smartdox connect for ax - Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics AX und d.velop/d.3

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2 smartdox connect for ax - Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics AX und d.velop/d.3 smartdox connect for ax besteht aus den von edoc entwickelten Komponenten smartdox ax ecm extension und smartdox content server d.3. Das Lösungspaket wurde für alle Anwender von Microsoft Dynamics AX und d.velop/d.3 geschnürt, um die Vorteile eines der führenden ERP Systeme mit einem der führenden ECM Systeme zu vereinen. Revisionssichere Archivierung und Dropzone Mit smartdox connect for ax können alle Dokumente, welche der Anwender in Microsoft Dynamics AX erstellt, automatisch oder auch manuell revisionssicher im d.3 System archiviert werden. Der Anwender arbeitet dabei wie gewohnt in seiner ERP Umgebung während im Hintergrund auf dem Server die Archivierung der Dokumente im d.3 System durchgeführt wird. Dadurch wird der Arbeitsplatz des Anwenders nicht belastet, was verdeutlicht, dass für smartdox connect for ax nicht nur die Funktionalität sondern auch die Performance Optimierung im Vordergrund steht. Die automatische Erfassung von Papierdokumenten und externen Belegen mit Hilfe von Scannern, Barcode Verknüpfungen, automatischer Belegerkennung und Beleglesung sowie die Meldung von Dokumenten aus d.3 an Microsoft Dynamics AX komplettiert den Archivierungsvorgang in d.3 und ermöglicht dem Anwender so den direkten Zugriff aus dem Microsoft Dynamics AX Auftrag auf sämtliche zum Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente. Archivierte Dokumente zu einem Auftrag inkl. Dropzone Selbstverständlich können nicht nur Ausgangsbelege (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Journale, OP-Listen, Word-Briefe, Gehaltsabrechnungen, etc.) im d.3 System abgelegt werden. Auch sämtliche Eingangsdokumente bzw. externe Dokumente (z. B. Angebote, Kalkulationen, s, Zertifikate, etc.) können gleichlautend über Microsoft Dynamics AX in d.3 archiviert werden. Komfortable Ablageflächen, sogenannte Dropzones ermöglichen dem Anwender dabei eine äußerst einfache Möglichkeit via Drag & Drop diese Dokumente über die gewohnte Oberfläche im ERP System abzulegen. Die Ablage im d.3 System erfolgt anschließend wie gewohnt auf dem Server, so dass kein d.3 bzw. ECM-Client für die Ablage von Dokumenten erforderlich ist. Suche und Anzeige Der Aufruf von Dokumenten kann einfach und direkt aus der Oberfläche von Microsoft Dynamics AX erfolgen. Der Einsatz eines d.3 bzw. ECM-Clients ist hierfür nicht erforderlich. Der Zugriff auf alle dem Geschäftsvorfall zugeordneten Dokumente, auch wenn diese nicht über Microsoft Dynamics AX archiviert wurden, kann direkt aus dem ERP System erfolgen, ohne die Aktenstruktur des d.3 Systems zu kennen oder einen d.3 bzw. ECM-Client zu benötigen. Darüber hinaus bietet smartdox connect for ax innerhalb der Benutzeroberfläche des ERP Systems eine systemübergreifende Dokumentensuche. Sämtliche Dokumente, welche im ERP System bekannt Seite 2 von 5

