Elektronisches Kreistagsinformationssystem

Transkript

1 Elektronisches Kreistagsinformationssystem Sitzungskalender Einladungen Sitzungsunterlagen Beschlüsse Niederschriften Antragstellung Recherche

2 Inhalt 1. Vorwort Wo finde ich das Kreistagsinformationssystem Wie melde ich mich im Kreistagsinformationssystem an Startseite Meine Sitzungen Sitzungskalender In der Sitzung: Einfach und übersichtlich durch die Sitzung navigieren Aktuelle Dokumente Antrag stellen Kreistagsmitglieder Kreistagsmitglieder: Detailansicht Ausschüsse Ausschüsse: Detailansicht Fraktionen / Verbände, Kuratorien, Gesellschaften Geschäftsordnung / Entschädigungssatzung Suche Tipps für die Recherche Hilfe-Funktion Sitzungstermine in Ihren Kalender übernehmen Sicherheit Abmelden Kontakt...28 Landratsamt Starnberg 2

3 1. Vorwort Sehr geehrte Kreisrätinnen und Kreisräte, der neu gewählte Kreistag hat sich auf den Weg gemacht, seine organisatorischen Abläufe auf eine neue elektronische Basis zu stellen. Die Verwaltung hat in langer und intensiver Vorarbeit die Grundlage geschaffen um jetzt gemeinsam Schritt für Schritt in die Umsetzung zu starten. Das elektronische Kreistagsinformationssystem bietet viele Vorteile für Sie als Kreisrätinnen und Kreisräte als auch für die Mitarbeiter des Hauses sowie die Bürgerinnen und Bürger. Um Ihnen den Einstieg in die Ratsinfo zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Punkte in dieser Kurzanleitung zusammengefasst. Sicher wird es zu Beginn, bis alles rund läuft, hier und da noch zu Problemen kommen. Ich bitte Sie aber durchzuhalten und kann Ihnen versichern, dass die Verwaltung für Sie immer gerne als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Um Ihnen schnell helfen zu können haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit sich per Fernwartung direkt auf Ihren Computer zu verbinden. Ich bin mir sicher, das neue Informationsportal ist ein Gewinn für unsere gemeinsame Arbeit im Kreistag und in den Ausschüssen. Ihr Karl Roth Landratsamt Starnberg 3

4 2. Wo finde ich daskreistagsinformationssystem? Geben Sie in Ihren Internet Explorer die Adresse des Landkreises Starnberg ein. Auf der Seite des Landkreises finden Sie in der linken Leiste den Menüpunkt Ratsinfo. Nach dem Anklicken werden Sie zur Anmeldeseite geleitet. Tipp: Legen Sie die Adresse in den Favoriten Ihres Internet Explorers ab. Damit haben Sie künftig die Einstiegsseite immer griffbereit. Haben Sie von uns eine erhalten, mit dem Hinweis auf neue Informationen im System, so gelangen Sie durch einen Klick auf den mitgelieferten Link ebenso direkt auf die Anmeldeseite. Landratsamt Starnberg 4

5 3. Wie melde ich mich im Kreistagsinformationssystem an? Für Ihre Anmeldung haben Sie ein Softwarezertifikat bekommen: klicken Sie daher auf den Button Anmelden mit Signaturkarte, den folgenden Hinweis zu Ihrer Identifikationsdatei bestätigen Sie mit OK, wählen Sie das auf Ihrem Rechner abgelegte Softwarezertifikat aus und klicken Sie auf Öffnen, nun geben Sie Ihr Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK Landratsamt Starnberg 5

6 4. Startseite Nach der Anmeldung befinden Sie sich auf Ihrer persönlichen Startseite ganz links finden Sie die Hauptmenüleiste mit allen wichtigen Rubriken. Darüber finden Sie Ihren Namen und wann sie zuletzt im System angemeldet waren. Rechts im Feld Newsticker informieren wir Sie über aktuelle Ereignisse(Sitzungsverschiebungen, aktuelle Informationen des Landratsamtes, etc.) Landratsamt Starnberg 6

