesehen, um so eine effektive Verwaltung und Steuerung aller Beteiligungen sicherzustellen. Ob Bilanz- und Plan-Ist-Auswertung, Unternehmens- und Risikobewertung oder Portfolioauswertungen: fidas kommunal ermöglicht bereits in der Standardvariante ein regelmäßiges und zeitnahes Betrachten der wirtschaftlichen Situation von Beteiligungen. Um Klarheit in die komplexe Beteiligungsstruktur der VBG zu bringen, war ein umfangreiches Customizing notwendig. In einem intensiv geführten Abstimmungsprozess arbeiteten wir gemeinsam mit der VBG heraus, welche Stammdaten, in welcher Form und welchem Detailgrad in Zukunft benötigt werden. Nach dem Customizing kann der Nutzer über eine Eingabemaske einzelne Beteiligungen in einem Schritt anlegen. Alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen werden zentral verwaltet, übersichtlich miteinander verknüpft und gespeichert. Veränderungen an den Daten und Versionsstände werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert. Die Übergabe der Unterlagen und Daten aus der Finanzbuchhaltung der einzelnen Beteiligungen an die VBG erfolgt in verschiedenen Dateiformaten. Über Schnittstellen ist der Import von Excel-, CSV- und PDF-Dateien möglich, so dass jede Beteiligung ihr gewohntes Dateiformat weiterhin verwenden kann. Die VBG wünscht sich spezifische Dokumente zur kompakten Betrachtung von Stammdaten und ausgewählten Umsatzkennziffern. Mit dem Beteiligungssteckbrief und dem Beteiligungsreport stehen der VBG nun zwei Dokumente zur Verfügung, die mit einem Klick erstellt und abgerufen werden können. Seite 3

4 Zu unseren Aufgaben gehört auch die Standardisierung von Prozessen wie dem jährlichen Beteiligungsbericht. fidas kommunal unterstützt bereits in der Standardvariante ein automatisches Berichtswesen für die Quartals- und Jahresauswertung inkl. individueller GuV, Bilanz und Finanzplan. Für die VBG haben wir das Berichtswesen erweitert, so dass zusätzlich die Steckbriefe aller Beteiligungen per Knopfdruck in den Beteiligungsbericht aufgenommen werden können. Die Leistungen Der Beteiligungssteckbrief Übersichtlich: Vollständig: Verfügbar: Integrierbar: Abrufbar: auf einer A4-Seite, zweispaltig Stammdaten, betriebswirtschaftliche Lagebeurteilung, grafische und schriftliche Auswertungen finanzieller Kennziffern (z.b. Cashflow) sowie Umsatzvergleich mit Anderen Übersicht mit wichtigsten Finanz- und Stammdaten für jede einzelne Beteiligung abrufbar Teil des Beteiligungsberichts Jederzeit schneller Zugriff, Export als PDF Abb.: Übersichtliche Gestaltung und klare Struktur - der Beteiligungssteckbrief Seite 4

5 Der Beteiligungsbericht Automatisch: Übersichtlich: Strukturiert: Grafisch: Vollständig: Abrufbar: standardisiertes Berichtswesen für die Jahresauswertung wirtschaftliche Entwicklung aller Beteiligungen in tabellarischer Form Organigramme bereiten die Beteiligungsstruktur grafisch auf Diagramme stellen Daten grafisch dar und visualisieren Sachverhalte Übersicht zu jeder Beteiligung mit eigenem Beteiligungssteckbrief Jederzeit schneller Zugriff, Export als PDF Abb.: Alles auf einen Blick - der standardisierte Beteiligungsbericht der VBG inkl. Beteiligungssteckbriefe Seite 5

6 Das sagt unser Kunde Der gemeinsam mit Saxess entwickelte Beteiligungssteckbrief und der Beteiligungsreport sind unverzichtbare Werkzeuge, die es uns wesentlich einfacher machen, die von der VBG gehaltenen Beteiligungen im Blick zu behalten und die Mandatsträger optimal bei ihrer Gremienarbeit in unseren Beteiligungen zu unterstützen. Benjamin Haas, Referent Beteiligungsmanagement FAZIT Die VBG hat sich mit der Software fidas für ein Beteiligungsmanagement-System aus einer Hand entschieden. Für die Bewertung und Entwicklung der unterschiedlichsten Beteiligungen an Gemeinschaftseinrichtungen sind der Aufbau einer Stammdatenverwaltung, die Abbildung von Beteiligungsstrukturen und die schnelle Analyse unterschiedlicher Kennzahlen von zentraler Bedeutung. Die dafür notwendigen Daten sind durch den Einsatz von fidas schneller abrufbar und durch die zentrale Pflege effizienter verwaltbar. Der zusätzlich entwickelte Beteiligungssteckbrief unterstützt die Beschäftigten der VBG entscheidend bei der Erstellung von Adhoc-Abfragen und sichert dadurch ein standardisiertes und zeitnahes Betrachten der wirtschaftlichen Situation einzelner Beteiligungen. Die VBG erstellt jährlich einen Beteiligungsbericht, der durch die Einbindung der einzelnen Beteiligungssteckbriefe an detaillierter Aussagekraft gewinnt. Ihr Ansprechpartner Manja Fiedler Produktmanager Tel.: Web: Seite 6