FFICE HELP. Büroorganisations- und EDV-Beratung. Seminarzentrum Denk Mal Software-Lösungen Michael Willomitzer Terminorganisation

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1 FFICE HELP Seminarzentrum Denk Mal Software-Lösungen Michael Willomitzer Terminorganisation mit Lotus Notes und Ourlook Zukunftsorientiere Wer? Wo? Ablage Dokumentenmanagement Was? Informationsmanagement Projektorganisation Chef- Entlastung Wiederkehrende Tätigkeiten Vorlagen/ Checklisten *.dot/*.xlt Arbeitstechnik Entwicklung des Arbeitsplatzes vom Arbeitsplatz hier. aus dem Internet entnommen Um 1900 Papier und Kopf zur IT-Organisation Michael Willomitzer 1

2 Fax-Kopierer- Scanner-Drucker Laptop Smartphones Spracherkennung - Kopfhörer und Diktiergerät multifunktionales Telefon CRM= Behörden-, Bürger- und Adress-Verwaltung Workflow Enterprise Dokumentenmanagement Informationsmanagement Content- Management Informationen über Wissensträger Telefonnummern Office Help als Herz der Organisation Adressen Termine WO? Dateien Wer? Was? Notizen Vorlagen Protokolle alle Dateien, die im Explorer geöffnet werden können CRM WEB-Seiten Präsentationen -Adressen Zeitschriften Faxnummern Fotos HTML Word Excel Grafik PowerPoint Outlook Alles an einer Stelle abfragbar Michael Willomitzer 2

3 Rückgrat = mögliche Struktur Rückgrat = mögliche Struktur Grundstruktur = Bereiche aus dem Gemeindebetrieb lt. Voranschlag siehe Präsentation Alle Daten sind auf jeden Fall automatisch beim Gemeindebürger oder bei der Partnerinstitution (Verein, Behörde, Förderstelle usw. abgelegt) Papierablage spiegelt die Grundstruktur wider. Finden statt Suchen an einer Stelle Alle Daten sind auf jeden Fall automatisch bei der Adresse oder bei der Institution (Firma, Verein, Behörde, Förderstelle usw. abgelegt) Papierablage spiegelt die Grundstruktur wider. Finden statt Suchen an einer Stelle Prozess beim Posteingang Information/ Dokument Erfolgsfaktoren alternative Merkform - DB Welcher Wert? Prüfwert gezielter Einsatz ohne Wert Ablage/Archiv Bearbeitung Eigener Schreibtisch Weiterleiten geeignete Software Papierkorb/ physisch und elektronisch Physischer Schreibtisch Virtueller Schreibtisch Evidenz Erledigung Ablage/Archiv funktionierendes Netzwerk Michael Willomitzer 3

4 Arbeitsplatz-Organisation Teil des Wissensmanagements Wir-Gefühl erzeugen... Zukunftsorientierte Arbeitstechnik basiert auf drei Säulen: Technik Organi -sation Disziplin Netzwerk Technik Mensch = WIR Adressen Firma Alle Dokumente und Informationen Ansprechpartner Adressen, Telefon-, Faxnummern und - sowie Internet-Adressen Durch Anklicken direkt zum Dokumenten Management Faxnummern -Adressen Telefonnummern Webseiten Michael Willomitzer 4

5 Alle Infos zu einer Adresse Dokumente = DMS Zugang Doc./Notizen Dynamische Dokumentverwaltung ISO-Ablage - Projektverwaltung Informationen Dynamisches DMS vorbereitete Views alles, was heute fällig, überfällig oder in Zukunft fällig ist Favoriten Dynamisches DMS selbst definierte Favoriten = eigener Arbeitsplatz im System Michael Willomitzer 5

6 Ordner/Trennblätter Dynamisches DMS Ordner und Firmen automatisch generiert Volltextsuche Volltextsuche in den Notizen = alle Infos und Dokumente nach Datum geordnet Volltextsuche alle Informationen und Dokumente, die mit Office Help zu tun haben. Suchmodul Suchmodul Volltextsuche - Kombination Alle Dokumente, die von anna zwischen 24. und erstellt worden sind Michael Willomitzer 6

