Schriftgutverwaltung. Ein ecm21 Produkt

Transkript

1 Schriftgutverwaltung Ein ecm21 Produkt

2 Schriftgutverwaltung Das Informations-Management-System für die Verwaltung Basierend auf langjährigen Erfahrungen mit elektronischen Dokumenten ist sv21 die umfassende und unkomlizierte Lösung für die Schriftgutverwaltung. Es ist Ihr elektronischer Schreibtisch, durchdacht, gut strukturiert und sofort einsatzbereit. Verabschieden Sie sich von willkürlicher Ablage und zeitraubender Suche. sv21 ist die universelle Organisationslösung für Dokumente in der gesamten Verwaltung. Egal, ob Sie z. B. Korrespondenz, Verordnungen oder Antragsdokumente ablegen möchten, die einheitliche und durchdachte Ablagestruktur von sv21 hilft Ihnen alle Akten organisiert und leicht wiederauffindbar aufzubewahren. Mehr als reines Dokumenten-Management Der Arbeitsalltag im Büro besteht nicht nur aus der Ablage von Dokumenten und deren Suche. Er ist vielmehr gekennzeichnet von Aktenordnern, Postein- und -ausgangsfächern, Terminkalendern, Notizzetteln und Dokumentenstapeln. Es müssen Telefonate geführt, s beantwortet, Dokumente verfasst und Termine wahrgenommen werden hohe Anforderungen an Ihr Organisationstalent und an eine gute technische Unterstützung. sv21 steht Ihnen bei diesen täglichen Arbeiten hilfreich zur Seite, unkompliziert, gut strukturiert und mit einer einheitlichen Benutzer-Oberfläche. Die Produktarchitektur folgt dabei strikt den Empfehlungen e-akte des BMI.

3 Zentrale Postverteilung Ihr Posteingang Die Eingangspost wird digitalisiert Dokumente erreichen Sie nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch in Ihrem sv21-posteingang. s automatisch abgelegt s bearbeiten Sie direkt innerhalb des sv21- Systems, nicht mehr doppelt in Ihrem -Client und in den Akten. Die Zuordnung von s zu Vorgängen und Akten erledigen Sie entweder manuell oder automatisch durch sv21. Dokumentenablage einheitlich und strukturiert sv21 ist auf die Bewältigung großer Dokumenten- Mengen ausgelegt. Es sorgt für eine einheitliche Ablageorganisation mit Aktenplan, die Sie für alle Vorgänge und Dokumente innerhalb Ihres Hauses nutzen können seien es z. B. Antragsvorgänge, Verordnungen oder Korrespondenz. Ablage lieber automatisch sv21 ordnet Dokumente automatisch den von Ihnen vorgegebenen Vorgängen zu sicher und ohne großen Aufwand.

4 Dokumente in Sekundenschnelle finden Die sv21-suche berücksichtigt systeminterne Dokumente, Ihr -System und das Dateisystem Ihrer Server. Die Suche erstreckt sich auch auf Dokument-Inhalte. Haben Sie das gesuchte Dokument gefunden sehen Sie direkt, welche weiteren Dokumente sich in dem zugehörigen Vorgang befinden. Mobiler Zugriff überall und jederzeit Mittels sicherer Internetverbindung ist mit sv21 auch der mobile Zugriff auf das System und damit auf Dokumente im Dateisystem, s, Wiedervorlagen, Workflows und sv21-dokumente möglich. Workflows schlanke Prozesse Mittels sv21 erhalten Sie zu bearbeitende Workflows aus Ihrer vorhandenen Rechnungsworkflow- Lösung und civento. Nach der Bearbeitung bzw. Freigabe sorgt sv21 für die automatische Weiterleitung. Termine und Aufgaben im Blick Verwalten Sie Aufgaben und Wiedervorlagen komfortabel elektronisch. Zusätzlich Vorgänge und Dokumente lassen sich problemlos verknüpfen. Aufgabenliste alles der Reihe nach Dokumente und s, die Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt lesen und bearbeiten möchten, liegen auf einem Stapel und gehen nicht verloren wie auf Ihrem bisherigen Schreibtisch. Gewohntes Arbeiten integriert Ihre Office-Anwendungen starten Sie direkt aus sv21. Erstellte Dokumente lassen sie von sv21 automatisch im richtigen Vorgang ablegen. Adressverwaltung gut strukturiert sv21 verwaltet Ihre Adressen. Notizen, Wiedervorlagen und Dokumente werden komfortabel mit diesen Adressen verknüpft. Auch für Serienbriefe und -mails ist die integrierte Adressverwaltung nutzbar. Alternativ kann Ihr vorhandenes CRM-System über Schnittstellen in sv21 integriert werden. Standardisierte Schnittstellen. Die umfangreichen Schnittstellen des sv21-systems ermöglichen eine unkomplizierte Integration bestehender IT-Infrastrukturen. Für viele Fachverfahren stehen bewährte Übergabeschnittstellen zur Verfügung. Sofort einsatzbereit sv21 ist ein rundes und schnell einsatzbereites System. Vorhandene Dokumente lassen sich schnell übernehmen. Das ausgefeilte Rechtesystem stellt sicher, dass Dokumente, Vorgänge und Akten nur für berechtigte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die moderne und intuitive Benutzeroberfläche begünstigt kurze Einarbeitungszeiten. Die unkomplizierte Arbeit mit sv21 entlastet Ihre Mitarbeiter in höchstem Maße und sorgt für mehr Effizienz und Zufriedenheit im Büroalltag. Scans auch direkt am Platz Papierdokumente lassen sich über einen angeschlossenen Scanner oder ein MFP-Gerät direkt am Arbeitsplatz erfassen. Komfortable Bearbeitungsfunktionen wie das Drehen oder Löschen von Seiten und das Einfügen von Seiten aus anderen Dokumenten sind dabei selbstverständlich.

5 Immer sicher im ASP-Betrieb Die Schriftgutverwaltung sv21 komplettiert die bekannten ekom21-module der dauerhaften Langzeitspeicherung. Neben der revisionssicheren Langzeitspeicherung in den Anwendungsbereichen Standesamt, Personal-, Finanz-, Pass- und Ausländerwesen, Gewerberegister, kommunaler Sitzungsdienst, Fehlbelegungsabgabe und Sozialakte, vervollständigt die Schriftgutverwaltung sv21 das Informations-Management-System für die Verwaltung. Für alle Dokumente, auch die ohne direkten Anwendungsbezug, gibt es jetzt eine digitale Ablage, deren Systematik auf den Kunden abgestimmt ist. Die ekom21 KGRZ Hessen stellt sv21 als ASP-Lösung im BSI-zertifiziertem Rechenzentrum zur Verfügung. Aufgrund der Zuverlässigkeit, der Sicherheit, der Benutzerfreundlichkeit und der Wirtschaftlichkeit entscheiden sich Verwaltungen für diese Lösung.

6 Karl-Heinz Müller Senior Consultant egovernment/ Dokumentenmanagement ekom21 KGRZ Hessen Robert-Bosch-Straße Darmstadt Markus Krug Senior Consultant egovernment/ Dokumentenmanagement ekom21 KGRZ Hessen Knorrstraße Kassel KGRZ HESSEN Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Geschäftsstelle Darmstadt Geschäftsstelle Kassel Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: Mai 2016