HERZLICH WILLKOMMEN ZU MEHRWERT VON MICOS.KONZEPT. Lösungen, die helfen

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1 HERZLICH WILLKOMMEN ZU MEHRWERT VON MICOS.KONZEPT Lösungen, die helfen

2 WER IST HEUTE HIER? - Bernd Schmidt - Senior-Berater KOLOGIO/Warenwirtschaft und MICOS.konzept-Basis - Seit 1989 bei MICOS als Kundenberater - Ab 1989 Region Süd-West Standort Linden - Günther Lange - Senior-Berater BEVIA/Sozialwirtschaft und MICOS.konzept-Basis - Seit 1990 bei MICOS als Kundenberater - Ab 2011 Region Süd-West Standort Würzburg 2017 MICOS. All rights reserved. 2

4 WAS PASSIERT HEUTE? - MICOS.konzept - Woraus besteht eigentlich das Konzept? - Welche Zusammenhänge gibt es? - Ziel: Schaffung eines einheitlichen Informationsstandes - MICOS.konzept-Basis - Woraus besteht eigentlich dieses Basis? - Welche Themen sind in welcher Reihenfolge relevant? - Was kommt auf meine Einrichtung und die Anwender zu? - Organisation/Planung/Terminierung von Inhalten - Welcher Zusammenhang besteht zu anderen Themen? - OS (Archivierung), Perpia (Dienstplan), CP (Corporate Planner) usw MICOS. All rights reserved. 4

6 STRUKTUREN UND INHALTE IN MICOS.KONZEPT Sozialwirtschaft /BEVIA Bereich Institution Rechnungswesen Rechnungswesen Kasse Rechnungswesen/REVIO Personalwesen/PROVIA Zusammenspiel Warenwirtschaft/KOLOGIO Sozialwirtschaft Rechnungswesen Kasse Warenwirtschaft Personalwesen Firma Abrechnungskreis Fachbereich Kasse 2017 MICOS. All rights reserved. 6

7 STRUKTUREN IM MICOS.KONZEPT: BEVIA/REVIO - Sozialwirtschaft/BEVIA: - Bereich = Standort oder Kostenstellen - Auskunft über Belegung, Erstellung der Abrechnung, Statistiken - Zuordnung von Gruppen Bereich - Verwendung von BEVIA Gruppe für Belegung und ggf. die Abrechnung (KST) - Sozialwirtschaft/BEVIA Rechnungswesen/REVIO - Integration von Bereich in eine FIBU-Firma - Die REVIO- Firma muss in der gleichen Institution liegen, ansonsten geht es nur über Schnittstellen REVIO BEVIA FIBU- Firma 1 FIBU- Firma 2 Bereich 1 Bereich 2 Gruppe 1.1 Gruppe 1.2 Gruppe MICOS. All rights reserved. 7

8 STRUKTUREN IM MICOS.KONZEPT: KOLOGIO/REVIO - Warenwirtschaft/Kologio: - Fachbereich = Standorte, Kostenstellen, Gewerbe Bsp. Holz oder Prozesse - Zuordnung von Arbeitsgruppen Fachbereich - Warenwirtschaft/Kologio Rechnungswesen/REVIO - Jeder Fachbereich wird einer FIBU-Firma zugeordnet. REVIO FIBU-Firma 1 FIBU-Firma 2 KOLOGIO Fachbereich 1 Fachbereich 2 Gruppe 1.1 Gruppe 1.2 Gruppe MICOS. All rights reserved. 8

9 STRUKTUREN IM MICOS.KONZEPT: BEVIA/PROVIA - Personalwesen/PROVIA: - Aus der PROVIA Verarbeitung werden SV-Beiträge an BEVIA zur Weiterberechnung an den Leistungsträger übergeben - Aus einem Abrechnungskreis in einen Bereich Provia Abrechnungskreis 1 Abrechnungskreis 2 - Gleiche Adressen für BEVIA Kunde und PROVIA Mitarbeiter - In BEVIA gibt es zusätzliche Kundendaten - In PROVIA gibt es zusätzliche Mitarbeiterdaten BEVIA - BEVIA ist das führende System Gruppe 1.1 Bereich 1 Gruppe 1.2 Bereich 2 Gruppe Gleiche Zeiten von BEVIA-Kunde und PROVIA Mitarbeiter - In BEVIA gilt eine Zeit pro Kunde und Bereich in PROVIA pro Personalnummer in einem Abrechnungskreis - es wird der Bereich gekennzeichnet, in dem eine Zeit aus PROVIA sichtbar werden soll (i. d. R. in der Werkstatt) - Aus Zeiten werden Bewegungsdaten für PROVIA generiert 2017 MICOS. All rights reserved. 9

