Produktinfo. edoc connect for d365. Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations und d.3ecm

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1 edoc solutions ag Ihr Partner im Digitalen Wandel Produktinfo Die ECM Lösung für Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations und d.3ecm

2 besteht aus den Produkten edoc d365 archivelink und edoc d365 content server d.3ecm. Das Lösungspaket wurde für alle Anwender von Microsoft Dynamics 365 und d.3ecm (d.velop) geschnürt, um die Vorteile eines der führenden ERP Systeme mit einem der führenden ECM Systeme zu vereinen. Revisionssichere Archivierung Mit können alle Dokumente, welche der Anwender in Microsoft Dynamics d365 erstellt, automatisch oder auch manuell revisionssicher im d.3ecm System archiviert werden. Der Anwender arbeitet dabei wie gewohnt in seiner ERP Umgebung, ob on Prem oder in der Cloud, während im Hintergrund auf dem Server die Archivierung der Dokumente im d.3ecm System durchgeführt wird. Dadurch wird der Arbeitsplatz des Anwenders nicht belastet, was verdeutlicht, dass bei der Lösung nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Performance-Optimierung im Vordergrund steht. Selbstverständlich können nicht nur Ausgangsbelege (z. B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Journale, OP Listen, Word-Briefe, Gehaltsabrechnungen, etc.) im d.3ecm System abgelegt werden. Auch sämtliche Eingangsdokumente bzw. externe Dokumente (z. B. Angebote, Kalkulationen, s, Zertifikate, etc.) können gleichlautend über Microsoft Dynamics d365 in d.3ecm archiviert werden. Die Ablage im d.3ecm System erfolgt anschließend wie gewohnt auf dem Server, so dass kein d.3ecm bzw. ECM Client für die Ablage von Dokumenten erforderlich ist. Die automatische Erfassung von Papierdokumenten und externen Belegen mit Hilfe von Scannern, Barcode Verknüpfungen, automatischer Belegerkennung und Beleglesung sowie die Meldung von Dokumenten aus d.3ecm an Microsoft Dynamics d365 komplettiert den Archivierungsvorgang in d.3ecm und ermöglicht dem Anwender so den direkten Zugriff aus dem Microsoft Dynamics d365 Auftrag heraus auf sämtliche zum Geschäftsvorfall gehörenden Dokumente. Abbildung 1: Archivierte Dokumente zu einem Auftrag

3 Suche und Anzeige Workflow und Dokumenten Management Der Aufruf von Dokumenten kann einfach und direkt aus der Oberfläche von Microsoft Dynamics d365 erfolgen. Der Einsatz eines d.3ecm Systems bzw. ECM Clients ist hierfür nicht erforderlich. Der Zugriff auf alle dem Geschäftsvorfall zugeordneten Dokumente, auch wenn diese nicht über Microsoft Dynamics d365 archiviert wurden, kann direkt aus dem ERP System erfolgen, ohne die Aktenstruktur des d.3ecm Systems zu kennen oder einen d.3ecm bzw. ECM Client zu benötigen. Darüber hinaus bietet edoc connect for d365 innerhalb der Benutzeroberfläche des ERP Systems eine systemübergreifende Dokumentensuche. Sämtliche Dokumente, welche im ERP System bekannt sind oder sich ausschließlich im d.3ecm System befinden, können aus der gewohnten Benutzeroberfläche heraus, gesucht und angezeigt, werden. Die Unterstützung des flexiblen und kundenspezifischen Aktenplans des d.3ecm Systems steht bei der systemübergreifenden Dokumentensuche mit Hilfe eines d.3ecm smart clients zur Verfügung. Eine Suche direkt im d.3ecm System, auch ohne Microsoft Dynamics d365 (NON- D365 Zugriff), ist wie gewohnt über die bekannten d.3ecm Integrationen (Outlook, Mobile, Office, etc.) bzw. einen d.3ecm smart client jederzeit möglich. Auch der flexible und kundenspezifische d.3ecm Aktenplan wird integriert. Einfache Workflow Prozesse können direkt in Microsoft Dynamics d365 durchgeführt werden. Dabei werden vorgefertigte und/oder kundenspezifische Datenschablonen (Templates) erstellt, welche nacheinander und in Abhängigkeit der Dateninhalte abgearbeitet werden (z.b. Verarbeitungsprozesse von Eingangsdokumenten, welche nicht automatisch oder fehlerhaft zugeordnet wurden). Die Versionierung von Dokumenten in Microsoft Dynamics d365 und das Versionsmanagement von d.3ecm wurden in Einklang gebracht. Der Anwender erstellt innerhalb des ERP Systems Dokumente, welche einer mehrfachen Überarbeitung oder Freigabe bedürfen (z. B. Verträge, QM Dokumente, etc.). Durch check-in und check-out Funktionen in Microsoft Dynamics d365 erfolgt gleichzeitig die Sperrung und Versionierung von Dokumenten im d.3ecm System. Standardprozesse, wie die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung von Waren- und Kostenrechnungen inkl. zentralem Rechnungseingangsbuch und Rechnungscockpit sowie direkten Buchungen im ERP System, können optimal mit der edoc Produktreihe kombiniert werden. Beispielsweise mit der Komponente edoc invoice app, der Standardlösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

