Bedienungsanleitung. Ratsinformationssystem der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück. Inhalt. 1. Systemvoraussetzungen 2

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1 Bedienungsanleitung Ratsinformationssystem der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück Inhalt 1. Systemvoraussetzungen 2 2. Start des Ratsinformationssystems Aufruf des Ratsinformationssystems An/Abmeldung 3 3. Vorlagen Vorlagenübersicht Vorlagendetails 5 4. Sitzungen Sitzungsdetails Notizen zu TOP s Individuelle Sitzungszusammenstellung 9 5. Kalender Gremien Gremienübersicht Gremienmitglieder 12 1

2 1. Systemvoraussetzungen Zur Nutzung des Ratsinformationssystems der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück wird folgendes benötigt: Webbrowser (Internet-Explorer, Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox, etc.) Programm zur Anzeige von pdf-dateien (z. B. Adobe Reader) Für die Anzeige nichtöffentlicher Dokumente wird eine individuelle Zugangskennung benötigt. Ein Programm zu Anzeige von pdf-dateien kann kostenlos unter oder heruntergeladen werden. Das Ratsinformationssystem bietet die Möglichkeit, Sitzungsunterlagen komprimiert im zip-format herunterzuladen. Das Format wird von Windows-Betriebssystemen ab Windows XP unterstützt. Andernfalls kann eine kostenlose Software unter heruntergeladen werden. Sollten Sie technische Schwierigkeiten oder unzureichende Berechtigungen haben, wenden Sie sich bitte an: Verbandsgemeindeverwaltung Simmern/Hunsrück Herrn Andreas Steffen Brühlstraße Simmern/Hunsrück Tel.: 06761/ Mail: edv@vgvsim.de 2

3 2. Start des Ratsinformationssystems 2.1 Aufruf des Ratsinformationssystems Das Ratsinformationssystem kann unter folgender Adresse aufgerufen werden: Alternativ erreichen Sie das Ratsinformationssystem über die Homepage der Verbandsgemeinde Simmern/Hunsrück ( unter Rathaus Politik Ratsinformationssystem bzw. über die Favoritenleiste. 2.2 An- und Abmeldung Nach Aufruf des Ratsinformationssystems können Sie im oben markierten Bereich Ihre Zugangsdaten eingeben. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Andreas Steffen (Mail: Tel.: 06761/ ). Ohne Eingabe von Zugangsdaten stehen Ihnen lediglich Dokumente aus öffentlichen Sitzungen zur Einsicht zur Verfügung. 3

4 3. Vorlagen 3.1 Vorlagenübersicht In der Vorlagenübersicht erscheint ein Suchfenster, über das gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden kann: Suchbegriffe: Körperschaft: Gremium: Suchzeitraum: Suche auf bestimmte Begriffe eingrenzen (mehrere Suchbegriffe müssen durch ein Leerzeichen getrennt werden) Suche auf bestimmte Körperschaft reduzieren. Suche auf bestimmtes Gremium einer Körperschaft reduzieren (Beachte: Gremien sind in Wahlperioden unterteilt!) Suche auf ein bestimmtes Datum eingrenzen Die Suchkriterien können beliebig miteinander kombiniert werden. Nach einem Klick auf den Button Suche starten erscheinen alle Vorlagen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Alle Dokumente sind volltextindiziert, d. h. Suchbegriffe können sich auch auf den Inhalt eines Dokuments beziehen. Die gewünschte Vorlage kann nun per Klick auf das Lupensymbol in der Detailansicht geöffnet werden. 4

5 3.2 Vorlagendetails In dieser Ansicht werden alle Details zur ausgewählten Vorlage angezeigt. Unter Dokumente können nun die Vorlage als auch ggf. Anlagen angezeigt werden. Durch einen Klick auf Vorlage wird in einem neuen Fenster das entsprechende Dokument im pdf-format angezeigt. Im unteren Bereich wird angezeigt, in welchem Gremium die Vorlage behandelt wird. 5

6 4. Sitzungen Die Suche nach Sitzungen funktioniert entsprechend der Suche nach Vorlagen. Alternativ können Sitzungen und die dazugehörigen Einladungen/Niederschriften über den Kalender (siehe 5. Kalender) aufgerufen werden. 6

7 4.1 Sitzungsdetails In dieser Ansicht werden alle Details zur ausgewählten Sitzung angezeigt. Unter Dokumente können nun Einladung und Niederschrift im pdf-format aufgerufen werden. Im unteren Bereich werden die einzelnen TOP S angezeigt. Hier können Vorlage, Beschluss, Auszug aus der Niederschrift sowie Anlagen als PDF angezeigt werden. Durch einen Klick auf das pdf-symbol wird in einem neuen Fenster das entsprechende Dokument im pdf-format angezeigt. 7

8 4.2 Notizen zu TOP s Über den Button Notizen können Bemerkungen zu den TOP s hinterlegt werden. Die Bemerkung ist grds. nur für den Verfasser sichtbar, sie kann jedoch durch Setzen der entsprechenden Häkchen für die Gremien- bzw. die Fraktionsmitglieder freigeschaltet werden. Notizen können später beim Zusammenstellen einer individuellen Sitzungsmappe mit ausgewählt werden. 8

9 4.3 Individuelle Sitzungszusammenstellung Nach Anklicken des Punkts Individuelle Zusammenstellung ist es hier möglich, sich eine individuelle Sitzungsmappe anzulegen und als pdf- oder zip-datei zu speichern. Die gewünschten Dokumente können durch Setzen eines Häkchens ausgewählt und im unteren Bereich als PDF oder ZIP zusammengeführt werden. 9

10 5. Kalender Ansichtsmöglichkeiten Die Ansicht kann auf Kalender- oder Listenansicht geändert werden. Es können unterschiedliche Zeitintervalle angezeigt werden (Monats-, Quartals- oder Halbjahresansicht). Funktionalitäten Durch einen Klick auf das Lupensymbol gelangt man in die Detailansicht der gewählten Sitzung. Durch Klick auf wird eine ics-datei (icalendar) generiert, welche in alle gängigen Mailprogramme importieren lässt. Somit werden Sitzungstermine direkt in Ihren persönlichen Terminkalender übertragen. 10

11 6. Gremien 6.1 Gremienübersicht Die Gremien werden je nach Körperschaft unterteilt. Durch Klick auf die jeweilige Körperschaft werden die dazugehörigen Gremien angezeigt. 11

12 6.2 Gremienübersicht Nach Auswahl des gewünschten Gremiums sehen Sie Informationen über die Zusammensetzung des Gremiums sowie die dazugehörigen Gremienmitglieder. 12