7 4. Startseite Der mittlere Bereich der Startseite mit den Inhalten kann von Ihnen individuell angepasst werden. Sie können die einzelnen Boxen durch Festhalten mit der Maus in den Reihenfolgen verschieben. Wollen Sie die Inhalte nicht auf der Startseite angezeigt haben, so können Sie durch Setzen des Hakens in die rechte obere Ecke die einzelnen Boxen zuklappen. Landratsamt Starnberg 7

8 5. Meine Sitzungen Für eine Übersicht über Ihre Sitzungen, d. h. diejenigen Sitzungen in denen Sie Mitglied, bzw. Stellvertreter sind, erhalten Sie in Meine Sitzungen. Hier stehen Ihnen in der oberen Menüleiste Filterungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können sich die Sitzungstermine anzeigen lassen pro Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr. Klicken Sie auf alle Sitzungen erhalten Sie einen Überblick über alle Sitzungsterminen, also auch über diejenigen Gremien, denen sie nicht angehören. Durch einen Klick auf das Kalendersymbol können Sie den Termin direkt in Ihren elektronischen Terminkalender übernehmen. Mehr dazu im Kapitel 16. Landratsamt Starnberg 8

9 6. Sitzungskalender Über den Menüpunkt Sitzungskalender gelangen Sie zu einer kalendarischen Übersicht aller Sitzungstermine. Grundsätzlich wird Ihnen immer der aktuelle Monat angezeigt. Über die obige Menüleiste können Sie jedoch durch einen Mausklick in andere Monate verzweigen, bzw. auch das Jahr wechseln. Zu allen unterstrichenen Sitzungsterminen ist eine Detailansicht mit weiteren Informationen vorhanden. Durch einen Klick auf den unterstrichenen Link gelangen Sie direkt in die Sitzung. Landratsamt Starnberg 9

10 7. In der Sitzung: Einfach und übersichtlich durch die Sitzung navigieren Für eine leichte und übersichtliche Bearbeitung der Tagesordnung während der Sitzung haben wir für Sie eine eigene Navigationsstruktur geschaffen. Klicken Sie hierzu auf der Startseite in die gewünschte Sitzung. Dort angekommen wählen Sie in der oberen Menüleiste erweiterte Sitzungsansicht. Um mehr Bildschirmbreite zur Verfügung zu haben, verschwindet nun die linke Menüleiste automatisch. Landratsamt Starnberg 10

11 7. In der Sitzung: Einfach und übersichtlich durch die Sitzung navigieren Mit einem Klick auf das Buchsymbol neben dem Tagesordnungspunkt gelangen Sie zu allen dazu gehörenden Informationen (Beschlussvorschlag, Begründung etc.) ohne dass Sie durch umständliches Klicken PDF`s bzw. andere Dokumente öffnen und schließen müssen. Über die gelben Pfeile können Sie nun bequem durch die Tagesordnung navigieren. Tipp 1: Auch hier können Sie die Boxen nach Belieben anordnen bzw. durch den Haken in das rechte obere Eck schließen bzw. wieder öffnen. Tipp 2: Wollen Sie diese erweiterten Sitzungsansicht künftig standardmäßig angezeigt bekommen, setzen Sie einen entsprechenden Haken bei Seiteneinstellungen in der oberen Menüleiste. Landratsamt Starnberg 11

12 8. Aktuelle Dokumente Alle Dokumente, die seit Ihrer letzten Anmeldung im System hinzugekommen sind, finden Sie unter Aktuelle Dokumente. Auch hier steht Ihnen in der oberen Menüleiste weitere Filterungsmöglichkeiten zur Rückschau zur Verfügung. Tipp: Die gesamten Sitzungsunterlagen je Sitzung finden Sie hier auch in einer Gesamt- PDF-Datei. Landratsamt Starnberg 12

