ARCHIVIERUNG / DIGITALE SIGNATUR

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2 ARCHIVIERUNG UND DIGITALE SIGNATUR Digitale Archivierung Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen. Effizienter suchen online im Zugriff Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden. Integriertes Dokumentenmanagement Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht. Digitale Signaturen Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.

3 ALLES ONLINE IM ZUGRIFF Automatisches Erfassen von Originaldokumenten mit Barcodelabels und AbaScan Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden. Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen Dossier / Archiv abgespeichert werden schnell und effizient. Während des Scannens wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später eine schnelle Suche des Dokumentes möglich wird. Auch nach mehreren Jahren kann das Dokument wieder eingesehen oder ausgedruckt werden. Integration von Fremdformaten Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.b. Word, div. Bildformate) archiviert werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach dem Motto: alles Relevante am richtigen Ort. Im Word und Excel steht eine Schaltfläche Archiv / Dossier zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. Die zeitraubende Suche nach dem Speicherort respektive der geeigneten Ablage gehört somit der Vergangenheit an.

4 Leistungsübersicht ABACUS Archivierung und digitale Signatur > Scannen von externen Dokumenten (z.b. Lieferantenrechnungen, Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette zum entsprechenden Datensatz (z.b. Lieferantenbestellung) > Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien (z.b. Rechnungen, Mahnungen, Reports) ins gewünschte Archiv > Automatisches Abspeichern einer Kopie (z.b. Lohnabrechnung) ins jeweilige Mitarbeiterdossier > Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten ins Archiv > Archivdaten können jahresabhängig ausgelagert werden. > Archivinhalte können aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv gelöscht werden. > Digitale Signatur gemäss gesetzlichen Anforderungen Suche mit Suchmaschine AbaPilot In Dossiers oder Archiven abgespeicherte Belege und Dokumente können dank dem Suchsystem AbaPilot und der leistungsfähigen Volltextsuche (Volltextindexierung) innerhalb weniger Augenblicke auch aus tausenden von Daten gefunden werden. Es genügt einen Begriff in Form einer Zahl, eines Wortes oder eines Wortfragmentes einzugeben. Drill-Down-Funktion: Transparenz leicht gemacht ABACUS-Daten können bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden (Drill Down). Zum Beispiel öffnet sich bei einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsfenster. Auffallende Zahlen können so direkt nachkontrolliert und allfällige Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wenn der dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt wurde, ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.

5 Eingang Beleg / Dokument Erfassung in Softwareanwendung z.b. Kreditorenbuchhaltung Drucken der Barcodes Barcodes auf Beleg / Dokument anbringen Die Vorteile auf einen Blick Gezielte Suche in ABACUS-Datenbank und Archiven mit AbaPilot Suchsystem Originaldokument aus Archiv; Buchungen, Reports Scannen des Beleges via AbaScan Ablage in Archiv Output Daten MS Office > Kein Platzbedarf für physische Ablage > Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche > Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten: alles Relevante am richtigen Ort > Scannen von Originaldokumenten, z.b. Lieferantenrechnungen > Originalansicht am Bildschirm von gescannten Dokumenten > Schaltfläche Archiv / Dossier in Word / Excel für direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten Dokumentes > Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten, Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen > Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem > Zeit sparend durch online Zugriff auf Daten > Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation > Zugriffsrechte auf Daten klar geregelt > Digitale Signatur auf Auswertungen im PDF Format um Authentizität zu garantieren Auslagerung ganze Buchhaltung mit digitalen Originalbelegen auf CD / DVD Suche nach Daten und Originalbelegen mit Suchmaschine und Viewer

6 Elemente der ABACUS Archivierung und digitalen Signatur ABACUS ARCHIVIERUNG OPTION ABASCAN ABAPILOT VOLLTEXTSUCHMASCHINE ABACUS empfiehlt den Einsatz von HP-Produkten Verlangen Sie eine kostenlose Präsentation der Software bei: ABACUS Research AG Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St. Gallen Telefon Fax Ecknauer + Schoch ASW /

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