Auftrags- und Rechnungsbearbeitung. immo-office-handwerkerportal. Schnelleinstieg

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1 Auftrags- und Rechnungsbearbeitung immo-office-handwerkerportal Schnelleinstieg Dieser Schnelleinstieg ersetzt nicht das Handbuch, dort sind die einzelnen Funktionen ausführlich erläutert! Schnelleinstieg für Handwerker Stand: Version Handwerkerportal: 4. Version Dokumentation: Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis 1 Los geht s! Anmeldung am Handwerkerportal Passwort ändern Notwendig: Hinterlegen Sie Ihren eigenen Briefbogen Praktisch: Möchten Sie per informiert werden wenn Sie einen neuen Auftrag bekommen? Vorsichtshalber: Hinterlegung einer Absenderkennung für den Fax-Service Abmelden Sie haben Ihren ersten Auftrag bekommen Annehmen und Ablehnen eines Auftrags Auftrag als abgearbeitet melden Sie möchten Ihre erste Rechnung schreiben Der Rechnungsentwurf Abschicken der Rechnungen Behalten Sie Ihre Rechnung im Auge! Version Datum Änderung Initialisierung des Dokuments Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 2 von 11

3 1 Los geht s! 1.1 Anmeldung am Handwerkerportal Bitte geben Sie im Adressfeld des Internetbrowesers Explorers folgende Adresse ein: https://hwp.immo-office.net Geben Sie im Login-Formular Ihre Zugangsdaten, die Sie per erhalten haben, ein (Benutzername und Passwort) und drücken Sie die Schaltfläche Anmelden. 1.2 Passwort ändern In der Anwendung finden Sie im oberen rechten Bereich den Namen des angemeldeten Benutzers. Bei Klick auf den Namen öffnet sich eine Auswahl von Optionen, klicken Sie auf Passwort ändern. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 3 von 11

4 Geben Sie dazu bitte erst Ihr derzeitiges Passwort und anschließend zweimal das neue Passwort ein. Beenden Sie Ihre Eingabe mit Passwort übernehmen. Hinweis: Wenn Sie Zugangsdaten per Mail erhalten, empfehlen wir Ihnen, das zugesandte Passwort so schnell wie möglich zu ändern. 1.3 Notwendig: Hinterlegen Sie Ihren eigenen Briefbogen Ihre Rechnungen werden auf Ihren individuellen Briefbögen erstellt. Hierfür müssen Sie zunächst einen Briefbogen im Handwerkerportal hinterlegen Rufen Sie hierzu den Menüpunkt Einstellungen > Firma > Briefbogen auf. Durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen können Sie einen weiteren oder Ihren ersten Briefbogen hinterlegen. Über die Schaltfläche Durchsuchen können Sie nun einen Briefbogen auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk auswählen, der Ihnen als PDF-Dokument vorliegt. Im Feld Gültig ab geben Sie bitte an, ab welchem Datum dieser Briefbogen verwendet werden soll. Nach Eingabe aller Informationen speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Speichern. Ihr Briefbogen ist somit hinterlegt. Um den hochgeladenen Briefbogen nun nutzen zu können, muss dieser veröffentlicht werden. Dieses erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Damit bekommt der Briefbogen den Status Warten auf Freigabe. Wird der Briefbogen dann vom Auftraggeber akzeptiert, bekommt er den Status Veröffentlicht und wird ab dem Gültigkeitsdatum für die Rechnungsstellung vom Handwerkerportal automatisch als Briefbogen genutzt. Hinweis: Achten Sie bitte bei den PDF-Dokumenten darauf, dass das Format der Größe DIN-A4 entspricht und die Dateigröße Ihres Briefbogens möglichst nicht mehr Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 4 von 11