13 9. Antrag stellen Über den Menüpunkt Antrag stellen haben Sie die Möglichkeit Ihre Anträge zu erfassen. Sollte der Verfasser des Antrags vom Antragssteller abweichen, können Sie dies hier eintragen. Nach der Erfassung des Betreffs und des Inhaltes klicken Sie bitte auf Antrag senden. Danach müssen Sie sich, wie bei der Anmeldung auch, über das, auf Ihrem PC abgelegte Softwarezertifikat und Ihrem Passwort authentifizieren. Damit ist sichergestellt, dass der Antrag von Ihnen kommt. Hinweis: In Kürze wird hier auch die Möglichkeit zur Beifügung von Anlagen eröffnet. Landratsamt Starnberg 13

14 10. Kreistagsmitglieder Über den Menüpunkt Kreistagsmitglieder gelangen Sie zu einer Auflistung aller Kreisrätinnen und Kreisräte. Die Mitglieder sind innerhalb der Fraktionen alphabetisch geordnet. Über den oberen Menüpunkt Wahlperiode wechseln gelangen Sie in die vorangegangene Wahlperiode. Alle Personen sind verlinkt dargestellt. Klicken Sie auf den Link bei dem jeweiligen Kreistagsmitglied, so erhalten Sie weitere Detailinformationen. (Detailansicht S. nächste Seite) Unter dem Menüpunkt Geburtstagsliste finden Sie eine Auflistung aller Geburtstage. Landratsamt Starnberg 14

15 10.1 Kreistagsmitglieder: Detailansicht In der Detailansicht sind sämtliche persönliche Daten der einzelnen Mitglieder hinterlegt. Im oberen Bereich finden Sie die persönlichen Angaben samt Foto. Im unteren Bereich erhalten Sie Informationen, welchen Gremien das Kreistagsmitglied angehört. Per Klick auf den oberen Menüpunkt Historisch werden zusätzlich zu den aktuellen auch die zurückliegenden Gremienmitgliedschaften angezeigt. Landratsamt Starnberg 15

16 11. Ausschüsse Über den Menüpunkt Ausschüsse gelangen Sie in eine Auflistung aller Ausschüsse. Neben den jeweiligen Ausschüssen werden Ihnen der letzte wie auch der nächste Sitzungstermin angezeigt. Rechts daneben können Sie sich über Sitzungen auch über alle Sitzungstermine eines Gremiums informieren lassen. Alle Gremien sind verlinkt dargestellt. Über diesen Link gelangen Sie in die Detailansicht. (Siehe nächste Seite) Landratsamt Starnberg 16

17 11.1 Ausschüsse: Detailansicht In dieser Detailansicht finden Sie eine Auflistung der Gremienmitglieder. Über dem Menüpunkt Vertreter in der oberen Leiste können Sie die Stellvertreter ein-, bzw. ausblenden. Über den Menüpunkt Sitzungen erhalten Sie eine Auflistung aller Sitzungstermine dieses Gremiums. Landratsamt Starnberg 17

18 12. Fraktionen / Verbände, Kuratorien, Gesellschaften Im Menü Fraktionen finden Sie alle Details zu den Kreistagsfraktionen (Vorsitz, Mitglieder, Sitzungstermine) Über den Menüpunkt Verbände, Kuratorien, Gesellschaften erfahren Sie wer in welchem Gremium Mitglied bzw. Stellvertreter ist und, sofern sie uns bekannt sind, die Sitzungstermine Landratsamt Starnberg 18

19 13. Geschäftsordnung / Entschädigungssatzung Unter der Rubrik Geschäftsordnung Kreistag, Geschäftsordnung Jugendhilfeausschuss und Entschädigungssatzung finden Sie die jeweiligen Dokumente in der aktuellen Fassung Landratsamt Starnberg 19

20 14. Suche Über den Menüpunkt Allgemeine Suche gelangen Sie in die allgemeinen Recherchefunktion für alle Sitzungsdaten. Sie können Ihre Recherchen und die daraus erzielten Ergebnisse bereits im Vorfeld einschränken, indem Sie über erweiterte Suche beispielsweise das Gremium auswählen, in dem Sie recherchieren wollen. Nach der Eingabe Ihres Suchbegriffs klicken Sie auf Suche Beachten Sie, dass die jeweilige Recherche immer auf die aktuelle Wahlperiode abstellt. Für eine Suche in zurückliegenden Wahlperioden, wählen Sie über Wahlperiodenwechsel in den oberen Menüleiste die entsprechende Wahlperiode. Landratsamt Starnberg 20

