Softwarebranchenlösung SAFIR. Anlagenbau

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Adam Langenberg
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1 Softwarebranchenlösung SAFIR für den Anlagenbau ( Auszug aus der Beschreibung) o o o Übersicht Service Controlling EuroComConsult GmbH Bürgerstraße. 15 * Duisburg Tel.: * Fax: info@eurocomconsult.de

EuroComConsult GmbH Bürgerstraße. 15 * 47057 Duisburg Tel.

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...1 SAFIR Übersicht...2 SAFIR Service...3 SAFIR Service Auftragskopf...3 SAFIR Service Kundendetails...3 SAFIR Service Auftragsdaten...4 SAFIR Service Arbeitsbericht...4 SAFIR Service Aufwandserfassung...5 SAFIR Service Materialerfassung...5 SAFIR Service Grundlagen...6 Bildschirmauskunft Service...8 Controlling...9 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektsperrung...9 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektdaten...10 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektvorgaben...11 Darstellung der Sollwerte über alle Phasen...12 Darstellung der Sollwerte pro Phase...12 SAFIR Kostenträgerübersicht Soll/Ist-Vergleich...13 Auswertungen...14 EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 1

..8 Controlling...9 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektsperrung...9 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektdaten...10 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektvorgaben.

3 SAFIR Übersicht Miet- und Wartungsvertragsverwaltung Serviceverwaltung Projektverwaltung und Controlling Periodische Abrechnung mit unterschiedlichen Abrechnungsintervallen Taggenaue Abrechnung z.b. bei vorzeitiger Beendigung Berechnung von Nachträgen Vertragsänderung und erhöhung Inventarisierung der Mietanlagen Wartungsprotokolle Verwaltung von Rückläufern über Gebrauchtwarenlager mit individueller Bepreisung Verwaltung von Störungsund Wartungs- und Dienstleistungsaufträgen Stunden- und Materialerfassung mit Dokumentation der Serviceinformation Mitarbeiterverwaltung Störungsleitstand mit Status Übergabeschnittstelle zu Lohn & Gehalt Verwaltung von Projektdaten Individuelle Definition von Projektphasen Zuweisen von Aufwänden und Erlösen Belegzuordnung der Einkaufs- und Verkaufsbelege sowie der Serviceeinsätze Soll- Ist-Controlling Controlling mit Deckungsbeitragsrechnung Umfangreiches Berichtswesen EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 2

4 SAFIR Service SAFIR Service Auftragskopf Die Stundenerfassung erfolgt als Serviceauftrag. Der Serviceauftrag dient sowohl der Erfassung von Serviceeinsätzen als auch der Stundenerfassung für Projekte. Im Auftragskopf werden dem Serviceauftrag u. a. Kunde und Kostenstelle und träger zugewiesen. Für die Bearbeitung von Serviceeinsätzen dienen die nachfolgenden Seiten. SAFIR Service Kundendetails EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 3

Projekte. Im Auftragskopf werden dem Serviceauftrag u. a. Kunde und Kostenstelle und träger zugewiesen.

5 SAFIR Service Auftragsdaten SAFIR Service Arbeitsbericht EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 4

6 Das Erfassen der geleisteten Stunden, Überstundenzuschläge und Nebenkosten: SAFIR Service Aufwandserfassung SAFIR Service Materialerfassung Für Serviceeinsätze ist noch eine Materialeingabe möglich. EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 5

Aufwandserfassung SAFIR Service Materialerfassung Für

7 SAFIR Service Grundlagen Die notwendigen Grundlagen für den Servicebereich sind in Grundlagen Service zusammengefaßt: SAFIR Grundlagen Service Abteilung Über die Abteilungen werden die zugehörigen Kostenstellen hinterlegt. Abrechnungsgruppen können über die Projektleiter dargestellt werden. SAFIR Grundlagen Service Abrechnungsgruppen Pro Abrechnungsgruppe wird ein Artikel (und damit ein Ein- und Verkaufspreis) für die Arbeits- und die Fahrtstunde hinterlegt. Die Belastung des Kostenträgers mit Lohnkosten erfolgt somit über die Zuordnung der Mitarbeiter zu Abrechnungsgruppe. EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 6

SAFIR Grundlagen Service Abrechnungsgruppen Pro Abrechnungsgruppe wird ein Artikel (und damit ein Ein- und Verkaufspreis) für die Arbeits- und die

8 Sollen Mitarbeiter mit dem tatsächlichen Stundensatz plus Zuschlag in die Aufwandserfassung eingehen, ist diese Logik abzuändern. Die Belastung erfolgt mit dem kalkulatorischen Stundensatz bestehend aus tatsächlichem Stundensatz plus prozentualem Aufschlag, wobei der Prozentsatz für alle Mitarbeiter gleich ist. Daher müssen die Artikel direkt dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Der tatsächliche Stundensatz wird aber aus Datensicherheitsgründen nicht als Einkaufspreis im Artikel liegen, sondern direkt in den Daten auf der Seite Mitarbeiter eingegeben werden. Der Zuschlag ist einmal in den Grundlagen zu hinterlegen. SAFIR Grundlagen Service Mitarbeiter SAFIR Grundlagen Service Zonen EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 7

ist. Daher müssen die Artikel direkt dem Mitarbeiter zugewiesen werden.

