Dokumentenmanagement. dms21 Lösung für. Die Zukunft der Verwaltung. Dokumentenmanagement

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1 Dokumentenmanagement dms21 Lösung für Dokumentenmanagement Die Zukunft der Verwaltung

2 Effiziente Unterstützung der Datenverwaltung Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Sys - temen. Bei der Verwaltung von Papier doku - menten spricht man dagegen von Schrift gut - verwaltung. Alle Dokumente aus Software-Verfahren, die für die interne Ablage bestimmt sind, werden nicht mehr gedruckt, sondern direkt im Rechen zentrum der ekom21 digital gespeichert. Zusätzlich können Papierdokumente durch lokales Scannen vor Ort im dms21-archiv gespeichert werden. Sogar eingehende s sind mit Anlagen in die elektronische Akte verschiebbar. Das Dokumentenmanagementsystem der ekom21 bietet somit folgende Vorteile: Die manuelle lokale Ablage der Doku - mente wird komplett eingespart und automatisiert Die Beauskunftung von Akten kann direkt am Bildschirm, ohne Papier, erfolgen Die Ablage ist revisionssicher dms21 sorgt für erheblichen Zeitgewinn und Optimierung der Arbeitsprozesse Im ASP-Betrieb sind keine eigenen Investitionen für Anschaffung und Betrieb der Technik nötig Weiterhin müssen im ASP-Betrieb keine eigenen personellen Ressourcen für den Betrieb des Dokumentenmanage ment - systems vorgehalten werden

3 Leistungsmerkmale Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems liegt auf der Hand die Vorteile eines ASP- Betriebs über ein Rechenzentrum mit höchster Verfügbarkeit ebenso. Die ekom21 hat nun die Vorzüge beider Lösungen vereint. Sie erhalten nur noch die Unterlagen in Papier, die an Ihre Kunden ausgehändigt werden. Alle anderen Belege und aufbewahrungswürdigen Dokumente, die Sie mit den Verfahren erzeugen, werden im Rechenzentrum der ekom21 nicht mehr gedruckt, sondern automatisch in einem zentralen Archiv sicher abgelegt. Die Ablage erfolgt strukturiert in Akten- und Vorgangsordner. Das garantiert Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Unterlagen ohne den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. Bei einer Rückfrage können Sie die Dokumente jederzeit sofort online einsehen.

4 Die Zukunft der Verwaltung Anwendungsbereiche ASP-Anwendungen Autonome Anwendungen Alle produzierten Dokumente aus den Verfahren, die für die amtsinterne Ablage bestimmt sind, werden nicht mehr gedruckt, sondern direkt im Rechenzentrum der ekom21 digital gespeichert. Hierzu zählen bereits folgende Verfahren: Neben den bei der ekom21 gehosteten ASP- Anwendungen werden auf der gleichen Basis- Software dms21 auch weitere sehr innovative Verfahren für den Einsatz in den Verwaltungen angeboten. Personalwesen LOGA Finanzwesen KomFin Finanzwesen newsystem kommunal Einwohnerwesen PAMELA Passwesen pass21 Personenstandswesen epr21 (nach PStG) Sammelakte (nach PStG) Optional können zusätzlich Dokumente durch lokales Scannen vor Ort im dms21-archiv gespeichert werden. Zentraler Posteingang Akten sind sofort am Arbeitsplatz keine Zeiten für Transport, Ablage und Verwaltung von Akten Information im telefonischen und persönlichen Gespräch sofort verfügbar Flexibilität durch jederzeitige gegenseitige Vertretung Qualifiziertere Bearbeitung durch bessere Information Zeitersparnis durch schnellere Bearbeitung Mehr Bürgernähe und besseres Image Neu sind die Anwendungsbereiche Sammelakte und epr21 (elek tro nisches Personenstands - register) im Sorti ment der ekom21. Die Standesämter führen ein elektronisches Register, um mit anderen Standesämtern, Be - hörden und Bürgern zu kommunizieren. Hier spielt dms21 eine tragende Rolle. Alle Vorgänge der Kommunikation in epr21 werden in der dms21- Archivierung abgelegt und sind in gewohnter Weise recherchierbar. -archivierung Automatische revisionssichere Archivierung der Geschäftskorrespondenz Entscheidend schnellere und bessere Suche für die User Kein Aufwand mehr für die Verwaltung von s durch den User: diese können nach Bearbeitung gelöscht werden -datenbank wird wesentlich kleiner Allgemeine Schriftgutverwaltung mit open21 Workflowmanagementsystem

5 Die Zukunft der Verwaltung Systemmerkmale ASP-Betrieb: dms21-server Der Zugriff auf die Dokumentenarchivierung erfolgt im ASP-Betrieb über eine Citrix-Verbindung. Citrix-Client Systemanforderung Citrix-Client ab Version Internet Explorer ab Version 6 (ActiveX muss erlaubt sein) Betriebssysteme: ab Windows 2000, XP oder Vista mit jeweiligen aktuellen Service Packs; generell auch Linux-Derivate Autonomer Betrieb: Hier ein Überblick an die Anforderung im autonomen Betrieb: Datenbank-Server Ein vorhandenes Serversystem mit Oracle oder Microsoft SQL-Server kann genutzt werden. Technische Empfehlung für ggf. neuen Server: Aktuelle Serverprozessoren, 1-2 CPU mit 4GB RAM und ca. 30 GB lokale Platten, weitere Daten auf SAN/NAS oder zusätzlichen DAS-Platten. Betriebssystem: Windows Server Anwendungen: dms21-web-server, dms21-do ku - mentenserver, dms21-volltext-db, dms21-im port und Überwachungsservices. Zur Leistungs ver - besserung (bei steigendem Volumen) können die Anwendungen auf mehrere Server verteilt werden. Technische Empfehlung für neuen Server: Aktuelle Serverprozessoren, 1 CPU mit 2GB RAM und ca. 30 GB lokale Platten, Rest auf SAN/NAS oder weiteren DAS-Platten. Betriebssystem: Windows Server Magnetischer Speicher für Dokumente Für den schnellen Schreib-/Lesecache werden NAS-, SAN-, DAS- oder RAID-Systeme empfohlen. Jukebox-Server Anwendungen: Pegasus Jukeboxsteuerung. Technische Empfehlung für neuen Server: Server- PC mit aktuellem Prozessor, 1 CPU mit 1GB RAM und ca. 30 GB lokale Platten. Betriebssystem: Windows XP oder Windows Server Jukebox Für die endgültige Ablage der Dokumente eignen sich optische Medien in Verbindung mit einer Jukebox mit UDO-Technik und zwei Laufwerken.

6 ekom21 KGRZ Hessen Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Standort Darmstadt Robert-Bosch-Str Darmstadt Telefon: Telefax: Standort Kassel Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Die Zukunft der Verwaltung