DOKUMENTATION ANNOLA

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1 DOKUMENTATION ANNOLA Anwalts-/Notariats- Leistungsabrechnung ANNOLA ist ein Programm zur einfachen und zuverlässigen Verwaltung der Leistung Ihrer Kanzlei. von Patientendaten. Auf einem Formular können Sie alle Daten zu einem Klienten erfassen. Sämtliche elektronisch gespeicherten Dokumente sind sofort verfügbar. Neue Dokumente können sehr einfach und rasch erstellt werden

2 Inhaltsverzeichnis ANNOLA Ihre neue Leistungsabrechnung... 2 Der Einstieg... 3 ANNOLA Hauptmenü... 4 Musterprozess Posteingang... 5 Klient suchen... 6 Klient verwalten... 7 Aufwand verwalten... 8 Leistungen abrechnen... 9 Stammdaten... 9 Systemvoraussetzungen Kosten April 2014 Seite 1 / 10

3 ANNOLA Ihre neue Leistungsabrechnung Gerade in der heutigen Zeit steigen die organisatorischen Herausforderungen stetig an und die Ansprüche der Klienten an Beratungsleistungen wachsen an. Die zunehmende Flut an s, wo sich zum Teil wichtige Dokumente befinden, muss ebenfalls bewältigt werden. ANNOLA unterstützt Sie dabei, um den an Sie gestellten Herausforderungen adäquat zu begegnen. Mit ANNOLA haben Sie die Informationen schneller im Zugriff, dadurch kommen Sie letztendlich schneller und effizienter an Ihr Ziel. ANNOLA baut auf einer SQL-Datenbank auf. Hierdurch wird die Sicherheit Ihrer Datenhaltung ermöglicht. Ein grosser Wert wurde auf die anwenderfreundlichen Funktionalitäten gelegt. IMI steht Ihnen jederzeit für eine persönliche Beratung zur Verfügung. IMI unterstützt Sie um Ihre Bedürfnisse, Fragen und Hilfestellungen rund um ANNOLA Zielführend zu erledigen. Auf den folgenden Seiten dieses Flyers geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über Details und Vorteile von ANNOLA. Sie wünschen zusätzliche Informationen oder eine persönliche Beratung? Wir von IMI stehen Ihnen gerne jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich für ANNOLA entscheiden damit auch Ihre Prozesse mit Sicherheit erfolgreich und produktiver sind. April 2014 Seite 2 / 10

4 Der Einstieg Als erstes fällt Ihnen beim Einstieg folgendes Formular Agenda durchsuchen auf. Abbildung 1 - Agenda durchsuchen Im Formular persönlichen Einstellungen können Sie einstellen welche Termine Sie in welchem Zeitraum, direkt beim Programmstart, angezeigt werden sollen. Abbildung 2 - persönliche Einstellungen April 2014 Seite 3 / 10

5 ANNOLA Hauptmenü Das Hauptmenü links ist Informationszentrale und zugleich Ausgangsbasis für alle Funktionen und Aktivitäten innerhalb ANNOLA. Von hier aus haben Sie direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen für die Bearbeitung ihrer Mandate und auf alle Arbeitsschritte, die von ANNOLA unterstützt werden. Abbildung 3 - ANNOLA Hauptmenü April 2014 Seite 4 / 10

6 Musterprozess Posteingang In einer Kanzlei oder juristischen Organisation gehen täglich zahlreiche Dokumente ein, die einem Klienten zugeordnet und weiterbearbeitet werden müssen. Mit ANNOLA können alle Dokumente einem Klienten zugeordnet werden. Auch Briefpost, die gescannt wurde, wird so umgehend zentral und kanzleiweit verfügbar gemacht. Beiliegend einen Musterprozess, welchen wir für Ihre Kanzlei gerne anpassen, damit für alle transparent ist. Musterprozess -Erfassen des Posteingangs Persönlich übergebene Dokumente Briefpost und Faxe Persönliche Post ungeöffnet an Anwalt/ Notar weitergeben Sonstige Post öffnen und auf Fristen prüfen Persönliche Post ungeöffnet an Anwalt/Notar weitergeben Direkt in ANNOLA Posteingang Verknüpfen mit Klient Post mit Eingangsstempel versehen Bei Originalen: Stempel auf Haftnotizzettel Fristen eintragen In ANNOLA Termine eintragen Bemerkung Fix angeben In Microsoft Outlook eintragen Auf Schriftstück notieren Termine eintragen In ANNOLA Termine eintragen In Microsoft Outlook eintragen Post Scannen Direkt in ANNOLA Posteingang Verknüpfen mit Klient Falls Empfangsbekenntnis, dieses vom Schriftstück trennen und Unterschreiben Unterschriebene Empfangsbestätigung einscannen und in ANNOLA Posteingang ablegen Abbildung 4 - Musterprozess Posteingang April 2014 Seite 5 / 10