4 Komfortable Administration und performanter Datentransfer Die Einstellung zur Archivierung und zur Verschlagwortung bzw. Indizierung von Dokumenten im d.3ecm System findet innerhalb einer zentralen und sehr einfach strukturierten Oberfläche in Microsoft Dynamics d365 statt. Weiterführende d.3ecm Kenntnisse sind hierfür nicht erforderlich, so dass die Archivierung weiterer Dokumentarten inkl. Verschlagwortung jederzeit eigenständig durch den Kunden eingerichtet werden kann. Periodische oder einmalige Reindizierungsprozesse (z. B. es wurden Felder bei der ersten Archivierung vergessen) oder Nachindizierungs- und Nacharchivierungsläufe (z. B. alle Ausgangsrechnungen bis zur letzten Betriebsprüfung sollen archiviert und indiziert werden) können direkt durch den Kunden im Microsoft Dynamics d365 System eigenständig verwaltet und eingestellt werden. Dadurch entfällt die Beauftragung von externen Dienstleistungen. Dateioperationen (z. B. mit.jpl oder.upd Dateien und hostimport Verfahren) gehören der Vergangenheit an. Die Kommunikation zwischen Microsoft Dynamics d365 und dem d.3ecm System erfolgt über den d365 content server d.3ecm, welcher keine eigene Verwaltung benötigt und lediglich im Arbeitsspeicher eines d.3 Service Servers, läuft. Die komplette Infrastruktur des edoc d365 archivelink kann in den unterschiedlichen Bereitstellungsformen (Cloud, hybrid oder on Premise) betrieben werden. Die technische Kommunikation erfolgt über SOAP/REST und entsprechende Webservices, so dass ein transparenter und synchroner Ablauf gewährleistet ist. Hierdurch ist sowohl eine erhöhte Betriebssicherheit und Betriebsstabilität als auch die Minimierung möglicher Fehlerquellen gewährleistet. Abbildung 2: Zentrales ECM Cockpit Das zentrale in Microsoft Dynamics d365 befindliche ECM Cockpit zur Anzeige und Überwachung sämtlicher ECM Vorgänge rundet das Produkt edoc connect for d365 ab.

5 Ihre Vorteile im Überblick Revisionssichere Archivierung aller d365 Ausgangsbelege Verwaltung und Verknüpfung von Eingangsbelegen Zugriff von NON-D365 Arbeitsplätzen auf ERP Belege durch (Nach-) Indizierung im ECM System direkt aus d365 Zugriff aus der ERP Oberfläche auf NON-D365Belege durch Rückverknüpfung aus dem ECM System Suche von Dokumenten sowohl im d365 System als auch aus der d365-oberfläche im ECM System ohne ECM Client Workflowfunktionen zum Dokument- und Prozessumgang in d365 Einbindung fertiger Prozesslösungen in d365 Schnelle und einfache Implementierung Eigenständige Konfiguration durch den Kunden Erhöhte Betriebssicherheit und -stabilität durch synchrone Datenkommunikation Die Lizenzierung erfolgt unabhängig von der Anzahl d365 User Zentrales ECM Cockpit

6 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T: F: info@edoc.de Stand: Dezember 2018.