5 als 100kB beträgt. Eingescannte Briefbögen lassen sich meist nicht auf diese Dateigröße reduzieren und sind zur Verwendung im Handwerkerportal ungeeignet. Fragen Sie möglichst Ihre Druckerei nach dem Original-PDF, diese sind meist sehr gut geeignet und werden von den Druckereien i.d.r kostenlos und schnell zur Verfügung gestellt. Hinweis: Es sollen hier ausschließlich Dokumente im PDF-Format hinterlegt werden! 1.4 Praktisch: Möchten Sie per informiert werden wenn Sie einen neuen Auftrag bekommen? Wenn Ihnen Ihr Auftraggeber einen neuen Auftrag übermittelt, kann das Handwerkerportal Sie per informieren. Wenn Sie das möchten können, Sie diese Option unter Einstellungen > Name Wohnungsunternehmen > Einstellungen aktivieren. Bitte vergessen Sie den Eintrag im Feld nicht. Das Handwerkerportal muss wissen, wohin die neuen Aufträge geschickt werden sollen. 1.5 Vorsichtshalber: Hinterlegung einer Absenderkennung für den Fax-Service Es ist sehr wichtig, dass Sie hier Ihre Faxnummer eintragen (bitte ohne Sonderzeichen und Leerstellen), wenn Sie den Fax-Service nutzen wollen und dazu freigeschaltet sind. Die Absenderkennung Ihre Faxes hinterlegen Sie im Menüpunkt Fax-Service > Abenderkennung. Die Eintragung muss der Kennung Ihres Faxgerätes entsprechen. Es können auch mehrere Einträge vorgenommen werden, wenn mehrere Faxgeräte im Einsatz sind. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 5 von 11

6 Klicken Sie auf die Schaltfläche hinzufügen. Tragen Sie Ihre Absenderkennung im Feld Kennung ein. Den Eintrag können Sie über die Schaltfläche Speichern speichern. 1.6 Abmelden In der Anwendung finden Sie im oberen rechten Bereich den Namen des angemeldeten Benutzers. Bei Klick auf den Namen öffnet sich eine Auswahl von Optionen, klicken Sie auf abmelden um sich von der Anwendung abzumelden. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 6 von 11

7 2 Sie haben Ihren ersten Auftrag bekommen 2.1 Annehmen und Ablehnen eines Auftrags Unter dem Menüpunkt Alle Aufträge > Neuer Auftrag wird Ihnen eine Liste mit den neuen Aufträgen angezeigt. Mit einem Klick auf einen neuen Auftrag haben Sie die Möglichkeit, diesen Auftrag im Detail anzusehen: Ihre Aufgabe besteht nun darin, neue Aufträge anzunehmen oder abzulehnen. Das Ablehnen eines Auftrages erfolgt mit der Schaltfläche Auftrag ablehnen. Die Annahme eines Auftrages erfolgt mit der Schaltfläche Auftrag annehmen. Wenn Sie einen Auftrag ablehnen möchten, muss unterhalb der Schaltfläche eine Begründung eingegeben werden. Wenn Sie den Auftrag abgelehnt haben, erscheint dieser Auftrag unter dem Menüpunkt Alle Aufträge > Abgelehnt. Wenn Sie den Auftrag angenommen haben, erscheint dieser Auftrag unter dem Menüpunkt Alle Aufträge > In Bearbeitung. Mit der Schaltfläche Auftrag drucken können Sie den Auftrag als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken. 2.2 Auftrag als abgearbeitet melden Unter dem Menüpunkt Alle Aufträge > In Bearbeitung wird Ihnen eine Liste der Aufträge angezeigt, die Sie bereits angenommen haben. Mit einem Klick auf einen angenommenen Auftrag haben Sie die Möglichkeit, diesen Auftrag im Detail anzusehen. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 7 von 11

8 Mit der Schaltfläche Auftrag abgearbeitet & Rechnung erstellen können Sie den markierten Auftrag als abgearbeitet kennzeichnen. Dieser Auftrag erscheint anschließend unter dem Menüpunkt Alle Aufträge > Abgearbeitet. Gleichzeitig wird eine Rechnung im Menüpunkt Alle Rechnungen > Entwurf erstellt. 3 Sie möchten Ihre erste Rechnung schreiben 3.1 Der Rechnungsentwurf Unter dem Menüpunkt Alle Rechnungen > Entwurf wird Ihnen eine Liste der Rechnungen angezeigt, die automatisch aus abgearbeiteten Aufträgen generiert wurden. Diese Rechnungen befinden sich im Status Entwurf und enthalten ggf. aus dem Auftrag vorhandene Leistungspositionen. Mit einem Klick auf einen Rechnungsentwurf in der Liste haben Sie die Möglichkeit, diesen im Detail anzusehen. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 8 von 11