10 STRUKTUREN IM MICOS.KONZEPT: KOLOGIO/BEVIA - Warenwirtschaft/KOLOGIO: - Untergliederung in Fachbereiche - Abwicklung von Kundenaufträge und / oder Einkauf - Fertigung wird über Arbeitsgruppen abgewickelt - Die Gruppe wird für den Fertigungsprozess gebraucht KOLOGIO BEVIA Fachbereich 1 Fachbereich 2 Bereich 1 Bereich 2 Arbeitsgruppe 1.1 Arbeitsgruppe 1.2 Arbeitsgruppe 2.1 Gruppe 1.1 Gruppe 1.2 Gruppe Verbindung von Warenwirtschaft/KOLOGIO und Sozialwirtschaft/BEVIA - Eine BEVIA- Gruppe kann gleichzeitig eine KOLOGIO- Gruppe sein - Dies ist meistens der Fall, wenn die BEVIA- Gruppe in der Werkstatt angesiedelt ist - BEVIA-Wohngruppen sind keine Gruppen für KOLOGIO - Eine KOLOGIO- Gruppe muss aber nicht gleichzeitig eine BEVIA- Gruppe sein - z. B. wenn BEVIA gar nicht eingesetzt wird 2017 MICOS. All rights reserved. 10

11 STRUKTUREN IM MICOS.KONZEPT: REVIO - Rechnungswesen/REVIO: REVIO können beliebig viele Firmen angelegt werden mit allen Möglichkeiten. - Die Firma kann nur der Finanzbuchhaltung dienen kann nur der Kostenrechnung oder gleichzeitig Fibu und Kore dienen kann als Konsolidierungsfirma für mehrere Fibu-Firmen dienen kann nur der Anlagenbuchhaltung oder gleichzeitig Fibu und Anlagenbuchhaltung dienen Mehrere Anlagefirmen können in eine Fibu-Firma integrieren - Mehrere Fibu-Firmen können in eine Kore-Firma integrieren Kasse Es gibt beliebig viele Kassen, die jeweils in eine Firma integriert sind. REVIO FIBU-Firma 1 Kasse 1.2 Kasse 1.3 Kasse 2.1 FIBU-Firma 2 Kasse 2.2 Kasse MICOS. All rights reserved. 11

12 AM ANFANG WAR DIE ADRESSE - Adressen stehen produktübergreifend zur Verfügung - Typische Beispiele: - Kunde in BEVIA = Mitarbeiter in PROVIA - Kunde in BEVIA = Debitor in REVIO - Mitarbeiter in BEVIA = Mitarbeiter in PROVIA - Leistungsträger in BEVIA = Debitor in REVIO - Kunde in KOLOGIO = Debitor in REVIO - Lieferant in KOLOGIO = Kreditor in REVIO - Adressen aus MICOS.konzept für Kundenbeziehungsmanagement nutzen - Serienbriefe (Einladungen ) - Angebote an Werkstattkunden - Workflow Fachausschusssitzung - Spenderverwaltung und Fundraising - Adressen extern nutzen (z.b. über Auswertungstool selektiert) - Adressen mit Kommunikationsverbindung nach Outlook exportieren - Adressen an Officeprogramme übergeben 2017 MICOS. All rights reserved. 12

