VS Auftrag/Projekt. VS Auftrag

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1 Unsere Intrexx Applikationen VS Auftrag VS Garantie VS Vertrag VS Kontakt 1 by Venus Software GmbH 2012

2 Einführung VS Autrag/Projekt ist eine Intrexx Application für (fast) alle Unternehmen, die im Auftrag von Kunden Einzelaufträge bzw.projekte abwickeln, die in der Regel aus mehreren Teilen bestehen: Eigenleistung in Form von Stunden (oder pauschal) Lagermaterial, das allgemein benötigt und deshalb auf Lager ist Zukauf/Beschaffung von Teilen und/oder Materialien nur für diesen Auftrag Fremdleistung, die z.b. bei anderen Unternehmen in Auftrag gegeben wird Verpackung/Versand Einige Beispiele: Ein Antennenbauer erhält einen Auftrag zur Installation einer Antennenanlage in einem Mehrfamilienhaus. Er benötigt Teile wie Verstärker, Receiver usw. die er auftragsbezogen nach Auftragserteilung einkauft (= Zukauf/Beschaffung), er benötigt Materialien wie Kabel, Bauteile, Kleinmaterial die er Lager hat (= Lagermaterial), beauftragt ein Unternehmen zur Durchführung der Arbeiten am Hausdach (=Fremdleistung), und erbringt seine Eigenleistung in Form von Stunden. Ein Dachdeckerunternehmen erhält den Auftrag das Dach eines Einfamilienhauses zu erneuern: Es erbringt seine Eigenleistung in Form von Stunden, benötigt Lagermaterialien wie Dachpappe, Latten usw. und beschafft neue Dachziegel (= Zukauf/Beschaffung). Eine Druckerei erhält den Auftrag zur Produktion eines Fachbuchs: Sie erledigt die erforderlichen Satzarbeiten und den Druck (= Eigenleistung), benötigt Lagermaterial wie Farbe, Druckplatten usw., vergibt die Bindearbeiten an eine Buchbinderei (= Fremdleistung) und übernimmt Verpackung/Versand der fertigen Bücher als zusätzliche Dienstleistung. Tipps & Hinweise: weitere Informationen bei Mouseover 2 by Venus Software GmbH 2012

3 Startmenu 3 by Venus Software GmbH 2012

4 Stammdaten Die Zuordnungen zum Auftragsstatus (von Anfrage bis Abgeschlossen) und zu den Kostenarten (Eigenleistung, Lagermaterial, Zukauf/Beschaffung, Fremdleistung, Verpackung/Versand) sind der Einfachheit halber in der Applikation fest vorgegeben. Bei Artikel (und Leistungen) empfiehlt es sich, wiederkehrende Positionen als Stammsätze anzulegen. Einmalige Leistungspositionen können direkt erfasst werden. Bis auf die oben erwähnten, fest vorgegebenen ist bei allen anderen Zuordnungen eine weitergehende Unterscheidung im Rahmen der Auftragsanalyse zwar sinnvoll aber nicht zwingend notwendig. Zum Beispiel für Auftragsarten: Kundenauftrag, Interner Auftrag, Nachbesserung. 4 by Venus Software GmbH 2012

5 Auftragsstamm Der Auftraggeber kann bei wiederkehrenden Kunden über den + -Button angelegt und über die Lupe gesucht werden. Die nachfolgenden Felder werden automatisch gefüllt. Einmalkunden können direkt in den entsprechenden Feldern erfasst werden. Bei der Auftrags-ID handelt es sich um ein Muss -Feld. Tipp: Nehmen Sie die Initialen des Kunden oder des Auftrags plus Jahr-Monat-Tag Bei dem Auftragswert handelt es sich um die Werte z.b. aus der Auftragsbestätigung. Er wird automatisch berechnet. Mit an eine beliebige Adresse können Sie einen frei wählbaren Empfänger über wichtige Auftragsdaten informieren. Mit Wiedervorlagedatum und grund ist eine Überwachung von Zwischenterminen wie z.b. des Liefertermins benötigter Geräte möglich Wiedervorlagekalender (s.a. Terminüberwachung ) Über dieses Symbol erhalten Sie weitere Informationen zum Auftrag und seinen Beziehungen 5 by Venus Software GmbH 2012

6 Auftragsstamm : Beziehungen 6 by Venus Software GmbH 2012

7 Über das Druckersymbol kann der Auftragsstamm mit seinen bisher erfassten Positionen ausgedruckt werden: 7 by Venus Software GmbH 2012

8 Auftragsstamm-Termine Alle Datumsfelder sind sog. Kann -Felder und dienen der Information und Überwachung der Aufträge Analyse - Terminüberwachung Eine Ausnahme bildet das Datum Systemabschluss. Es wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt, wenn der Auftrag den Status Abgeschlossen erhält. Gleichzeitig wird der Auftrag Inaktiv gesetzt. 8 by Venus Software GmbH 2012

