Qualitätsmanagement an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Treffen der Qualitätsmanagementbeauftragten

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1 Oldenburg, Qualitätsmanagement an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Treffen der Qualitätsmanagementbeauftragten

2 (1) Aktuelles Konzept (2) Stand der Teilprojekte Tops des heutigen Treffens (3) Prozessverbesserung und Sichtbarmachen der Ergebnisse (4) Sonstiges

3 (1) Aktuelles Konzept des QM Gesamtstrategie Bereiche Forschung, Nachwuchsförderung Studium, Lehre, Weiterbildung Verwaltung und Service Prozesse/ PDCA-Zyklen Zieldefinition Planung Maßnahmen Plan Do Umsetzung der Maßnahmen Zieldefinition Planung Maßnahmen Plan Do Umsetzung der Maßnahmen Zieldefinition Planung Maßnahmen Plan Do Umsetzung der Maßnahmen Act Check Act Check Act Check Ableitung von Maßnahmen Überprüfung der Zielerreichung Ableitung von Maßnahmen Überprüfung der Zielerreichung Ableitung von Maßnahmen Überprüfung der Zielerreichung Kontinuierlicher Verbesserungs- Prozess: Ablauf/Struktur - Begleitung, Beratung, Reflexion des Gesamtprozesses - Identifizierung von Projektideen aus Bedarfsabfrage - Dokumentation - Erörterung möglicher Projekte - Übergeordnete Zielfestlegung - Informationsaustausch über Projekte und deren Zielerreichung - Festlegung der Gesamtstrategie - Erörterung vorgeschlagener Projekte - Festlegung der konkreten Ziele, Meilensteine, Maßnahmen - Bearbeitung der ausgewählten Projekte - Projektevaluation Koordinierungsgruppe Regelmäßige Gesamttreffen der QM-Beauftragten Präsidium Qualitätszirkel

4 (1) Aktuelles Konzept Gegenwärtiger Stand und weitere Schritte: 1. Umsetzung der Teilprojekte (gemäß PDCA-Zyklus) 2. Begleitung und Abschluss aktueller Teilprojekte 3. Identifikation weiterer Projekte 4. Überprüfung und Anpassung des Gesamtkonzepts

5 (2) Stand der Teilprojekte Teilprojekte: 1. Informationssystem für Studiengänge 2. Optimierung des Evaluationsprozesses 3. Standardisierung und Optimierung des Personaleinstellungsprozesses 4. Abgestimmtes Prozessmanagement zwischen Fakultäten und C3L am Beispiel der Fakultät II

6 a) Ausgangssituation am Beispiel Akkreditierung: Vielzahl von Dokumenten mit ähnlichen Inhalten Inkonsistenzen bei Aktualisierungen Intransparenz und Mehrarbeit für alle Beteiligten b) Ziel: Aufbau einer gemeinsamen Datenbank (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge

7 c) Aktueller Stand: (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge Projekt baut auf Datenbank der Zentralen Studienberatung auf Wird erweitert um Daten zur Akkreditierung Zusätzliche Erweiterungen sind möglich und gewünscht

8 (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge

9 (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge

10 1. Informationssystem für Studiengänge d) Weitere Schritte: Definition von Kriterien und Kategorien Festlegung von Rechten (Lese-, Schreibrechte, Download etc.) Bestimmung von Personen, die Inhalte pflegen und aktualisieren Gliederung und Format der Ausgabenreports Zustimmung zum Konzept durch relevante Gremien Umsetzung durch IT (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge

11 (2) Stand der Teilprojekte: Informationssystem für Studiengänge

12 a) Analyse des bisherigen Evaluationsprozesses: zu viele Evaluationen zu geringe TN-Quote keine sichtbare Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen b) Ziele: Maßnahmen werden mit StudiendekanInnen und Evaluationsbeauftragten der Fakultäten gemeinsam entwickelt und durchgeführt Optimierung der Fragebögen Studieneingangs-/Studierendenbefragung im zweijährigen Wechsel keine Vollerhebungen bei der LV-Evaluation (2) Stand der Teilprojekte: Optimierung des Evaluationsprozesses