15 WAS BEINHALTET DENN BASIS? - Portal-Management (Pflicht, unabhängig vom Umfang der Software-Nutzung) - Die Nutzung der gesamten Software ist nur über das Portal möglich, daher liegen hier die Grundlagen der gesamten Bedienung - Benutzerverwaltung (Pflicht, unabhängig vom Umfang der Software-Nutzung) - Ohne entsprechende Berechtigungen ist der gesteuerte Zugriff auf Inhalte nicht möglich, womit auch das Thema Datenschutz Beachtung findet - Adressen- Management (Pflicht, unabhängig vom Umfang der Software- Nutzung) - Eine eindeutige und einheitliche Erfassung von Daten ist umso wichtiger zu organisieren für eine spätere Nutzung, Auswertung etc. - Parameter-Management (Pflicht, unabhängig vom Umfang der Software- Nutzung) - Immer wiederkehrende Angaben (z.b. Anrede ) müssen vorbereitet werden - Baumstrukturen (Bestandteil der Organisationsstruktur) - Darstellung eigener Strukturen sowohl zu Auswertungszwecken als auch zur Umsetzung der Berechtigung auf Daten innerhalb der Benutzerverwaltung 2017 MICOS. All rights reserved. 15

16 WAS BEINHALTET DENN BASIS? - Dokumentenmanagement (Option innerhalb jedes Produktes) - Neben der Funktion der automatisierten Belegablage in den Produkten: - BEVIA: Rechnungen, Gutschriften - KOLOGIO: Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine etc. - PROVIA: Verdienstnachweise etc. - REVIO: Monatsabschlüsse etc. - gibt es pro Produkt die Nutzungsmöglichkeit der Elektronischen Akte : - BEVIA: Kunde, Bereich, Leistungsträger, Arzt etc. - KOLOGIO: Lieferant, Artikel, Kunde etc. - PROVIA: Mitarbeiter, Bewerber etc. - REVIO: Personenkonto, Spender etc. - sowie des Posteingang (Dokumente im elektronischen Ablauf), d.h.: - Frei definierbare Ablage und Weiterleitungsmöglichkeiten unabhängig vom Produkt, um einen internen Workflow abzubilden 2017 MICOS. All rights reserved. 16

17 WAS BEINHALTET DENN BASIS? - Auswertungstool (Bestandteil jedes Produktes innerhalb MICOS.konzept) - Vielseitige Möglichkeiten der Auswertung im jeweiligen Produkt oder produktübergreifend, Erstellung eigener Auswertungen - Ergänzende Informationen (Option innerhalb jedes Produktes) - Erstellung eigener Register bzw. Felder zur Datenerfassung inkl. Auswertungsmöglichkeit, der Masken-Generator - Termine (Option produktübergreifend) - Kalender für alle wichtigen Termine, der automatisiert durch Dateneingaben gefüllt wird oder mit eigenen Terminen bestückt werden kann - Nachrichten (Option produktübergreifend) - Internes Benachrichtigungssystem über Datenänderungen inkl. Link auf den Datensatz, optionale Anbindung von Outlook zur externen Benachrichtigung - Individuelle Arbeitsplatzgestaltung (Option produktübergreifend) - Beginnend mit der Bedienung des Portals schließt sich hier der Kreis, da diverse Einstellungsmöglichkeiten die Bedienung vereinfachen sollen 2017 MICOS. All rights reserved. 17

20 WAS IST ZU TUN? - Herausarbeiten von relevanten (Basis-)Themen - Was ist in welcher Reihenfolge interessant für die Einrichtung? - Was ist ggf. heute schon ähnlich vorhanden? - Benennung von Verantwortlichen - Technische Verantwortung (IT) vs. Inhaltliche Verantwortung (MKK) - Projektgruppe, Key-User, Multiplikatoren - Umsetzung notwendiger Schritte unabhängig von neuen Themen - Berechtigungskonzept! - Inhaltliche Abstimmung (Datenpflege, Parameter ) - Aufbau der Daten pro Handlungsfeld (Stamm- u. Bewegungsdaten) - Weitere konzept-bausteine - DMS (Vorbereitung revisionssichere Dokumentenablage) - Weitere Themen, die interessant sind? 2017 MICOS. All rights reserved. 20

22 DAS IST MICOS.KONZEPT Spezielle Branchenlösung durch unterstützende Software MICOS konzept. Technik Datenbank Software Einführung MICOS. konzept Moderne Technologie im Hintergrund Beratung, Schulung, Dienstleistungen 2017 MICOS. All rights reserved. 22