7 Versand Alle Dokumente, die zwischen und per versandt worden sind. Volltextsuche Volltextsuche in den Notizen = alle Infos u. Dokumente nach Datum genaue Info der Volltextsuche: alle Dokumente, die mit Ablage zu tun haben Projektsuche Projektsuche Unserer Dokumenterstellung 1. Schritt über Firma oder Partner heraussuchen 2. Schritt Dokument erstellen und Vorlage auswählen 3. Schritt Dokumente werden automatisch bei der Adresse oder zusätzlich beim Projekt abgelegt Michael Willomitzer 7

8 Dokumentvorlagen Datenbank WPSU Erstellen von s Einbinden von s Und Faxen Einbinden von s und von Faxen 1. Schritt Anschauen und markierte Mails einbinden Einbinden 2. Schritt Dokumente werden automatisch bei der Adresse oder zusätzlich beim Projekt abgelegt Michael Willomitzer 8

9 Versand aus der Dokumentverwaltung Als pdf aus der Dokumentverwaltung per versenden Als Fax aus der Dokumentverwaltung per versenden Was finden wir ALLES an einer Stelle? CRM Kunden, MitarbeiterInnen, Partner, Behörden usw. Briefe und Faxe s Präsentationen Rechnungen Scans und beliebige Dateien Informationen - Notizen Michael Willomitzer 9

10 Arbeitsplatzorganisation Jeder Zettel hat einen Termin! Setzen der Wiedervorlage Kombination mit Outlook Überwachen der Wiedervorlage für den einzelnen Mitarbeiter automatisch bei den Notizen oder im Outlook-Kalender für die gesamte Firma: in der dynamischen Dokumentverwaltung Der organisatorische Weg Präsentation eines Dokumentenmanagementsystems zur Motivation der MitarbeiterInnen durch externen BeraterIn. Bestimmen einer Projektleiterin mit entsprechendem Zeitbudget. Anlegen eines Projekts mit externen BeraterIn. Anschaffung der notwendigen Hard- und Software unter Beachtung aller Anforderungen. Erstellung von Datenüberleitungsprogrammen zu weiteren bestehenden Branchenlösungen. Besserer Überblick und Erkennen des Nutzens für die gemeinsame Arbeit. Eine Verantwortliche, die den Prozess begleitet und kontrolliert und bei Meilensteinen auch eventuell adaptiert. Genauer Überblick über Mitarbeiterinnenressourcen und Kosten. Das System funktioniert von Anfang an sehr gut. Die anderen Programme werden sofort eingebunden und Daten müssen daher nur mehr an einer Stelle erfasst und gewartet werden. Der organisatorische Weg Der organisatorische Weg Übernahme der Adressdaten aus alten Beständen (Excel, Outlook, alten Access-Datenbanken, Branchenpaketen etc.). Erstellung eines Ablageplans mit externen BeraterIn in Querverbindung zur bisherigen Ablage. Sichern der bisherigen Dokumente. Organisation der Vorlagen (Dokumentvorlagen, Mustervorlagen, Präsentationsvorlagen, Projektvorlagen etc.). Bisherige wichtige Geschäftsinformationen stehen sofort zentral zur Verfügung. Gemeinsame Struktur, die von allen jederzeit im System abrufbar ist und auch neuen Mitarbeiterinnen den perfekten Überblick gibt. Damit ist der Zugriff für alle Fälle auch später noch gesichert. Gemeinsame Corporate Identity und raschere Erstellung von Briefen, Faxen, Verträgen, Protokollen, Präsentationen etc. Verteilung der Kenntnisse an alle anderen Mitarbeiterinnen durch eine gemeinsame Motivationsschulung mit Organisationsabsprache. Einschulung der Mitarbeiterin (meist der Projektleiterin), die die Organisation des Dokumentenmanagements übernehmen wird. Ständige Betreuung durch die Projektleiterin. Alle haben sofort den gleichen Wissensstand, fühlen sich eingebunden, und außerdem können sie sich danach gegenseitig helfen. Damit ist gesichert, dass das Wissen um das Dokumentenmanagement innerhalb des Unternehmens vorhanden ist. Dies bringt in der Zukunft jederzeit Erkennen von Problemen und damit Abhilfe. Michael Willomitzer 10

11 mit dem Buch Wissen Wo, Wissen Wie in der Praxis wünschen Anna Willomitzer und Walburg Ernst Michael Willomitzer Software-Entwicklung Seminarzentrum Büroorganisations- und EDV-Beratung Purkersdorfer Straße St. Pölten Tel.: ( ) Fax.: ( ) willo@denkmal.at Michael Willomitzer 11

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