Die Software session an der Universität Mannheim

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1 Die Software session an der Universität Mannheim

2 session an der Universität Mannheim Die Universität Mannheim Ausgangssituation Übersicht über die Gremien Vorteile und Ziele Zeitlicher Ablauf Dauerhafte Aufgaben Seite 2

3 Die Universität Mannheim Studierende: Fakultäten: 5 Professoren: 187 Wiss. Mitarbeiter: 800 Nichtwiss. Mitarbeiter: 550 Seite 3

4 Gremien Senat (6/Jahr) Senatskommission Lehre (6/Jahr) Universitätsrat (4/Jahr) s-jour (ca. 50/Jahr) Fakultätsratssitzungen (ca. 5 x 6/Jahr) Informationsausschuss (6/Jahr) Seite 4

5 Ausgangssituation: Anmeldung meist per Mail in versch. Formaten Manuelle Erstellung der Tagesordnung anhand fertiger Vorlagen Vervielfältigung der Vorlagen Sortierung und Versand per Hand Archivierung nur auf Papier Seite 5

6 Vorlagenerstellung am Beispiel der Senatssitzung Seite 6

7 session an der Universität Mannheim Die Universität Mannheim Ausgangssituation Übersicht über die Gremien Vorteile und Ziele Zeitlicher Ablauf Dauerhafte Aufgaben Seite 7

8 Vorteile für die Verwaltung Zentrale Speicherung und Verwaltung aller Vorgänge und Daten Vorlagenerstellung Sitzungsbearbeitung/Nachbereitung Sitzungstermine Zusammenarbeit der Sachbearbeiter leicht möglich Automatisierung einiger Abläufe (z. B. Tagesordnung/Sortierung, Versand) Dokumentation der Arbeitsschritte Zeitnahes Beschlussprotokoll Automatische Archivierung, Suchfunktion/Volltextrecherche Seite 8

9 Vorteile für die Gremienmitglieder Zugriff auf Sitzungsunterlagen per Internet (https) Zeitnaher Versand bzw. Abrufen der Unterlagen Zeitnahes Beschlussprotokoll Digitales Archiv Suchfunktion/Volltextrecherche Transparenz Seite 9

10 Ziele Zeitnahe Information (Veröffentlichung der TOPs, Beschlussprotokoll,...) Einheitliche und übersichtliche Gestaltung Technische Unterstützung der Sachbearbeiter und Gremienmitglieder Archivierung aller Sitzungen Insgesamt weniger Papier Seite 10

11 Änderungen Einreichen aller Anträge und Anlagen digital (z. B. als.pdf,.doc,.jpg) Kleinere Änderungen in den Arbeitsabläufen zur Vorlagenerstellung Einheitliches Layout der Vorlagen Verteilung der Sitzungsunterlagen künftig digital Einführung eines Beschlussprotokolls Seite 11

12 Lutz Spitzner Seite 12

13 session an der Universität Mannheim Die Universität Mannheim Ausgangssituation Übersicht über die Gremien Vorteile und Ziele Zeitlicher Ablauf Dauerhafte Aufgaben Seite 13

14 Zeitlicher Ablauf (Vorbereitung) Recherche und Entscheidung für ein System (Zeitangabe?) Vorlesungsfreie Zeit, Sommer 2011: Installation session & sessionnet (jeweils ein Tag, zusätzlich Vor- & Nachbereitung, Fehlerkorrektur, usw.) Einrichten des Systems (Gremien, Sachbearbeiter, Verwaltungsstruktur,...) (ca. 2 Wochen) Erstellen der Vorlagen (Definieren der Vorlagen, Anpassen an Bedürfnisse/System) (ca. 2-3 Tage) Anpassen von System und Vorlagen, Erweiterung der Vorlagen (laufend) Sept/Okt 2011: Schulungen der Mitarbeiter (hier: ca. 30) (je Schulung ca min, zusätzlich spätere Auffrischung, Beratung, usw.) Seite 14

15 Zeitlicher Ablauf (Inbetriebnahme) HWS 2011 FSS 2012 HWS 2012 Parallelbetrieb für den Senat (Testphase) Senats-Sitzungen finden in session statt, werden aber noch in Papierform angeboten Parallelbetrieb für die Senatskommision-Lehre (Testphase) Digitaler Versand für den Senat soll präferiert werden, Papier ist jedoch auf Wunsch möglich SK-Lehre Sitzungen finden in session statt, werden aber noch in Papierform angeboten s-jour direkt in session integriert FSS 2013 Keine Ausdrucke mehr für Senatssitzungen und SK-Lehre FSS 2014 Integration des Universitätsrates (direkt) Seite 15

16 Weiterführung Erweiterung des Systems auf weitere Gremien Integration der Fakultäten Digitalisieren der Fakultätsratssitzungen Archivierung alter Sitzungen Einscannen und Einarbeitung Aufbereitung zur Volltextsuche Seite 16

17 session an der Universität Mannheim Die Universität Mannheim Ausgangssituation Übersicht über die Gremien Vorteile und Ziele Zeitlicher Ablauf Dauerhafte Aufgaben Seite 17

18 Dauerhafte Aufgaben Pflege der Stammdaten Pflege des Systems (Updates, Problembehebung,...) Anpassen des Systems an die Bedürfnisse der Universität Konfiguration der Software innerhalb der Infrastruktur des RZ Probleme der Nutzer aufnehmen und beheben Aufnahme der Anregungen der Mitarbeiter und Umsetzung (in Eigenverantwortung oder Weitergabe an Somacos) Leitfaden erstellen und aktualisieren Weitere Schulungen bei Bedarf Seite 18

19 Kontakt Lutz Spitzner sbüro Telefon: +49 (0) 621 / Mail: Lutz Spitzner

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