Anleitung HAW Prozess-Portal

Transkript

1 Anleitung HAW Prozess-Portal Erstellt durch das Qualitätsmanagement Stand: /20

2 Inhaltsverzeichnis 1. Schnelleinstieg: Funktionalitäten: Login und Startseite Dokumente Finden von Dokumenten Dokumentenbaum Dokumente suchen Favoriten Dokument den Favoriten hinzufügen oder entfernen Weitere Optionen von Dokumenten Dokumenten Details Dokument im Browser öffnen Dokument herunterladen Änderungen von Dokumenten anstoßen Neues Dokument beantragen Ungelesene Dokumente Zuletzt geänderte Dokumente Kennwort ändern bzw. Benutzereinstellungen Organisationseinheiten Prozesse Anhang - Symbole Symbole Prozesse...19 Symbole Dokumente QM Ansprechpartner /20

3 1. Schnelleinstieg: Um auf das HAW Prozess-Portal zu gelangen, folgen Sie wie gewohnt den Reitern Mitarbeiter und HAW Prozess- Portal (ehemals Intranet ) auf der HAW Homepage Funktionalitäten: Dokumente revisionssicher nutzen Dokumente suchen und finden mit der Suchfunktion Anlegen von Favoriten ist einfach möglich Favoritenliste ansehen Dokumente im Browser ansehen Dokumente herunterladen 3/20

4 2. Login und Startseite Um auf das HAW Prozess-Portal zu gelangen, folgen Sie wie gewohnt den Reitern Mitarbeiter und HAW Prozess- Portal (ehemals Intranet ) auf der HAW Homepage. Sie gelangen automatisch zum Anmeldefenster. Beim Login (Abbildung 1) mit Ihrem persönlichen Novell Benutzernamen. Lassen Sie das Auswahlfeld Gruppe bitte frei. Bei Fehlermeldungen kontaktieren Sie bitte eine/n Mitarbeiter/in des Qualitätsmanagements unter qm-intern@haw-aw.de. Für Mozilla Firefox Anwender: Der Mozilla Firefox funktioniert, jedoch macht es Sinn sich zusätzlich zur Ansicht des Portals noch ein Add-On namens IE Tab herunterzuladen siehe Link: Abbildung 1: : Login HAW Prozess-Portal Portal Nach der Anmeldung gelangen Sie automatisch auf die Startseite des HAW Prozess-Portals (Abbildung 2). Abbildung 2: : HAW Prozess-Portal Portal Startseite 4/20

5 3. Dokumente 3.1. Finden von Dokumenten Beim Klicken auf das Symbol Dokumente (Abbildung 3) erscheint links eine Übersicht aller verfügbaren Dokumente und Sie haben nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Ansicht von Dokumenten (Abbildung 4). Abbildung 3: : Dokumente Abbildung 4: : Arten von Dokumenten 5/20

6 Tipp Verwenden Sie bitte immer die zurück bzw. weiter Buttons im Portal (1) um auf die vorherige Ansicht zurück zu springen und nicht die Browser zurück Buttons (2), da Sie sonst auf die vorherige Internetseite gelangen (Abbildung 5). (2) (1) Abbildung 5: HAW Prozess-Portal Portal Vor und Zurück 3.2. Dokumentenbaum Sie haben die Möglichkeit, wie im Windows Explorer zu navigieren (Abbildung 6). Klicken Sie auf das Plus vor jedem Ordner oder auf den Ordnertext, auch Dokumentenarten genannt (1), und im Aktionsfenster (2) erscheinen alle Dokumente, die in diesem Ordner hinterlegt sind. (2) (1) Abbildung 6: : Dokumentenbaum Der Dokumentenbaum richtet sich nach der Struktur des HAW Geschäftsverteilungsplans und beinhaltet für jedes Referat, jede Fakultät sowie für die Dekanate folgende Dokumentenarten: Arbeitsanweisungen Checklisten Formulare Informationen Verfahrensanweisungen Des Weiteren sind Dokumentenarten für das Corporate Design, Gesetze und Verordnungen intern sowie extern und Richtlinien intern sowie extern vorhanden. 6/20