13 (2) Stand der Teilprojekte: Optimierung des Evaluationsprozesses c) Weitere Schritte: Treffen der zentralen Evaluationsstelle mit den Evaluationsbeauftragten der Fakultäten am Einsatz der neuen Fragebögen ab WiSe 2013/2014 Stärkere Einbindung der StudiendekanInnen der Fakultäten in den Prozess der LV-Evaluation Präsentation und Statusmeldung der Verbesserungsmaßnahmen auf der Internetseite der Universität Oldenburg

14 a) Ziel: (2) Stand der Teilprojekte: Standardisierung und Optimierung des Personaleinstellungsprozesses Standardisierung und Dokumentation des Einstellungsprozesses für Mitarbeiterinnen im wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Bereich über alle Phasen b) Vorgehen und Stand: Identifikation des Optimierungsbedarfs in den Fakultäten Welchen Bedarf sehen die QM-Beauftragten? Entscheidung über Initiierung als Projekt oder Fortführung in Qualitätszirkeln

15 (2) Stand der Teilprojekte: Abgestimmtes Prozessmanagement zwischen Fakultäten und C3L am Bsp. der Fakultät II bei der Planung und Entwicklung berufsbegleitender Studiengänge a) Ziel: Gemeinsame (FAK und C3L) Entwicklung und Konzeption eines abgestimmten Prozessmanagements b) Vorgehen und Stand: Einrichtung durch den Beschluss der zuständigen Fakultät, des Präsidiums und des Senats Träger und wissenschaftlich verantwortlich ist die Fakultät, Organisation und Durchführung im C3L Über die Prüfungs- und Zugangsordnungen beraten und entscheiden die zuständigen Gremien der Fakultät

16 (2) Stand der Teilprojekte: Abgestimmtes Prozessmanagement Auf Fakultätsebene enge Zusammenarbeit C3L/Gremien/MitarbeiterInnen der Fakultäten, vor allem mit der KoordinatorIn für Studium und Lehre Gemeinsame Prüfungsordnung (seit 2012) Gemeinsamer Prüfungsausschuss für alle berufsbegleitenden Studiengänge Mitarbeit von Studierenden in Gremien der studentischen Selbstverwaltung

17 (2) Stand der Teilprojekte: Abgestimmtes Prozessmanagement Teilnahme der wiss. Leitung/Programmmanagement an Gremiensitzungen der Fakultät II Einrichtung einer Studiengangsleitungskonferenz: wissenschaftliche Leitungen, Direktorium und Programmmanagement aller berufsbegleitenden Studiengänge Das C3L ist in der erweiterten Studiendekane-Runde sowie in der fakultätsübergreifenden Studienkommission vertreten

18 (3) Prozessverbesserung und Sichtbarmachen der Ergebnisse Ausgangssituation: Es gibt keine zentrale Übersicht, in der wir Prozesse und Instrumente zentral sichtbar machen Große Heterogenität von Prozessen liegt vor, Gefahr der Mehrfacharbeit Ansatz zur Verbesserung: Einheitliche Sichtbarmachung von Prozessen Dokumentation und Sichtbarmachung ist ein Schritt zur Verbesserung und Standardisierung. Bsp.: Stichwortverzeichnis (Uni Stuttgart) Bsp.: Prozesslandkarte (Hochschule Fulda und Uni Münster)

19 (3) Stichwortverzeichnis Uni Stuttgart

20 (3) Stichwortverzeichnis Uni Stuttgart

21 (3) Prozesslandkarte Hochschule Fulda Aus: Strategisches Management und Qualitätsmanagement als Einheit betrachten/hochschule Fulda/ Janssen et al.,

22 (3) Prozesslandkarte Uni Münster Aus: Prozessorientierte Hochschulmodernisierung Von der Evaluation der Verwaltung bis zur Einführung von SAP und Campus Management

23 (4) Sonstiges Nächste Schritte: Diskussion und Entscheidung über verbesserte Prozessdarstellung an der Universität Oldenburg

24 Vizepräsident für wissenschaftlichen Nachwuchs und Qualitätsmanagement Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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