9 Auftragsstamm-Zuordnungen Alle Zuordnungen sind Kann -Felder. Sie dienen der Übersichtlichkeit der Auftragsstruktur und werden in erster Linie zur Analyse der Aufträge genutzt. 9 by Venus Software GmbH 2012

10 Auftragsstamm-Auftragsbeschreibung Die Auftragsbeschreibung dient zum einen der Information, zum anderen wird sie für den Druck des Arbeitsauftrags benötigt um dem Ausführenden Vor-Ort eine präzise Information was-zu-tun-ist zu geben. 10 by Venus Software GmbH 2012

11 Über das Drucker-Symbol wir ein Arbeitsauftrag erstellt, der zum einen alle wesentlichen Informationen für die Vor-Ort-Ausführung des Auftrags enthält und zum anderen als Erfassungsformular für die Vor-Ort erbrachten Leistungen (als eine Art Leistungserfassung/Tageszettel) dient 11 by Venus Software GmbH 2012

12 Auftragspositionen Übersicht Alle, für diesen Auftrag bereits erfassten Leistungspositionen. Die Summe Positionen wird aus dem Gesamtpreis der angezeigten Positionen automatisch ermittelt. 12 by Venus Software GmbH 2012

13 Auftragspositionen Neuerfassung/Änderung Das Feld Artikel/Tätigkeit kann über die Lupe -Funktion aus dem Artikelstamm eingefügt oder, bei einmaligen Tätigkeiten, direkt eingegeben werden. Der Gesamtpreis errechnet sich automatisch aus Menge * Einzelpreis. 13 by Venus Software GmbH 2012

14 Dokumente Es können alle zum Auftrag gehörenden, ge-scannten Dokumente (Anfrage, Auftragsbestätigung, Rechnung, Korrespondenz usw.) mit entsprechenden Notizen oder auch nur Notizen an den Auftrag angehängt werden. Damit ergibt sich für einen eventuellen Folgeauftrag eine geschlossene Information über den gesamten Auftrag. 14 by Venus Software GmbH 2012

15 Analyse aller Aufträge Für eine optimale Übersicht und Information über Ihren gesamten Auftragsbestand (alle oder nur aktive) bietet das Analyse-Tool die unterschiedlichsten Möglichkeiten der Auswertung. Neben den diversen Auswertungs- und Analysemöglichkeiten ist neben der Terminüberwachung die Überwachung des Wiedervorlagedatums und der Wiedervorlagekalender von Bedeutung. Damit können wichtige Termine die für die Weiterführung des Auftrags oder auch nur der Wunsch nach einem Rückruf überwacht werden. Wichtig ist außerdem die Überwachung des sog. Ecktermins für Fremdleistungen und/oder Zukauf, da bei fehlenden Lieferungen/Leistungen in vielen Fällen die Fortführung eines Auftrags nicht mehr sichergestellt ist. 15 by Venus Software GmbH 2012

16 Terminüberwachung Eine Besonderheit stellt die Terminüberwachung dar: Es werden grundsätzlich alle Aufträge angezeigt, deren Planstart überschritten ist und der Auftrag noch nicht begonnen wurde bzw. abgeschlossen ist, alle Aufträge, bei denen das Planferigstellungsdatum überschritten, der Auftrag jedoch noch nicht den Status Abgeschlossen hat und alle Aufträge, bei denen ein sog. Ecktermin (für Fremdleistungen, Zukauf/Beschaffung) überschritten wurde 16 by Venus Software GmbH 2012

17 Wiedervorlagekalender Er informiert über anstehende, für die Durchführung der Aufträge wichtige Termine: Für eine umfassende Information stehen neben der Monats-Ansicht zahlreiche weitere Ansichten (Tag, Woche, Liste usw.) zur Verfügung. 17 by Venus Software GmbH 2012

18 Leistungsstatistik Auswertung aller erbrachten Leistungen bzw. erfassten Leistungspositionen mit Vor-Selektion nach Zeitraum von/bis, Kostenstellen und Kostenarten (mit Mehrfachauswahl) 18 by Venus Software GmbH 2012

19 Leistungsstatistiken Monat Ausgehend vom Tagesdatum erfolgt die Auswertung aller Positionen mit Anzeige der Summe aller gelisteten Positionen. TIPP: Die Leistungsstatistiken können gedruckt und/oder exportiert werden. 19 by Venus Software GmbH 2012

20 Unsere Intrexx Applikationen VS Auftrag VS Garantie VS Vertrag VS Kontakt Bei Fragen, für individuelle Anpassungen, Erweiterungen und Ergänzungen setzen Sie sich bitte gerne mit uns in Verbindung: 20 by Venus Software GmbH 2012