7 Die Dokumente sind der jeweiligen Dokumentenart zugeordnet. Die Reihenfolge innerhalb einer Dokumentenart bestimmt die Kurzbezeichnung bzw. Identnummer (ID) (Abbildung 7). Abbildung 7: : Kurzbezeichnung Die Kurzbezeichnung setzt sich aus den Kürzeln der jeweiligen Dokumentenart und einer dreistelligen, fortlaufenden Nummer zusammen. Arbeitsanweisungen Checklisten Formulare Informationen Verfahrensanweisungen Corporate Design Gesetze und Verordnungen Richtlinien Kürzel: AA Kürzel: CL Kürzel: F Kürzel: INFO Kürzel: VA Kürzel: CD Kürzel: GV Kürzel: RL Beispiele: CD_AH_001 CD = Corporate Design AH = Arbeitshilfen 001 = fortlaufende Nummer F_FAKBW_005 F = Formulare FAKBW = Fakultät BW 005 = fortlaufende Nummer INFO_I5_002 INFO = Information I5 = Referat I5 002 = fortlaufende Nummer 7/20

8 3.3. Dokumente suchen Durch Verwenden der Suchfunktion (Abbildung 8) (1) können Sie gezielt nach Dokumenten suchen. (1) Abbildung 8: : Dokumente suchen Nach der Eingabe eines Suchbegriffs gelangen Sie auf die Suchergebnisseite (Abbildung 9) (1), auf der Ihnen erweiterte Suchoptionen (2) zur Verfügung stehen. Die weiteren Suchergebnisse, wie z.b. Funktionsbereich, Gruppen etc. (3), haben vorerst keine Relevanz. Sie können auch die entsprechenden Häkchen (4 und 5) entfernen, damit diese Punkte nicht in der Suche berücksichtigt werden. (2) (1) (4) (5) (3) Abbildung 9: : Suchergebnisliste 8/20

9 3.4. Favoriten Favoriten sind solche Dokumente, die Sie häufig benötigen und die Sie sich als Anwender/innnen zu einer Favoritenliste zusammenstellen können. Durch Klick auf den Navigationspunkt "Favoriten" (Abbildung 10) wird im Aktionsfenster (Abbildung 11) die Liste der bevorzugten bzw. häufig benötigten Dokumente angezeigt. Abbildung 10: : Favoriten Noch sind keine Dokumente als Favoriten hinterlegt. Bitte lesen Sie dazu das folgende Kapitel Abbildung 11: : Favoritenliste 9/20

10 Dokument den Favoriten hinzufügen oder entfernen Durch Klicken des Hinzufügen-Buttons oder Entfernen-Buttons können Sie Ihre individuelle Favoritenliste selbst anlegen (Abbildung 12 und Abbildung 13). Das Anklicken des jeweiligen Buttons ist in jeder Ansicht möglich. Hinzufügen: Erfolgt beim entsprechenden Dokument über die markierte Option. Abbildung 12: : Favoriten hinzufügen Entfernen: Erfolgt beim entsprechenden Dokument über die markierte Option. Abbildung 13: : Favoriten entfernen 10/20

11 Nachdem nun Favoriten zur Favoritenliste hinzugefügt sind, ist beim Klicken auf Favoriten sehen (Abbildung 14). z.b. folgende Liste zu Abbildung 14: : Favoritenliste 3.5. Weitere Optionen von Dokumenten Zusätzlich zu den Favoriten stehen Ihnen folgende Optionen (Abbildung 15) für jedes Dokument zur Verfügung, die in den nachfolgenden Unterkapiteln näher beschrieben sind: Dokumenten Details. Über den Informationsbutton erhalten Sie Details über das jeweilige Dokument z.b. Version, Bezeichnung, Dateiname, Dokumentenart Dokument im Browser öffnen Dokument herunterladen Änderungen von Dokumenten anstoßen Neues Dokument beantragen Abbildung 15: : Optionen von Dokumenten 11/20

12 Dokumenten Details Über den Informationsbutton erhalten Sie Details über das jeweilige Dokument (Abbildung 16) z.b. Version, Bezeichnung, Dateiname, Dokumentenart, Status, Standorte, Ersteller, Prüfer, Freigeber, Archivierungsort etc. Abbildung 16: : Dokumentendetails Dokument im Browser öffnen Durch Klicken des Buttons lässt sich wie gewohnt das Dokument im Browser öffnen (Abbildung 17) und bei bearbeitungsfähigen Dokumenten z.b. Word Formularen auch bearbeiten bzw. ausfüllen. Abbildung 17: : Browseransicht von Dokumenten 12/20

