PROFLEX Kalkulationsdienst Controlling 4.0

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Oldwig Voss
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1 PROFLEX Kalkulationsdienst Controlling 4.0 PROFLEX Vertrieb GmbH Argelsrieder Feld 1a Weßling Deutschland Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) info@proflex-software.de Stand:

Die Aufgabenstellung Unsere Lösung Wie läuft der Auftrag? Sind die geplanten Kosten bereits überschritten? Wie hoch ist der Deckungsbeitrag? Wie hoch ist der Grad der Vorfinanzierung?

2 Die Aufgabenstellung Unsere Lösung Wie läuft der Auftrag? Sind die geplanten Kosten bereits überschritten? Wie hoch ist der Deckungsbeitrag? Wie hoch ist der Grad der Vorfinanzierung? Diese und noch weitere, wichtige Fragen zu beantworten, ist eine der wesentlichen Kernkompetenzen einer modernen ERP-Software. Die Zeiten sind vorbei, in denen man versucht, die Kosten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu sammeln, aufzubereiten und in einem zentralen Programm (in der Regel Microsoft Excel ) darzustellen. Im heutigen Marktumfeld fehlt schlichtweg die Zeit diese Daten zeitnah und aktuell zu halten. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Produktportfolio sind darüber hinaus, unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Eine globale Betrachtung des Auftragswertes ist heute nicht mehr ausreichend. Zum einen spielen vorgegebene Parameter wie Bauabschnitte oder Fertigungslose eine Rolle. Zum anderen sind Produktund Leistungsgruppen auf Ebene der geleisteten Positionen relevant. Nicht zuletzt wollen Unternehmen aber auch die zeitliche Betrachtung nicht außer Acht lassen und benötigen Aussagen über Kosten- und Ertragsentwicklungen über definierte Perioden. All die gewonnenen Erkenntnisse werden zum einen für die aktive Steuerung und Bewertung der laufenden Aufträge benötigt und zum anderen sollen Rückschlüsse für zukünftige Preisermittlungen/Vorkalkulationen gezogen werden können. Man möchte, bzw. man muss aus den Erfahrungen der Vergangenheit lernen. Darüber hinaus müssen diese Daten zeitnah ermittelt werden können und sie müssen transparent und aussagekräftig sein. Mit dem PROFLEX Kalkulationsdienst geben wir allen PROFLEX Kunden ein leistungsstarkes Werkzeug an die Hand, welches diese Aufgaben löst schnell, sicher und effektiv. Wir nennen es: Controlling 4.0 Die vollautomatische Ermittlung und Bereitstellung der Daten bietet folgende Leistungsmerkmale: automatische Ermittlung der durch eigenen Windows-Dienst (z.b. in der Nacht in Verbindung mit der Datensicherung/Reorganisation) permanente Verfügbarkeit auch wenn Aufträge gelöscht werden Archivierung der Ergebnisse für nachgelagerte Auswertungen Individuelle Auswertungsmöglichkeiten innerhalb der Anwendung PROFLEX oder über Fremdprogramme (z.b. BI-Tools) Ausgehend vom bekannten InfoCenter für Aufträge, können die ermittelten Ergebnisse und Informationen zum Ertrag, den Kosten und der Liquidität mit einem Klick abgerufen werden. PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 1 6

Im Detail Sicht: Auftrag/Projekt Freie Selektion Auswahl der Datenarten Auswahl der Kostensicht Status: Ertrag/Liquidität Grafische Auftragswerte Ergebnisse

3 Im Detail Sicht: Auftrag/Projekt Freie Selektion Auswahl der Datenarten Auswahl der Kostensicht Status: Ertrag/Liquidität Grafische Auftragswerte Ergebnisse (Erträge/Kosten) je Auftrag oder Projekt Selektion nach Projekten, Kunden und Datumsgrenzen Vorauswahl aller Aufträge unter Vorgabe von Grenzen für den Ertrag-Status (z.b. exklusive Filterung aller Aufträge mit einem aktuellen Ertrag weniger als x Prozent) Farbliche der definierten Ertrags-Stufen und Liquiditäts-Stufen Auftrags-/Projektbezogene Anzeige der Kosten je Kostengruppe und Kostenstelle Grafische der Ergebnisse in unterschiedlichen Diagrammen o Budget o Prognosen PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 2 6

