Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - - Stand

Transkript

1 Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - - Stand

2 Inhaltsverzeichnis LOGIN Startseite Aktuelle Dokumente Meine Sitzungen Gremienmitglieder Gremien Sitzungskalender Recherche Dokumentsammlung... 8 Hilfe... 9

3 LOGIN Sie erreichen das Gremieninformationssystem SessionNet über die Homepage Die WWU Leitung Gremieninfosystem ( Wählen Sie den Login für Gremienmitglieder aus und melden Sie sich mit Ihrer Kennung an. Haben Sie noch keine Zugangsdaten erhalten, wenden Sie sich an Abt. 1.1, um dort Ihre Nutzerkennung zu erfragen. Anschließend können Sie sich über Kennwort anfordern ein Kennwort an die in Abt. 1.1 hinterlegte -Adresse zusenden lassen. Nach erstmaliger Anmeldung erhalten Sie die Aufforderung, Ihr Passwort neu zu setzen. Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 3

4 Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie auf folgende Startseite: Mit den in der linken Spalte aufgeführten Navigationspunkten können Sie sich durch das Gremieninformationssystem leiten lassen. 1. Startseite Mit diesem Link gelangen Sie immer wieder zurück auf diese Startseite des Portals für Gremienmitglieder. Hier werden aktuell für Sie eingestellte Dokumente und Ihre aktuellen Sitzungen angezeigt. Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 4

5 2. Aktuelle Dokumente Diese Seite liefert einen Überblick über die zuletzt freigeschalteten Dokumente. Der Anzeigezeitraum kann durch Auswahl im oberen Menü angepasst werden. 3. Meine Sitzungen Sobald Sie Mitglied in einem Gremium sind, erscheinen diese Sitzungen in Ihrem persönlichen Sitzungskalender. Zunächst werden die Sitzungen des aktuellen Monats angezeigt; der Monat kann geändert werden. Wenn Sie statt Meine Sitzungen Alle Sitzungen anwählen, werden Ihnen sämtliche Sitzungen aller Gremien für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 5

6 4. Gremienmitglieder Dieser Navigationspunkt beinhaltet eine Auflistung sämtlicher ordentlicher Gremienmitglieder der WWU. Eine Auflistung sowohl der ordentlichen als auch der stellvertretenden Mitglieder finden Sie unter Gremieninfosystem, Gremienmitglieder ( 5. Gremien Hier finden Sie eine Auflistung aller Gremien mit Angabe des Datums der letzten bzw. der nächsten Sitzung. Der Zugriff auf die Gremien ist Ihrer Gremienzugehörigkeit angepasst. Sie können also lediglich auf die Gremien, in denen Sie Mitglied sind, und die öffentliche Sitzung des Senats zugreifen. Wählen Sie den Namen des Gremiums aus, so erhalten Sie eine Mitgliederübersicht der ordentlichen Mitglieder. Wählen Sie das Datum der letzten/nächsten Sitzung aus, so erhalten Sie Informationen zu der Sitzung wie Datum/Zeit, Raum sowie der Tagesordnung mit den dazugehörigen Sitzungsunterlagen. Wählen Sie Sitzungen aus, so erhalten Sie eine Sitzungsübersicht des gewählten Gremiums für die aktuelle Wahlperiode. Die Wahlperiode kann gewechselt werden. Sinnvoll ist es hier ALLE auszuwählen (oben rechts, grau hinterlegt). Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 6

7 Sie können durch Auswahl der hinterlegten Vorlagennummer zu einem Tagesordnungspunkt die Vorlage mit den zusätzlich eingestellten Unterlagen (Anhang zur Vorlage) einsehen. Sofern Sie sämtliche Sitzungsunterlagen einer Sitzung zusammenfassen und z. B. lokal abspeichern möchten, wählen Sie (Alle Dokumente dieser Sitzung werden zu einer zip-datei zusammengefasst) aus. Diese Datei können Sie öffnen oder abspeichern. Sie haben auch die Möglichkeit die Sitzungsunterlagen ohne Anlagen zusammenzustellen ( der Dokumentsammlung hinzuzufügen. ), oder einzelne Dokumente 6. Sitzungskalender Der Sitzungskalender zeigt die Sitzungstermine sämtlicher Gremien an. 7. Recherche Der Navigationspunkt Recherche bietet die Suche in Sitzungsdaten. Die Suche ist auch gezielt nach Dokumenten oder Vorlagen möglich. Es werden grundsätzlich nur die Dokumente angezeigt, für die Sie zugriffsberechtigt sind! Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 7

8 Dokumentrecherche Im Gegensatz zur Suchfunktion Recherche durchsucht die Dokumentrecherche nicht nur Überschriften und Betreffs, sondern die kompletten Inhalte der Dokumente. Sie können hierüber somit auch nach einem Stichwort innerhalb eines Dokuments suchen (Volltextsuche). Es werden grundsätzlich nur die Dokumente angezeigt, für die Sie zugriffsberechtigt sind! 8. Dokumentsammlung Die Dokumentsammlung bietet Ihnen die Möglichkeit, Sitzungsunterlagen zu sammeln und zusammengefasst in einer zip-datei herunterzuladen. Durch Klick auf hinter einem Dokument Ihrer Sitzung wird dieses Dokument zur Dokumentsammlung hinzugefügt. Sind alle benötigten Dokumente auf diese Weise ausgewählt worden, gelangen Sie über den Punkt Dokumentsammlung im Navigationsmenü zur Übersicht über alle ausgewählten Dokumente: Das Herunterladen der gesammelten Dokumente als zip-datei erfolgt durch Klick auf Dokumentsammlung erstellen. Die Datei kann geöffnet oder gespeichert werden. Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 8

9 Hilfe Über den i-button erhalten Sie Erläuterungen zu verschiedenen Bedien- und Inhaltselementen: Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 9

10 Sollten Sie weitere Fragen zu Session oder SessionNet haben, wenden Sie sich bitte an: Lena Mörtenkötter Tel.: Erreichbarkeit: Mi und Do, 09 bis 17 Uhr oder Valeria Strazzeri Tel.: Leitfaden SessionNet - Portal für Gremienmitglieder - Seite 10