Was macht Mandatos in. Heidelberg?

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1 Was macht Mandatos in Heidelberg? Erstellt von: Deniz Cansizoglu & Willi Sommer OB-Referat Geschäftsstelle Sitzungsdienste Tel.: / Mai 2008

2 Heidelberg in Zahlen: Einwohner (Stand: ) 40 Gemeinderatsmitglieder 11 Ausschüsse 75 nicht gemeinderätliche Mitglieder in den Ausschüssen 184 Bezirksbeiratsmitglieder 13 Bezirksbeiräte 1 Ausländerrat/Migrationsrat (18 AMR-Mitglieder, 6 GR-Mitglieder) 1 Jugendgemeinderat (30 JGR-Mitglieder, 6 GR-Mitglieder) 1 Beirat für Menschen mit Behinderungen (21 BMB-Mitglieder)

3 Historie: Entwicklung einer Software für die interne Verwaltungsarbeit der gemeinderätlichen Dienste sowie eines Ratsinformationssystems für die Gemeinderäte (Stadtrechnersystem) mit Nixdorf und Konrad-Adenauer-Stiftung Echtbetrieb der Sitzungsdienstsoftware und des Ratsinformationssystems Umstellung der Sitzungsdienstsoftware und des Ratsinformationssystems vom Stadtrechnersystem auf Client- Server basierte Lösung Umstellung der Sitzungsdienstsoftware und des Ratsinformationssystems auf die heutige Sitzungsmanagement- Software der Firma Somacos

4 Voraussetzungen in der Verwaltung für den Einsatz von Mandatos: 1. Somacos Session-Sitzungsdienst 2. Somacos SessionNet / Ratsinformationssystem Echtbetrieb September Html-Version (zeitaufwändige Generierung) Dynamische ASP Version (DB-Replikation) Vorteile: (1) Aktualisierung der Daten - DB sofort (max. 20 bis 30 sec.) - Dateien in 15 Min. Intervallen (2) Überprüfung der Zugangsberechtigung der Nutzer anhand ihrer Anmeldung für Sitzungen, Vorlagen usw.

5 Voraussetzungen bei den Ratsmitgliedern für den Einsatz von Mandatos: 1. Mobiler Rechner - Windows XP, Windows Vista -.Net-Framwork Desktop Suche 2. Texteditor / PDF-Viewer 3. Software Somacos - MANDATOS

6 die Software für die einfache digitale Gremienarbeit der Politiker - seit März 2008 Echtbetrieb Bisheriges Verfahren in der Geschäftsstelle Sitzungsdienste (bis März 2008) bei der digitalen Gremienarbeit: - Einstellung von ZIP-Dateien mit den digitalen Sitzungsunterlagen im Ratsinformationssystem - Download dieser ZIP-Archive durch die Politiker und Selbstverwaltung in eigener strukturierter Ablage NACHTEIL: Sehr zeitaufwändig für Verwaltung und Politiker!

7 Kennenlernen, Orientierung, Entscheidungsfindung: 1. Vorstellung von MANDATOS auf dem Anwendertreffen von Somacos im Juni Erhebliche Erleichterung für die Mandatsträger - Download und automatische Verwaltung der digitalen Sitzungsunterlagen mit NUR ZWEI MAUSKLICKS 2. Erste Tests in Heidelberg ab Juli Bestätigung der positiven Eindrücke vom Anwendertreffen in der Testumgebung

8 3. Vorstellung und Fragebogenaktion bei allen 40 Gemeinderäten Januar Altersdurchschnitt 57,8 Jahre - hohe Beteiligung von 90 % - für die Einführung von MANDATOS haben sich 80% ausgesprochen - zukünftig wollen 50% der Gemeinderäte auf Papierunterlagen verzichten (davor 20 %) 4. Einführung und Seminar am 06. März Selbstinstallation der Zusatzsoftware auf mobile Rechner durch die Ratsmitglieder

9 Mandatos ist eine Desktop-Anwendung die speziell für Politiker entwickelt wurde! Mandatos... - ERGÄNZT und KOMPLETTIERT das Ratsinformationssystem SessionNet - gliedert sich in drei Bereiche: SESSIONNET LOKALE DOKUMENTE SITZUNGEN = Ratsinformationssystem = Lokale Recherche = Lokale Sitzungen - ermöglicht den VOLLAUTOMATISIERTEN DOWNLOAD der Sitzungsunterlagen mit NUR ZWEI MAUSKLICKS auf den mobilen Rechner

10 Mandatos... - bietet VOLLDIGITALE RATSARBEIT mit Offline-Funktionalität - SIGNALISIERT NEUE und AKTUALISIERTE Unterlagen/ Informationen (kurzfristig auch während einer Sitzung) - VERWALTET AUTOMATISIERT die Sitzungsunterlagen und Dokumentversionen mit persönlichen Notizen und Redebeiträgen - ZEIGT AUTOMATISIERT DOKUMENTVERSIONEN mit persönlichen Notizen und Redebeiträgen bei jeder erneuten Behandlung des Tagesordnungspunktes in den Sitzungen an

11 Mandatos... - ermöglicht VOLLTEXTSUCHE in den lokal abgelegten Dokumenten und Dokumentversionen mittels einer optionalen Desktopsuche (Windows oder Google) - ist ein OFFLINE-NACHSCHLAGEWERK über die gesamte gemeinderätliche Gremienarbeit - erspart den Mandatsträgern die Sortierung und Zusammenführung der Papierunterlagen zu den einzelnen Sitzungen - kann auf Wunsch auch ältere Sitzungen durch Download lokal verfügbar machen

12 Arbeitserleichterung, Einsparungen und Wirtschaftlichkeit: Mandatos ermöglicht dem Mandatsträger die digitale, automatisierte und papierlose Ratsarbeit einen Zeitvorteil von einem Tag gegenüber der Postzustellung Mandatos erspart dem Mandatsträger die manuelle Papierverwaltung Mandatos erspart der Geschäftsstelle Sitzungsdienste die Bereitstellung der bisherigen ZIP-Files und reduziert die Papierflut.

13 Fazit: Somacos Session - Sitzungsdienst, SessionNet und Mandatos Unterstützen die Verwaltung in besonderer Weise die vorhandenen Kapazitäten zu bündeln, die Produktionsabläufe und Transportzeiten für Vorlagen und Dokumente zu minimieren und alle dezentral erbrachten Leistungen an kompetenter Stelle aktuell oder auf Abruf vorzuhalten

14 Service, Wartung und Hotline: Hotline und Service-Mitarbeiter kompetent und gut erreichbar! Fehler werden innerhalb weniger Tage behoben! Schnelle Hilfestellung bei den selten auftretenden Problemen! Wünsche und Anregungen werden schnellstmöglichst, meist beim nächsten Release von Session bzw. SessionNet realisiert!

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!