InfraLeuna GmbH. Die Chemie stimmt. Die Informationsplattform nscale 7 vecto und InfraLeuna

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1 InfraLeuna GmbH Die Chemie stimmt. Die Informationsplattform nscale 7 vecto und InfraLeuna

2 Die InfraLeuna GmbH Die InfraLeuna GmbH und die mit ihr verbundenen Tochter gesellschaften sind Eigen tümer und Betreiber der Infra struktur einrichtungen am Chemie standort Leuna. Die Geschäftstätigkeit der InfraLeuna ist in erster Linie darauf gerichtet, allen Standort unternehmen Infra struktur dienst leistungen und lieferungen zu möglichst günstigen und inter national wettbewerbs fähigen Preisen zur Verfügung zu stellen. Die Ansprüche der InfraLeuna GmbH sind hoch und so musste ein System in die Infrastrukturen integriert werden, das sämtliche geforderten Aspekte des modernen Informationsmanagements abdeckt: nscale. Die InfraLeuna GmbH hat sich für nscale entschieden, um ihre internen Organisations prozesse sicherer und effizienter zu gestalten. nscale ermöglicht kürzere Umlauf zeiten von internen Dokumenten und eine deutlich verbesserte Informations verfügbarkeit. Wichtig war hierbei, dass nscale zentral administrativ verwaltet wird, um die Daten eingabe sicher zu gestalten und Anwender fehler zu minimieren. Eingangs post, Herausforderung Die InfraLeuna GmbH hat ein inte griertes Manage ment system eingeführt und ist hin sicht lich Qualität, Sicher heit und Umweltschutz entsprechend den internationalen Richt linien zerti fiziert. Damit erfüllt sie die strengen Normen nach DIN EN ISO 9001 und sowie nach der SCC Checkliste. Die vorhandene Archiv-Lösung sollte 2008 abgelöst werden, um den wachsenden Anforderungen besser gerecht zu werden. Ziel Als Zielstellungen wurden durch die InfraLeuna GmbH vorgegeben: Die Einrichtung einer Dokumentenmanagement-Lösung Die Schaffung geregelter Prozesse und die Erstellung einheit licher Masken zur Ablage der Dokumente Der Aufbau einer einheitlichen, über sichtlichen Dokumentenstruktur Lösung Ein modernes, effizientes und flexibles Infor mations- und Dokumenten management System, das auf der aktuellsten Technologie- Platt form beruht, unter nehmens weit einsetz bar ist, weitere Betriebsteile und sparten problem los inte griert und geschäfts relevante Informationen bereit stellt. Diesen Heraus forderungen war das Produkt nscale von der Ceyoniq Technology GmbH gewachsen. Verträge, Dokumentationen und komplette Rechnungs vorgänge sind revisions sicher gespeichert und für Mitarbeiter und Kunden der InfraLeuna GmbH recherchierbar. Dokumentenerfassung Die Dokumenten erfassung in der InfraLeuna GmbH wird auf verschiedenen Wegen realisiert. Die sogenannte gelbe Post wird in der zentralen Post eingangs stelle über einen intelligenten Scan vorgang erfasst. Technische Doku mentationen und Zeich nung en werden per Plotter Schnitt stelle sowie direkt aus dem File system in nscale revisions sicher gespeichert. Alle Rechnungen als auch die zugehörigen Anlagen werden auto matisiert verarbeitet. Eine Schnitt stelle zum ERP System der InfraLeuna GmbH gewähr leistet eine direkte Zuordnung der Buchungs vorgänge. Zur ein deutigen Identifikation werden durchgängig Barcodes verwendet.