9 SAFIR Grundlagen Service Stati Die Möglichkeit, alle offenen Serviceaufträge einzusehen und ggf. zu bearbeiten, erhält man mit der Bildschirmauskunft Service: Bildschirmauskunft Service EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 8

zu bearbeiten, erhält man mit der Bildschirmauskunft

10 Controlling SAFIR Kostenträgerübersicht Projektsperrung Auf der ersten Seite wird angezeigt, ob der Kostenträger (das Projekt) gesperrt ist und somit nicht mehr bebucht werden kann. EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 9

ob der Kostenträger (das Projekt) gesperrt ist und

11 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektdaten Auf der zweiten Seite werden die Grunddaten eines Projekts erfaßt und die einzelnen Phasen definiert. EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 10

12 SAFIR Kostenträgerübersicht Projektvorgaben Auf der dritten Seite werden den definierten Phasen EK- und VK-Sollwerte zugewiesen. Über das Auswahlfeld Ausführen von wird festgelegt, um welche Kostenart (z.b. Fremdleistungen oder Material) es sich handelt. Weiter werden die Stundenaufwände pro Phase definiert, wobei auf verschiedene Stundenarten zurückgegriffen werden kann, die in den Grundlagen mit kalkulatorischen Vorgaben für EKP und VKP hinterlegt werden. Im unteren Bereich werden die Vorgabewerte für EK und VK phasenunabhängig zusammengefaßt. Eine Erweiterung um die Kostenart Sonstiges sowie eine Versionierung der Vorgabewerte ist möglich. Das heißt die Vorgabewerte können zeitabhängig erfaßt und geändert werden und die alten Werte sind nachträglich noch einsehbar. Die Versionisierung der Auftragssumme ist ebenso möglich: Datum Summe Gesamt EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 11

Weiter werden die Stundenaufwände pro Phase definiert, wobei auf verschiedene Stundenarten zurückgegriffen werden kann, die in den Grundlagen mit kalkulatorischen Vorgaben für EKP und VKP hinterlegt

13 Stehen die EK-Werte für die Vorgaben im Vordergrund könnte die versionsabhängige Darstellung wie folgt aussehen: Material Montage / Lohn Fremdleistungen Sonstiges Phase 1 Phase 2 Phase 3... Summe Datum: Akt. Auftragswert Darstellung der Sollwerte über alle Phasen Für die einzelne Phase kann die Darstellung etwa folgendermaßen aussehen: Material Montage / Lohn Fremdleistungen Sonstiges Sollwerte Istwerte Differenz Obligo (offene Bestellungen) (Noch nicht übergebene Stunden) (offene Bestellungen) Summe Darstellung der Sollwerte pro Phase EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 12

Auftragswert Darstellung der Sollwerte über alle Phasen Für die einzelne Phase kann die Darstellung etwa folgendermaßen aussehen: Material

14 SAFIR Kostenträgerübersicht Soll/Ist-Vergleich Auf der vierten Seite erfolgt die Auswertung Soll/Ist über das gesamte Projekt sowie der Ausweis des DB1. Die Ergänzung um zusätzliche Kostenarten ist vorgesehen. Auf den drei noch folgenden Seiten werden unterteilt nach Verkauf, Einkauf und Stundennachweisen im Einzelnen die Belege angezeigt, die auf das Projekt gebucht sind. Die Belege können von hieraus nachbearbeitet und gedruckt werden. Bei den Verkaufsbelegen können à Conto-, Teil- und Schlußrechnungen sowie auch Rechnungen an andere Kunden berücksichtigt werden. EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 13

Auf den drei noch folgenden Seiten werden unterteilt nach Verkauf, Einkauf und Stundennachweisen im Einzelnen die Belege angezeigt, die auf das Projekt

15 Auswertungen Die Anforderungen an Auswertungen sind vielfältig. Nachfolgend Beispiele: 1) Es gibt eine Auswertung Material pro Projekt / Phase mit den Daten Art. Nr. Bezeichnung Menge Mengeneinheit EPreis RE GPreis RE EPreis WE GPreis WE Summe Summe verdichtet nach gleicher Artikelnummer / gleichem Text. (RE=Rechnungseingang, W=Wareneingang ohne Rechnungseingang) 2) Es gibt eine Auswertung Gesamtlohnliste pro Projekt (von Datum bis Datum) mit den Daten Pers. Nr. Name Ges.Std. Ges.Kosten Spesen Km-Geld Gesamt Summe Summe Summe Summe Summe 3) Dieselbe Auswertung gibt es ohne Personalnummern / Namen zusammengefasst nach Monaten mit Summen pro Monat und Gesamt. 4) Es gibt eine Auswertung Obligo Material (=offene Bestellungen) pro Projekt. 5) Es gibt eine Auswertung Kostenträgerzielrechnung (von Datum bis Datum, von KTR bis KTR) mit den Werten: KTR Bezeichn. Kosten Ist Stunden Ist Erlöse DB1 Auftragswert Summe Summe Summe Summe Die Istkosten sind dabei die Summe der verbuchten Eingangsrechnungen zzgl. der Stunden mit Ihrem kalkulatorischen Wert (Stundensatz *Faktor). EuroComConsult GmbH, 2003 Seite 14

(RE=Rechnungseingang, W=Wareneingang ohne Rechnungseingang) 2) Es gibt eine Auswertung Gesa

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