3 sind oder sich ausschließlich im d.3 System befinden, können aus der gewohnten Benutzeroberfläche heraus gesucht und angezeigt werden. Die Unterstützung des flexiblen und kundenspezifischen Aktenplans des d.3 Systems steht bei der systemübergreifenden Dokumentensuche mit Hilfe eines d.3 smart clients zur Verfügung. Eine Suche direkt in d.3, auch ohne Microsoft Dynamics AX (NON AX-Zugriff), ist wie gewohnt über die bekannten d.3 Integrationen (Outlook, Mobile, Office, etc.) bzw. einen d.3 smart client jederzeit möglich. Auch der flexible und kundenspezifische d.3 Aktenplan wird dabei integriert. Dokumentenanzeige aus Microsoft Dynamics AX Workflow und Dokumenten Management Einfache Workflow Prozesse können direkt in Microsoft Dynamics AX durchgeführt werden. Dabei werden vorgefertigte und/oder kundenspezifische Datenschablonen (Templates) erstellt, welche nacheinander und in Abhängigkeit der Dateninhalte abgearbeitet werden (z. B. Verarbeitungsprozesse von Eingangsdokumenten, welche nicht automatisch oder fehlerhaft zugeordnet wurden). Die Versionierung von Dokumenten in Microsoft Dynamics AX und das Versionsmanagement von d.3 wurden in Einklang gebracht. Der Anwender erstellt innerhalb des ERP Systems Dokumente, welche einer mehrfachen Überarbeitung oder Freigabe bedürfen (z. B. Verträge, QM-Dokumente, etc.). Durch checkin und check-out Funktionen in Microsoft Dynamics AX erfolgt gleichzeitig die Sperrung und Versionierung von Dokumenten im d.3 System. Standardprozesse, wie die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung von Waren- und Kostenrechnungen inkl. zentralem Rechnungseingangsbuch und Rechnungscockpit sowie direkten Buchungen im ERP System, können optimal mit der Produktreihe smartdox kombiniert werden. Beispielsweise smartdox invoice app, die Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Komfortable Administration und performanter Datentransfer Die Einstellung zur Archivierung und zur Verschlagwortung bzw. Indizierung von Dokumenten im d.3 System findet innerhalb einer zentralen und sehr einfach strukturierten Oberfläche in Microsoft Dynamics AX statt. Weiterführende d.3 Kenntnisse sind hierfür nicht erforderlich, so dass die Archivierung weiterer Dokumentarten inkl. Verschlagwortung jederzeit eigenständig durch den Kunden eingerichtet werden kann. Periodische oder einmalige Reindizierungsprozesse (z. B. es wurden Felder bei der ersten Archivierung vergessen) oder Nachindizierungs- und Nacharchivierungsläufe (z. B. alle Ausgangsrechnungen bis zur letzten Betriebsprüfung sollen archiviert und indiziert werden) können direkt durch den Kunden im Microsoft Dynamics AX System eigenständig verwaltet und eingestellt werden. Dadurch entfällt die Beauftragung von externen Dienstleistungen. Dateioperationen (z. B. mit.jpl oder.upd Dateien und hostimport Verfahren) gehören der Vergangenheit an. Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics AX und dem d.3 System erfolgt über den smartdox ax content server d.3, welcher keine eigene Verwaltung benötigt und lediglich im Arbeitsspeicher eines d.3 service servers läuft. Die technische Kommunikation erfolgt über SOAP und entsprechende Webservices, so dass ein trans- Seite 3 von 5

4 parenter und synchroner Ablauf gewährleistet ist. Hierdurch ist sowohl eine erhöhte Betriebssicherheit und Betriebsstabilität als auch die Minimierung möglicher Fehlerquellen gewährleistet. Das zentrale in Microsoft Dynamics AX befindliche ECM Cockpit zur Anzeige und Überwachung sämtlicher ECM Vorgänge rundet das Produkt smartdox connect for ax ab. Zentrales ECM Cockpit Technische Voraussetzungen: smartdox ax ecm extension > Microsoft Dynamics AX 2009 oder 2012 smartdox ax content server d.3 >.NET Framework 4 > MS SQL Server 2008 oder höher > Windows Server 2008 oder höher d.3 > d.3 Version 7.1 oder höher > d.3 webservices 2.1 oder höher Ihre Vorteile im Überblick: Revisionssichere Archivierung aller AX Ausgangsbelege Verwaltung und Verknüpfung von Eingangsbelegen Zugriff von NON-AX Arbeitsplätzen auf ERP Belege durch (Nach)Indizierung im ECM System direkt aus AX Zugriff aus der ERP Oberfläche auf NON-AX Belege durch Rückverknüpfung aus dem ECM System Suche von Dokumenten sowohl im AX System als auch aus der AX Oberfläche im ECM System ohne ECM-Client Workflowfunktionen zum Dokumenten- und Prozessumgang in AX Einbindung fertiger Prozesslösungen in AX Schnelle und einfache Implementierung Eigenständige Konfiguration durch den Kunden Erhöhte Betriebssicherheit und stabilität durch synchrone Datenkommunikation Die Lizenzierung erfolgt unabhängig von der Anzahl AX User Zentrales ECM Cockpit u.v.m. Sprechen Sie uns an! edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T F Seite 4 von 5

5 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler, effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. Seite 5 von 5

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