3 Dokumenten- und Datenarchivierung Rechnungswesen SAP Beleg erfassen Barcode einscannen Papierdokument Business Object + Barcode-ID Die Dokumentenablage erfolgt mittels Client-Komponente nscale Desktop for SAP. Während des Scan vorgangs wird der Barcode auf der Anordnung auto matisch erkannt. In SAP erfolgt eine auto matische Ver knüpfung zwischen dem gebuchten SAP-Beleg und der archivierten Eingangsrechnung. nscale Server Der Zugriff auf alle archi vierten Dokumente kann wahl weise aus dem Intra net als auch aus dem Inter net erfolgen. Die Recherche erfolgt einfach und komfortabel im nscale Barcode aufbringen nscale Desktop for SAP mit Barcode: Dokument scannen Dokument ablegen/ archivieren Desktop. Mit nscale höchste Ansprüche im Informations- und Dokumentenmanagement erfüllen Posteingang automatische Barcode-Erkennung zertifizierte ArchivLink- Schnittstelle Dokument-ID + Barcode-ID, automatische Verknüpfung zwischen SAP-Vorgang und Belegscan Hohe Anforderungen durch vielfältige Dokumentenbereiche In der InfraLeuna GmbH werden rund 20 unter schiedliche Dokumenten bereiche durch nscale verwaltet. Dazu gehören neben der Eingangs post und den tech nischen Projektdokumentationen haupt sächlich Verträge, Rechnungen, Foto archive und Normen. Ein zentraler Dokumenten bereich ist das Rechnungs wesen der InfraLeuna GmbH. Hier wurde eine Schnitt stelle geschaffen, die Reports aus dem SAP-System im PDF-Format zur Verfügung stellt.

4 -Archivierung Durch die Lösung nscale for Microsoft Exchange wird die Archivierung für die Benutzer automatisiert und zeitgesteuert über alle Datenbanken hinweg realisiert. Folgende Regeleinstellungen wurden implementiert, um eine komfortable Archivierung zu realisieren: Ordner-basierte Archivierung Es wird über den nscale Administrator ein Ordner Infra leuna Archiv für die Archi vierung definiert. Dieser Ordner wird, falls nicht vorhanden, auto matisch angelegt. Der Benutzer kann nun s oder Ordner per Drag & Drop in den Ordner Infraleuna Archiv über führen, in dem diese auto matisch archi viert werden. Auf einen Blick: nscale bei der InfraLeuna GmbH Folgende DMS-nscale Komponenten kommen zum Einsatz: nscale Server Application Layer, Application Layer WEB, Storage Layer nscale Pipeliner nscale Desktop Windows/WEB (Client) nscale Administrator Client nscale Layout Designer nscale Fulltext nscale Office Integrator nscale for Microsoft Exchange nscale for SAP Innerhalb des Dokumenten managements und der Informations verarbeitung stellt die InfraLeuna GmbH ihren Kunden Dienstleistungen und Know-how zur Verfügung, um Dokumente elektronisch zu archivieren und zu recherchieren. Der Zugriff auf die Dokumente kann über den nscale Desktop-Client sowohl im Intranet als auch im Inter net erfolgen. Die entsprechenden Desktop-Clients werden durch die InfraLeuna bereit gestellt und betreut. Zeitgesteuerte Archivierung Es wird eine zusätz liche Regel aktiviert, die alle s archi viert, die älter als 120 Tage sind. Bei der Benutzer- -Archi vierung werden die Anhänge getrennt (mit aktivierter Single-Instance-Prüfung), sowie der Rest des Exchange-Dokumentes als MSG archiviert. Übrig bleibt ein Platz halter dokument. nscale das unternehmensweit einsetzbare Dokumentenmanagement. Für jeden Anspruch. Die Journaling Archi vierung garantiert dabei absolute Rechtssicherheit bei der Archi vierung der ein- und ausgehenden s. Hierbei ist eine voll ständige Inte gration in das Exchange-Journaling und die Steuerung über Exchange-Richt linien (Policies) gewähr leistet. Die Archi vierung der Journaling-Dokumente erfolgt im MSG-Format. Es erfolgt keine Single-Instance-Prüfung über die Anhänge, sondern es wird das gesamte Journaling-Dokument inklusive aller Anhänge als Einheit archiviert. Nach der Archi vierung werden Platz halterdokumente erzeugt, die eine spätere Recherche ermög lichen. Die Suche nach Journaling-Dokumenten erfolgt innerhalb der Journaling- Datenbank mit den im Exchange Standard vorgesehenen Methoden. s auf der sicheren Seite: Mit nscale for Microsoft Exchange.

5 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: info@ceyoniq.com Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premium hersteller der Informations plattform nscale 7 vecto. Diese Platt form umfasst Software lösungen vom branchen übergreifend einsetz barem Dokumenten management und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungs eingangs verarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Stand orten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt. Die Ceyoniq Technology GmbH ist Mitglied der vermögensverwaltenden Gesellschaft Ceyoniq Holding, zu der auch die Ceyoniq Media GmbH mit Sitz in Bielefeld und die Ceyoniq Consulting GmbH mit Sitz in Aachen gehören.