Change Management für die Einführung eines Campusmanagementsystems. Dr. Cornelia Raue Campusmanagementprojekt (ERM) Change Management

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1 Change Management für die Einführung eines Campusmanagementsystems Dr. Cornelia Raue Campusmanagementprojekt (ERM) Change Management

2 Überblick zur Person Zur Definition des Change Managements Ziele und Maßnahmen des Change Managements Seite 2

3 Zur Person Cornelia Raue: Soziologin und Organisationsberaterin bisher Tätigkeit im Strategischen Controlling - Studiengangsevaluation - Koordination des Qualitätspakt Lehre jetzt Change Management für das Campusmanagementprojekt - als Querschnittsaufgabe für die beiden Partnerprojekte ERM und SLM - organisatorisch bei ERM verankert (siehe Schaubild) Seite 3

4 Seite 4

5 Seite 5

6 Was ist ein Change Management? Die Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Projekt Unterstützung bei Führungsaufgaben bei Veränderungen in den Arbeitsbereichen Vorbereitung der Organisation auf Anforderungen der SAP Software Bearbeitung von Konflikten Integration der Partnerprojekte ERM und SLM Presseabteilung des Projekts Das Ohr des Projekts an den Beschäftigten Seite 6

7 Ziele des Change Management Veränderungen, die durch das IT-Projekt auf die Beschäftigten Vorbereitung der TU der Berlin zukommen, Die Einbindung zu kommunizieren Unterstützung und für alle bei nachvollziehbar Organisation zu begründen, auf die Teilhabe aller und Einbindung Führungsaufgaben aller Beschäftigten zu Anforderungen und durch Mitarbeiterinnen Kompetenzaufbau bei von Veränderungen Personen und organisationalen der SAP Software Veränderungen die Inbetriebnahme und Mitarbeiter der Software vorzubereiten in den (in Kooperation mit dem Teilprojekt in das Projekt Schulung und Organisationsmanagement) Arbeitsbereichen Bearbeitung von Konflikten Rollenverständnis Presseabteilung Das Change Integration Management der handelt im Sinne der Projektzielerreichung. Das Ohr des Partnerprojekte Es kommuniziert und kooperiert mit allen am Projekt Beteiligten und unterstützt Projekts an den ERM und SLM des direkten Dialog. den Es versteht sich nicht als Interessensvertretung Projekts von Gruppen oder Einzelnen, Beschäftigten sondern fördert den Ausgleich und die Lösung von Konflikten. Seite 7

8 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen : Wollen : Können : Transparenz zum Projekt herstellen (Ziele, Verlauf, Ergebnisse), als Ansprechpartnerin Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien Seite 8

9 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen : Wollen : Können : Transparenz zum Projekt herstellen (Ziele, Verlauf, Ergebnisse), als Ansprechpartnerin Überzeugung & Orientierung schaffen, Ergebnisse erfahrbar machen, Beteiligung Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien Seite 9

10 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen : Wollen : Können : Seite 10 Transparenz zum Projekt herstellen (Ziele, Verlauf, Ergebnisse), als Ansprechpartnerin Überzeugung & Orientierung schaffen, Ergebnisse erfahrbar machen, Beteiligung Kompetenzaufbau für Umgang mit Software, Begleitung von organisationalen Veränderungen * *in enger Kooperation mit TP Schulung und OM(inoop. Mit den TP Schulung und OM Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien

11 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Info- Veranstaltungen & Kick off Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Reporting an Gremien und Leitung Offenes Projektbüro Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Wollen Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Können Anwender(innen) Gremien Seite 11

12 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Info- Veranstaltungen & Kick off Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Reporting an Gremien und Leitung Offenes Projektbüro Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Wollen Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Können Anwender(innen) Gremien Seite 12

13 Steckbrief: Offenes Projektbüro Was? Warum? Wann? Regelmäßige Veranstaltung für die TU-Öffentlichkeit, um über den Stand des Campusmanagementprogramms zu berichten. Das Offene Projektbüro dauert ca. 2-3 Stunden. Die Projektleiter bzw. -manager berichten kurz den Stand der Dinge. Danach findet ein World Cafe statt, wobei die Teilprojektleiter die Stationen moderieren. Herstellung von Transparenz, Einbindung der Beschäftigten in Gesamtvorhaben, ggf. fachliche Anregungen für Teilprojekte durch Nutzer(innen) einholen, Austausch zwischen Projektmitarbeiter(innen) und anderen Beschäftigten; Erhöhung der Aufmerksamkeit fürs Vorhaben Regelmäßig oder nach Erfüllung von Meilensteinen Wer? K, VP SL, 2 PM, alle Teilprojektleiter, Vorbereitung durch Change Managerin und Team Seite 13