7 Klient suchen Das Formular Klient suchen ermöglicht es Ihnen, sämtliche Klienten zu finden. Dabei stehen Ihnen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung. Name Vorname Anzeigename Plz Ort Aufwandkategorie Abbildung 5 - Klient suchen Mit der Schaltfläche Klient anzeigen gelangen Sie in die Funktion Klient verwalten. April 2014 Seite 6 / 10

8 Klient verwalten Das Formular Klient verwalten ist Ihre Zentrale hier haben Sie alle Informationen. Die Einzelnen Register sind weitgehendsten selbsterklärend. Abbildung 6 - Klient verwalten Pro Klient können mehrere Adressen verwaltet werden. Sämtliche Termine sind historisiert nachvollziehbar. Sämtliche Dokumente, sind sofern dem Klienten zugeordnet, ersichtlich. Jeglicher Aufwand verrechnet oder nicht verrechnet ist abgebildet. Das Register Posteingang ist ein Sammelordner, welcher sämtliche noch nicht einem Klienten zugeordnete Dokumente anzeigt. April 2014 Seite 7 / 10

9 Aufwand verwalten Vielfach erwarten Klienten eine Honorar- und Kostenaufstellung, ohne dass zum massgeblichen Zeitpunkt eine echte Rechnung erstellt werden soll. Schwerpunkt von ANNOLA ist deshalb eine komfortabler Leistungsabrechnung. Auf Knopfdruck lässt sich eine anschauliche Kostenübersicht erstellen. Diese kann als übersichtliche Word-Tabelle direkt in einen neuen oder bereits vorhandenen Text eingefügt werden z. B. in die Korrespondenz mit dem Klienten und/oder Beteiligten. Abbildung 7 Aufwand verwalten Hinter jedem Mitarbeiter der Kanzlei ist ein Kostenblock pro Stunde hinterlegt. Sie wählen einfach den Mitarbeiter, die Art der Verrechnung, eine Beschreibung und den Aufwand. Wenn einzelne Leistungen nicht verrechnet werden sollen, können Sie dies besonders markieren. So haben Sie jederzeit den Überblick, was pro Mandat aufgelaufen ist, was allenfalls verrechnet wurde und welche Leistungen nicht verrechnet wurden. Wurde eine Zwischenrechnung gemacht sprich einzelne Leistungen bereist abgerechnet, oder ein Vorschuss verlangt, sehen Sie dies ebenfalls auf diesem Formular. April 2014 Seite 8 / 10

10 Leistungen abrechnen Direkt aus ANNOLA heraus kann eine Datei erzeugt werden, welche direkt in ihre Finanzsoftware importiert werden kann. Wir haben bewusst diesen Weg gewählt. Sprich eine klare Trennung von Leistungsabrechnung und Finanzbuchhaltung. Mit ANNOLA haben Sie die die Wahl welche Finanzsoftware Sie einsetzen wollen. Wir haben bewusst den Weg gewählt, Leistungsabrechnung und Finanzbuchhaltung klar zu trennen. Sie als Kunde haben somit die Freiheit, die Finanzbuchhaltung einsetzen, welche Ihrer Kanzlei am geeignetsten erscheint. Stammdaten Im Menü Stammdaten können die möglichen Eingaben auf den Formularen vorgegeben werden. Mit Hilfe von weiteren Einstellungen für das gesamte System kann die Ablage der Dokumente sowie Vorlagen etc. definiert werden. Alle Parameter welche sich im Laufe der Zeit oder nach neuen Anforderungen der Kunden ändern könnten, sind im Programm anpassbar. Abbildung 8 - Erfassen Stammdaten April 2014 Seite 9 / 10

11 Systemvoraussetzungen Die Anwendung (Client) wurde mit Microsoft Access erstellt, läuft auch problemlos mit der kostenlosen Runtime Version. Die Daten werden in einer Microsoft SQL Server Datenbank zentral gespeichert. Das Produkt MS SQL kann in der kostenlosen Express Version bereitgestellt werden. Die Datenbank wird in der Regel auf einem bestehenden Server installiert. Weitere Details geben wir Ihnen auf Anfrage gerne bekannt. Kosten Beiliegend einige Beispiele. Wartungskosten 17 % Preis ANNOLA Einzelplatzversion Fr Fr ANNOLA bis 3 Mitarbeiter Fr Fr ANNOLA bis 5 Mitarbeiter Fr Fr ANNOLA bis 10 Mitarbeiter Fr Fr ANNOLA bis 15 Mitarbeiter Fr Fr ANNOLA bis 20 Mitarbeiter Fr Fr April 2014 Seite 10 / 10