13 Dokument herunterladen Durch Klicken des Buttons werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument öffnen oder speichern wollen. Beim Öffnen wird das Dokument im jeweiligen Programm direkt geöffnet (Abbildung 18). Abbildung 18: : Dokument herunterladen Änderungen von Dokumenten anstoßen Ein Dokument muss überarbeitet bzw. aktualisiert werden? Dazu das Symbol Dokument zur Änderung schicken anklicken. So gelangen Sie zum HAW Prozess-Portal Workflow (Abbildung 19 u. Abbildung 20). Hierzu lesen Sie bitte die entsprechende Anleitung HAW Prozess-Portal Workflow Dokumentenänderung anstoßen oder kontaktieren telefonisch einen Mitarbeiter des Qualitätsmanagements der HAW Amberg-Weiden. Abbildung 19: Login HAW Prozess-Portal Portal Workflow 13/20

14 Abbildung 20: : Dokument zur Änderung anstoßen Neues Dokument beantragen Beim Klicken auf das Symbol Neues Dokument beantragen gelangen Sie auch zum HAW Prozess-Portal Workflow (Abbildung 21 u. Abbildung 22). Hierzu lesen Sie bitte die entsprechende Anleitung HAW Prozess-Portal Workflow Neues Dokument anstoßen oder kontaktieren telefonisch einen Mitarbeiter des Qualitätsmanagements der HAW Amberg-Weiden. Abbildung 21: Login HAW Prozess-Portal Portal Workflow 14/20

15 Abbildung 22: : Dokument neu beantragen 3.6. Ungelesene Dokumente Klicken Sie auf den Button und es öffnet sich im Aktionsfenster (Abbildung 23) die Liste aller aktuellen und neuen Dokumente, die für Sie hinterlegt sind. Die Vorsortierung erfolgt nach Ausgabedatum. Die Sortierung der Dokumente kann mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften (1) geändert werden. (1) Abbildung 23: : Ungelesene Dokumente 15/20

16 3.7. Zuletzt geänderte Dokumente Hier finden Sie eine Liste aller, für Sie als Anwender gültigen Dokumente, sortiert nach dem Datum (Abbildung 24). Die neuesten Dokumente sind in dieser Ansicht ganz oben einsortiert. Die Sortierung der Dokumente kann mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften (1) geändert werden. (1) Abbildung 24: : Zuletzt geänderte Dokumente 3.8. Kennwort ändern bzw. Benutzereinstellungen Klicken Sie auf die Flaggen und Sie gelangen zu den Benutzereinstellungen (Abbildung 25). Unter dem Reiter Kennwort ändern (Abbildung 26) ist es möglich das Passwort bzw. Kennwort zu ändern. Abbildung 25: : Benutzereinstellungen 16/20

17 Abbildung 26: : Kennwort ändern 4. Organisationseinheiten Beim Klicken auf das Symbol Organisationseinheiten (Abbildung 27) erhalten Sie Informationen zu Mitarbeitern, Mitarbeitergruppen und Funktionsbereichen (Abbildung 28). Abbildung 27: : Organisationseinheiten 17/20

18 Dabei werden die einzelnen Abteilungen und Funktionsbereiche der HAW Amberg-Weiden hierarchisch dargestellt (Abbildung 28) (1). Die Namen der dazugehörigen Professoren /-innen und Mitarbeiter /-innen werden ebenfalls eingeblendet. Leitungspositionen sind hierbei hervorgehoben. Die Navigation erfolgt ähnlich dem Windows Explorer. (1) Abbildung 28: : Organisationseinheiten Übersicht 5. Prozesse Enthält alle Prozesse und deren Eigenschaften, für die Sie die Berechtigung besitzen (Abbildung 29). Hierfür wird demnächst eine weitere Kurzanleitung veröffentlicht. Abbildung 29: : Prozesse 18/20

19 6. Anhang - Symbole Symbol für Prozesse Symbol für Dokumente / Dokumentenübersicht Symbol für Favoritenliste Symbol für Organisationseinheiten (Mitarbeiter, Funktionsbereiche und Gruppen) Symbol für Zuordnungen Benutzereinstellungen ändern (Sprache, Kennwort bzw. Passwort ändern) 6.1. Symbole Prozesse Symbol für weitere Prozessebene Symbol für Prozesskette Symbol für Funktion Symbol für Arbeitsschritt 6.2. Symbole Dokumente Neues Dokument beantragen Zuletzt geänderte Dokumente Ungelesene Dokumente Über den Informationsbutton erhalten Sie Details über das jeweilige Dokument Dokument im Browser öffnen Dokument herunterladen Dokument den Favoriten hinzufügen Dokument aus den Favoriten entfernen Änderungen von Dokumenten anstoßen 19/20

20 7. QM Ansprechpartner Jana Saffert Tel. +49 (961) oder +49 (961) Jens Borchardt Tel. +49 (961) oder +49 (961) /20