21 15. Tipps für die Recherche Hier noch ein paar Tipps, die Ihnen bei der Recherche behilflich sein sollen. Arbeiten Sie bei der Recherche nur mit Buchstaben, nicht mit Sonderzeichen. Viele Suchmaschinen im Internet erlauben das Recherchieren mit *,+ oder. Das ist in Ihrem Kreistagsinformationssystem nicht der Fall. Eingabe von Suchworten (als Beispiel): musterstadt, muster, mu etc. Die Anzahl der Buchstaben können Sie selbst bestimmen. Angezeigt werden alle Ergebnisse, die diese eingegebenen Buchstabenreihen enthalten. Suchen Sie nach mehreren Wörtern, hinterlegen Sie diese getrennt durch ein Leerzeichen: muster bau. Standardmäßig erfolgt eine UND-Suche. Das heißt, beide Wörter müssen im Treffer enthalten sein. Die ODER-Suche steht in der erweiterten Suche zur Verfügung. Landratsamt Starnberg 21

22 16. Hilfe-Funktion Über dem Navigationspunkt Hilfe gelangen Sie zur SessionNet-Hilfe-Seite. Hier finden Sie hilfreiche Erläuterungen zur Bedienung und zu Inhaltselementen Ihres Ratsinformationssystems. Zusätzlich gibt es auf jeder Seite den Menüpunkt Info. Wenn Sie mit der Maustaste auf diesen Menüpunkt fahren, erhalten Sie eine ToolTipp, d. h. eine kurze Erläuterung der Seite. Landratsamt Starnberg 22

23 17. Sitzungstermine in Ihren Kalender übernehmen Sie haben die Möglichkeit Sitzungstermine in den Terminkalender Ihres -Programms zu übernehmen. Diese Möglichkeit besteht im Bereich Aktuelle Sitzungen auf der Startseite sowie auf der Seite Meine Sitzungen. Gekennzeichnet ist diese Option durch das Kalender-Symbol. Landratsamt Starnberg 23

24 17. Sitzungstermine in Ihren Kalender übernehmen Mit Klick auf das Symbol öffnet sich der Dialog wie links dargestellt. Klicken Sie auf Öffnen um einen Termin anzusehen. Überprüfen Sie den Termin und drücken Sie dann die Speichern -Schaltfläche, damit der Termin in Ihrem Terminkalender übernommen wird. Landratsamt Starnberg 24

25 18. Sicherheit Wenn Sie das Gremieninformationssystem in Ihrem Webbrowser starten, dann werden die besuchten Webseiten als temporäre Dateien abgespeichert Um den Zugriff auf geschützte Daten in Ihrem Gremieninformationssystem durch Dritte zu verhindern, muss in Ihrem Webbrowser (hier: Internet Explorer 7) die folgende Option aktiviert werden: Leeren des Ordners für temporäre Internetdateien beim Schließen des Browsers Starten Sie dazu Ihren Webbrowser und klicken Sie auf Extras / Internetoptionen. Wählen Sie dort das Register Erweitert aus. Landratsamt Starnberg 25

26 18. Sicherheit Im Register Erweitert gibt es im unteren Bereich die entsprechende Option. Dort ein Häkchen setzen. Damit werden nach jedem Schließen des Webbrowsers die angelegte temporären Internetdateien gelöscht. Zusätzlich zum Schutz der Daten ergibt sich weiterhin der Vorteil, dass Sie unnötige Datenmengen auf Ihrem Computer vermeiden. Landratsamt Starnberg 26

27 19. Abmelden Landratsamt Starnberg 27

28 20. Kontakt Für Fragen rund um das Kreistagsinformationssystem steht Ihnen Frau Bitterberg zur Verfügung: Andrea Bitterberg Telefon: Fax: Landratsamt Starnberg 28