Bauabschnitte/Bauteile Selektion nach Positionen und Datumsgrenzen Positionsbezogene Anzeige (je nach Gruppierung) der Kosten je

4 Sicht: Positionen/Positionsgruppen Auswahl der Datenarten Auswahl der Kostensicht Auswahl der Positionsgruppierung Auswertung je Positionsgruppierung Grafische Ertrags- und Kostensummen Ergebnisse (Erträge/Kosten) je Position/Gruppe, Titel, VK-Gruppe oder Bauabschnitte/Bauteile Selektion nach Positionen und Datumsgrenzen Positionsbezogene Anzeige (je nach Gruppierung) der Kosten je Kostengruppe und Kostenstelle Grafische der Ergebnisse in unterschiedlichen Diagrammen o Budget o Prognosen PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 3 6

Bauabschnitt, Titel und VK-Gruppe Individuelle des Kalkulationsblatts Auftragswerte, Kosten und Ergebnisse Zugriff auf die Detail-Daten wie

5 Sicht: Kalkulationsergebnis Auswahl Auftrag/Projekt Auswahl der Datenarten Auswahl der Kostensicht Anzeige des Kalkulationsblattes Plan/Prognosen Istwerte/Abweichungen Kalkulationsblatt je Auftrag und Projekt (mehrere Aufträge) Kalkulationsblatt je Position/Gruppe, Bauabschnitt, Titel und VK-Gruppe Individuelle des Kalkulationsblatts Auftragswerte, Kosten und Ergebnisse Zugriff auf die Detail-Daten wie o erstelltes Budget o angelaufene Stunden o verbrauchtes Material o Budget o Prognosen o Abweichungen PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 4 6

Sicht: Kosten-/Ertragsentwicklung für Fertigungsartikel (Wiederholteile) Auswahl Artikelnummer Anzeige der Kosten je Stück Anzeige des Gewinns je Stück Anzeige des Verkaufspreises Kalkulationsblatt

6 Sicht: Kosten-/Ertragsentwicklung für Fertigungsartikel (Wiederholteile) Auswahl Artikelnummer Anzeige der Kosten je Stück Anzeige des Gewinns je Stück Anzeige des Verkaufspreises Kalkulationsblatt je Artikel auf Grundlage Auftragspositionen/Gruppen Individuelle des Kalkulationsblatts Verkaufserlöse, Kosten und Ergebnisse Zugriff auf die Detail-Daten wie o angelaufene Stunden o verbrauchtes Material Anzeige Entwicklung des Stückpreises und der Stückkosten o Abweichungen PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 5 6

7 Die Highlights Ihr Nutzen Automatische Ermittlung der über Windows-Systemdienst o Einbindung in die tägliche Datensicherung/Reorganisation (Ablauf erfolgt im Hintergrund) o Zuordnung von Rechenzeiten für den Kalkulationsdienst Archivierungsfunktionalität o Speichern der unabhängig von der Verfügbarkeit des abgeschlossenen Auftrags o Zugriff von externen BI-Tools zur zusätzlichen individuellen Auswertung möglich Ermittlung aller relevanten Ergebnis-Kennzahlen: o Plankosten (Vorkalkulation, Budget und Prognosen) o Istkosten (mit oder ohne offenen Bestellwerten) o Abweichungen Plan- zu Istkosten (Ergebnisvorschau) Ermittlung zusätzlich relevanter Auftragskennzahlen: o Auftragswerte o Berechnete und bezahlte Beträge o Liquiditätsstatus Individuelle Zusammenfassung möglich nach: o Projekt (Zusammenfassung von Aufträgen) o Auftrag o Position (einzeln, Gruppe, Bauabschnitt, Titel und VK-Gruppe) von Kalkulationsergebnissen o detailliert im Kalkulationsblatt o gruppiert nach Kostenaufteilungen (Aufteilung Kostenstellenarten) o als Grafik/Diagramm Grafische von Ergebnissen o auf Grundlage der gewählten Datenarten o auf Grundlage der gewählten Kostensichten o Auswahl unterschiedlicher Diagrammtypen o von Ergebnissen Grafische von Kosten-/Ertragsentwicklungen o für hinterlegte Fertigungsartikel (sog. Wiederholteile) o der je Einheit/Stück o Aufteilung nach Kostenarten PROFLEX Vertrieb GmbH Seite 6 6

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