14 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Wollen Befragungen & Stimmungsbarometer Info- Veranstaltungen & Kick offs Fakultäts-u. Fachgebietsbesuche Runder Tisch mit K & VP SL Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Direkter Dialog Reporting an Gremien und Leitung Routinen mit PR und DS Offenes Projektbüro Nutzung einer Kommunikationsplattform Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Können Anwender(innen) Gremien Seite 14

15 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Wollen Befragungen & Stimmungsbarometer Info- Veranstaltungen & Kick offs Fakultäts-u. Fachgebietsbesuche Runder Tisch mit K & VP SL Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Direkter Dialog Reporting an Gremien und Leitung Routinen mit PR und DS Offenes Projektbüro Nutzung einer Kommunikationsplattform Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Können Anwender(innen) Gremien Seite 15

16 Steckbrief: Fakultäts- und Fachgebietsbesuche Was? Warum? Wann? Vorstellung und Bewerben des Campusmanagementprogramms in den Fakultätsräten, den FSCs bis hin zu den Fachgebieten (in Abstimmung mit den jeweiligen Verwaltungsleitern und Teilprojekten) Herstellung einer breiten Akzeptanz auch in den Fakultäten, Herausarbeiten des Mehrwerts und der Relevanz für Forschung, Lehre und Fakultätsverwaltung, Werben für Mitarbeit im Projekt ab Februar 2016 Wer? Projektmanager ERM /SLM bzw. Teilprojektleiter/innen und Change Managerin, Vorbereitung durch Change Managerin Seite 16

17 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Wollen Können Befragungen & Stimmungsbarometer Info- Veranstaltungen & Kick offs Fakultäts-u. Fachgebietsbesuche Runder Tisch mit K & VP SL AG Change Expertendiskussionen Teil-/Projektteamentwicklung Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Direkter Dialog Advanced Prototyping Reporting an Gremien und Leitung Führungskräfteschulungen Routinen mit PR und DS Offenes Projektbüro Nutzung einer Kommunikationsplattform Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien Seite 17

18 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Wollen Können Befragungen & Stimmungsbarometer Info- Veranstaltungen & Kick offs Fakultäts-u. Fachgebietsbesuche Runder Tisch mit K & VP SL AG Change Expertendiskussionen Teil-/Projektteamentwicklung Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Direkter Dialog Advanced Prototyping Reporting an Gremien und Leitung Führungskräfteschulungen Routinen mit PR und DS Offenes Projektbüro Nutzung einer Kommunikationsplattform Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien Seite 18

19 Steckbrief: AG Change Was? Warum? Wann? Unterstützung der dezentralen und zentralen Bereiche bei organisationalen und personellen Veränderungen Prozessunterstützung und Entwicklung von Lösungsvorschlägen Logik der neuen IT steht reibt sich oft mit gewachsener Organisations- und Personalstruktur AG unterstützt bei Anpassung von IT-Anforderungen und gewachsener Organisationsstruktur Etablierung der AG Ende 2015 begleitend zum Projekt Wer? Change Management mit TP Schulung, TP Organisationsmanagement, PE und WB der Abt.II. jeweils in Kooperation mit dem betroffenen Bereich Seite 19

20 Maßnahmenplan Change Management ab Ende 2015 Zielgruppen: Wissen Wollen Können Befragungen & Stimmungsbarometer Info- Veranstaltungen & Kick offs Fakultäts-u. Fachgebiets besuche Runder Tisch mit K & VP SL AG Change Expertendiskussionen Teil-/Projektteamentwicklung Aktueller Webauftritt Berichte in tu intern & Newsletter Direkter Dialog Advanced Prototyping Reporting an Gremien und Leitung Führungskräfteschulungen Routinen mit PR und DS Offenes Projektbüro Nutzung einer Kommunikations - plattform Lehrende Studierende sonstige Mitarbeiter(innen) Fachgebietssekretariate Projektteams Teilprojektleiter(innen) Interessensvertretungen (PR, DS, AStA) Hochschulleitung Key User Anwender(innen) Gremien Seite 20

21 Vielen Dank & sprechen Sie mich an: Telefon: Seite 21

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