Studiengebühren verwalten

Transkript

1 HOCHSCHUL-KOMMUNIKATION Universitäts-Homepage Studiengebühren verwalten Durchblick im Website-Dschungel

2 Studiengebühren verwalten Im Sommersemester 2010 wurde an der Universität ein neues System zur Verwaltung der Studiengebühren eingeführt. Bisher bewilligte Maßnahmen wurden automatisch in das neue System übertragen. Folgende Funktionen bietet das neue System: - Übersicht aller Anträge und Maßnahmen - Anträge stellen - Gremien können Anträge über das System befürworten/ablehnen - Finanzabteilung weist Gelder zu - Ausgaben verbuchen, Evaluation der Maßnahme, Verwendungsnachweis Ablauf der Beantragung von Studiengebühren Hinweis: Über jeden abgeschlossenen Bearbeitungsschritt werden Sie per automatisch informiert. Seite 2

3 1 Login Öffnen Sie den Browser (Internet Explorer oder Firefox) und rufen Sie die Homepage der Universität Hohenheim. Klicken Sie dort auf Intranet. Es erscheint die Login- Seite. Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Nach erfolgreichem Login erscheint das Intranet der Universität Hohenheim. 2 Übersicht über eigene Anträge: Meine Anträge Klicken Sie im Intranet in der Kontextspalte (rechts) auf den Link Studiengebühren- Anträge bearbeiten. Sie gelangen zur Übersicht Meine Anträge. In dieser Liste sind alle Anträge aufgeführt, für die Sie verantwortlich sind. Sie können die Liste einschränken in dem Sie oben einen Zeitraum, Bereich oder Status auswählen. Sie sehen den Titel des Antrags (als Link blau unterlegt). Wenn Sie auf diesen Titel klicken, gelangen Sie zur Detailansicht. Dahinter erscheinen weitere Spalten mit der Anzahl der Kommentare, dem bewilligten Budget, den Ausgaben und dem Restbetrag. Folgende Funktionen können Sie nutzen: Antrag bearbeiten Antrag kopieren Ausgaben verbuchen / Verwendungsnachweis Evaluationsergebnisse eintragen Maßnahme beenden Aufstockungsantrag stellen Antrag splitten Antrag löschen/zurückziehen Antrag drucken Antrag als PDF herunterladen Über das Bleistift-Symbol können Sie die Veranstaltung bearbeiten. In der rechten Kontext-Spalte erscheinen die Links Neuen Antrag anlegen und HÜL-Nummern verwalten. Seite 3

4 Studiengebühren verwalten 3 Neuen Antrag anlegen Klicken Sie auf den Link Neuen Antrag anlegen. Tragen Sie den Titel der Antrags, den Antragsteller und die weiteren Angaben ein. Klicken Sie dann am Ende der Seite auf Antrags-Entwurf speichern oder Antrag abschicken. Sobald Sie auf Antrag abschicken geklickt haben, können Sie nur noch das Feld Bearbeiter verändern. Tipp: Falls Sie einen vorhanden Antrag aufstocken möchten, klicken Sie in der Übersicht auf Aufstockungsantrag stellen. 4 Ausgaben verbuchen Sobald der Antrag bewilligt wurde weist die Finanzabteilung einen Buchungsabschnitt zu. Ab dann erscheint das Symbol Verwendungsnachweis beim jeweiligen Antrag. Dort gelangen Sie zu einer Übersicht der Einnahmen und Ausgaben für diese Maßnahme. Über den Link Neue Buchung anlegen können Sie neue Ausgaben eintragen. Tragen Sie auf der folgenden Seite die Buchungsdaten ein und klicken Sie auf Speichern & Drucken. Sie gelangen zurück zum Verwendungsnachweis. Gleichzeitig öffnet sich ein neues Fenster mit einem PDF. Dieses PDF können Sie ausdrucken und der Auszahlungsanordnung beilegen. TIPP: Das System verwaltet auch automatisch die HÜL-Nummern für den jeweiligen Buchungsabschnitt. Sie brauchen keine separate HÜL mehr zu führen. Seite 4

5 5 Maßnahme evaluieren Jede Maßnahme, die aus Studiengebühren finanziert wird, muss evaluiert werden. Um eine Maßnahme zu evaluieren klicken Sie auf der Seite Meine Anträge auf Maßnahme evaluieren. Auf der Seite können Sie dann eine Beschreibung des Evaluationsergebnisses eintragen oder mehrere Dokumente hochladen ( weiteren Upload hinzufügen ) und mit Titeln versehen. Die Ergebnisse sind dann für alle Uni- Angehörigen über die Detail-Ansicht einsehbar. 6 Maßnahme beenden Um eine Maßnahme zu beenden klicken Sie auf der Seite Meine Anträge auf Maßnahme beenden. Sie sehen nochmals eine Übersicht über die bewilligten Beträge und die Ausgaben. Wenn Sie auf Maßnahme beenden klicken, wird der Restbetrag zurückgebucht und der Status der Maßnahme auf beendet gesetzt. Seite 5

6 Studiengebühren verwalten 7 Aufstockungsantrag stellen Sie haben die Möglichkeit zu einem vorhandenen Antrag nochmals einen Aufstockungsantrag zu stellen. Dazu klicken Sie beim gewünschten Antrag auf. Sie geben einen neuen Zeitraum/Budget an, Gremienprozesse und Zuweisungen. Gleich bleiben die Antragsnummer und die Gelder, die fortgeführt werden. Am Ende können Sie diesen erneut abspeichern in dem Sie auf Antrag abschicken klicken. Seite 6

7 8 Sonderfall: Antrag splitten In seltenen Fällen soll ein Antrag nach der Bewilligung durch die Gremien in mehrere Einzel-Anträge gesplittet werden. Klicken Sie dazu beim Haupt-Antrag das Feld Antrag soll später auf verschiedene Einrichtungen gesplittet werden an. Sobald der Antrag bewilligt wurde erscheint auf der Übersicht Meine Anträge beim jeweiligen Antrag das Symbol Antrag splitten. Um den Antrag zu splitten klicken Sie auf das Symbol. Dort können Sie jetzt mit Neuen Split-Antrag erstellen mehrere Split-Anträge anlegen. 9 Sonderfall: Bearbeiter mehreren Anträgen zuordnen Möchten Sie einen neuen Bearbeiter mehreren Anträgen zuordnen geht das im Bereich Meine Anträge. Dort klicken Sie auf den Link Bearbeiter eintragen Nun können Sie einen weiteren Bearbeiter eintragen (im Suchfeld den Namen auswählen). Möchten Sie diesen allen Anträgen zuordnen klicken Sie in das Kästchen vor Nr., bei einzelnen Anträgen klicken Sie auf das beliebige Kästchen vor dem Antrag. Bei inhaltlichen Fragen zum Thema Studiengebühren wenden Sie sich bitte an Frau Harthauer, Tel Falls Sie technische Probleme beim Bearbeiten der Anträge haben, wenden Sie sich bitte an den Zentralen Webmaster, Daniel Fehrle, Tel Seite 7