Case Study. Wigroma AG. ELO mit SelectLine Industriell individuell.

Transkript

1 Case Study. Wigroma AG. ELO mit SelectLine Industriell individuell.

2 Bewegung und frischer Wind auch in der Administration Wenn sich irgendwo eine Tür wie von Geisterhand öffnet, ein Aufzug in Windeseile Stockwerke überwindet oder im Büro auch bei brütender Hitze angenehme Temperaturen herrschen, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit die Wigroma AG im Spiel. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Wängi TG ist einer der führenden Dienstleistungs- und Outsourcing-Partner in der Fertigung von elektronischen und mechanischen Komponenten, Baugruppen und Subsystemen für Industrieunternehmen im deutschsprachigen Raum. Seit 1986 behauptet sich das Unternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden erfolgreich auf einem hart umkämpften Markt und setzt mit echter Schweizer Qualität im In- und Ausland Zeichen. Um für die Zukunft gerüstet und für die steigende Auftragslage gewappnet zu sein, steht mit dem Generationswechsel an der Spitze auch eine Neustrukturierung der internen Prozesse an. Herausforderung In den drei Unternehmensbereichen Outsourcing, Fertigung und Logistik fallen jeden Tag Hunderte von Lieferscheinen, Rechnungen und Laufzetteln an. Digitales Dokumenten-Management soll dieser Papierflut ein Ende bereiten. Die neue Lösung soll zudem automatisiert an die bestehende Administrationssoftware SelectLine andocken und diese mit Informationen beliefern. Lösung ELO, die dazu passende Scan-Hardware und die bestehende Auftragsbearbeitung SelectLine werden zu einer zeitgemässen Dokumenten- und Workflow-Management-Lösung verbunden, die sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe der Wigroma AG einfügt. Installation, Service und Schulung sind integrierter Bestandteil des Projekts und sorgen für eine rasche und reibungslose Umsetzung.

3 Highlights Automatische Ablage von Lieferschein und Rechnung Abtippen muss nicht sein. Belegtyp, Belegnummer, Rechnungsnummer und Dokumentart werden bei ausgehenden Lieferscheinen und Rechnungen automatisch vom System erkannt. Über eine integrierte Schnittstelle gelangen sie direkt in die Auftragsbearbeitung und stehen dort zur Weiterbearbeitung bereit. Elektronische Kreditoren-Archivierung Von Hand archivieren ist passé. Kreditorenrechnungen werden sofort nach Eingang in die ELO Postbox gescannt. Anhand eines Barcodes erkennt das System anschliessend die Kundendaten, gleicht diese mit SelectLine ab, ordnet sie in ELO zu und legt die Rechnungen zielsicher im Archiv ab. Integrierter Workflow für den Warenfluss Papiere sind da, wo sie hingehören. Ein integrierter Workflow für den gesamten Warenfluss verifiziert Lieferungen beim Wareneingang und leitet die Lieferpapiere zur Kontrolle elektronisch an den zuständigen Mitarbeitenden weiter. Etikettierung, Qualitätsprüfung und Einlagerung werden mit den entsprechenden Papieren ebenfalls zuverlässig elektronisch begleitet. «ELO hat den Irrwegen unserer Dokumente ein Ende bereitet.» Markus Grob, Leiter Einkauf Wigroma AG

4 Funktionsübersicht der Optive ELO Schnittstelle zu SelectLine Vollautomatische Ablage ausgehender Dokumente wie Debitoren, Offerten, Aufträge usw. Vollautomatische Ablage beliebiger Beilagen zu Ausgangsbelegen über die DropZone ( ELO next Generation by Optive TM ) Direkter Aufruf der Belege aus SelectLine über Dokumenten-, Belegnummeroder Projekte-Suche über die DropZone ( ELO next Generation by Optive TM ) Archivierung sämtlicher Eingangs- und interner Belege aus SelectLine Archivierung beliebiger anderer Dokumente Optional Spätes Archivieren von Kreditoren Automatisiertes Ablegen von Eingangsbelegen Automatische intelligente Dokumentenerkennung mit DocXtractor mit Bestellungsabgleich und Kreditoren Freigabe/Kontierungs-Workflow inkl. OP-Generierung OptiveCapture FIBU, einfache Rechnungserkennung inkl. OP-Generierung in SelectLine Auftrag oder FIBU

5 ELO next Generation by Optive TM mit SelectLine Belegbezogene Dokumentenablage Einfache und schnelle Ablage unterschiedlicher Dokumententypen zu einem bestehenden SelectLine Beleg per Drag & Drop. Beleg- oder projektbezogene Dokumentensuche Noch effizienter nach sämtlichen, archivierten Dokumenten suchen, die einem bestehenden Beleg oder Projekt in SelectLine angehören.

6 Neidisch auf die Wigroma AG? Dazu haben Sie keinen Grund. Das integrierte Software-Paket aus SelectLine und ELO ist ab sofort als integrierte Lösung von Optive erhältlich. Über Optive Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS/ECM), der Archivierung und der Workflowoptimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support. Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne. Certified System I S O Optive AG Frauenfelderstrasse Wängi Optive AG Limmatquai Zürich Bildnachweis Titelseite: 3DStyle, Rashevskyi Viacheslav, shutterstock.de info@optive.ch