9 Auf dem Reiter Rechnungsdaten müssen die Daten zur Rechnungsnummer sowie zum Rechnungsdatum ergänzt sowie das Leistungsdatum ggf. angepasst werden. Denken Sie nach dem Anpassen an das Speichern. Auf dem Reiter Leistungsverzeichnis können Sie Ihre Rechnung um Rechnungspositionen aus verschiedenen Katalogen ergänzen. Beachten Sie bitte, dass Ihnen hier nur dann Leistungspositionen angezeigt werden, wenn Ihnen diese durch Ihren Auftraggeber zur Verfügung gestellt wurden (grünes Symbol) oder Sie ein eigenes Leistungsverzeichnis hinterlegt haben (rotes Symbol). Zum Bearbeiten der Rechnung stehen Ihnen hierfür auf der linken Seite alle Leistungspositionen aus dem jeweiligen Gewerk zur Verfügung. Die Leistungspositionen, die mit einem Kästchen versehen sind, können der Rechnung hinzugefügt werden. Markieren Sie bitte hierzu die Kontrollkästchen links neben den Leistungspositionen. Mit der Schaltfläche Übernehmen können Sie die ausgewählten Positionen in die Rechnung übernehmen. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 9 von 11

10 Änderungen an der Menge können Sie für alle Positionen per Klick auf den jeweiligen Pfeil in der Spalte Menge durchführen oder direkt per Tastatur eingeben. Die Rechnung wird anschließend sofort neu berechnet. Änderungen an den weiteren Feldern (Kurztext, Einheit, Lohn und Material, etc.) können Sie nur Positionen durchführen, die Entweder aus Ihrem eigenen Leistungsverzeichnis kommen oder die Sie als individuelle Positionen (Beschreibung folgt an späterer Stelle in diesem Kapitel) hinzugefügt haben. Diese Bearbeitung wird durch Markieren der jeweiligen Position und Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten ermöglicht. Mit der Schaltfläche Nachtrag hinzufügen können Sie der Rechnung Positionen hinzufügen, die nicht im Leistungsverzeichnis vorhanden sind. Im Register Arbeitsnachweis können Sie die eingescannten Dokumente als PDF- Dateien in das Handwerkerportal hochladen. Hier werde auch die über den Fax- Service empfangenen Dokumente aufgeführt. Alle Dokumente, die Sie hier hochladen, werden der Rechnung als Anhang beigefügt und dem Auftraggeber übermittelt. Hinweis: Je nach Wunsch des Auftraggebers kann es sein, dass Sie nur Rechnungen mit einem entsprechenden Arbeitsnachweis übermitteln können! 3.2 Abschicken der Rechnungen Mit der Schaltfläche Rechnung weiterleiten können Rechnungen versandt werden. Hierzu sind mindestens die Hinweise zu den durchgeführten Arbeiten, die Rechnungsnummer und ggf. der eingescannte Arbeitsnachweis erforderlich. Nach dem Versenden wird die Rechnung in den Ordner Weitergeleitet verschoben und erhält dort den Status Weitergeleitet. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 10 von 11

11 3.3 Behalten Sie Ihre Rechnung im Auge! Unter dem Menüpunkt Alle Rechnungen > Abgelehnt wird Ihnen eine Liste der Rechnungen angezeigt, die durch den Auftraggeber abgelehnt wurden. Diese Rechnungen befinden sich im Status Abgelehnt. Mit einem Klick auf eine abgelehnte Rechnung in der Liste haben Sie die Möglichkeit, diese im Detail anzusehen. Den Grund der Ablehnung sehen Sie auf dem Reiter Verlauf in der Spalte Bemerkung. Sie können diese Rechnung jetzt wieder normal bearbeiten! Mit der Schaltfläche Rechnung weiterleiten kann die von Ihnen veränderte Rechnung nochmals versandt werden. Nach dem Versenden wird die Rechnung wieder in den Ordner Alle Rechnungen > Weitergeleitet verschoben und erhält dort den Status Weitergeleitet. Mit der Schaltfläche Speichern können Sie nach Eingabe von Hinweisen oder der Rechnungsnummer die Rechnung abspeichern, ohne diese zu versenden. Stand: , Version immo-portal-services GmbH Seite 11 von 11

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