Landkreis Hameln-pyrmont. und Dokumentenverwaltung mit nscale

Transkript

1 Landkreis Hameln-pyrmont Rechtssichere Archivierung und Dokumentenverwaltung mit nscale

2 Anforderungen: entsprechung der rechtlichen Anforderungen steigerung der Effizienz in der Auftragsbearbeitung einführung einer digitalen Rechnungsbearbeitung skalierbares und flexibles System Lösung: nscale 6 als zentrales Archiv- und Dokumentenmanagement-System kern: nscale Server clients: nscale Desktop (Single Sign-On ) nscale Desktop Web Lösung: nscale for SAP scanner-hardware: Kodak i260 Erfolge: konzentration auf das Kerngeschäft und nicht auf die Suche nach Daten revisionssichere Archiv ierung reduzierung der Papier archive

3 Über Über den Landkreis Hameln- Pyrmont Der Landkreis Hameln-Pyrmont gehört mit einer Größe von 796 qkm und einer Einwohnerzahl von fast zu den dichter besiedelten Kreisen in Niedersachsen. Acht Städte und Gemeinden bilden seit der Verwaltungs- und Gebietsreform der 70er Jahre den Landkreis: Neben Hameln, das altehrwürdige Staatsbad Bad Pyrmont, die Städte Hessisch Oldendorf und Bad Münder, die Flecken Aerzen, Salzhemmendorf, Coppenbrügge und die Gemeinde Emmerthal. Der Wirtschaftsraum Hameln- Pyrmont ist gekennzeichnet durch eine ausgewogene mittelständische Industrie mit Handel, Handwerk, Tourismus, Gesundheit und Erholung. Über KDO Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg - KDO - ist der kommunale IT-Dienstleister für die Entwicklung, Pflege und Beratung kommunaler Fachsoftware, übernimmt zentrale Dienste (ASP)und steht für sämtliche kommunalen IT-Dienstleistungen wie Softwareeinführungsprojekte und umfassende Schulungen zur Verfügung. Die KDO, mit ihrem Hauptsitz in Oldenburg und der Geschäftsstelle in Bremervörde, ist heute für 66 Verbandsmitglieder und für ca. 300 Vertragskunden hauptsächlich in Niedersachsen tätig. Kerngeschäft ist dabei die Entwicklung, Bereitstellung, Beratung und Pflege von Fachanwendungen für Kommunalverwaltungen.

4 Optimale Zusammenarbeit Der Landkreis Hameln-Pyrmont bearbeitet ein monatliches Volumen von mehr als 2500 Rechnungen. Dies entspricht mindestens Seiten rechtsrelevanter Dokumente. In weniger als drei Monaten wurden im Rahmen eines gemeinsamen Projekts zeitgleich SAP als auch nscale implementiert. Die Einführung von SAP betreute der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

5 Digitale Eingangs rechnungs bearbeitung Bei der Ablage von Eingangs rechnungen setzt der Landkreis das Szenario Spätes Ablegen mit Barcode ein. Beim Buchen der Eingangs rechnungen wird eine entsprechende Anordnung ausgedruckt, welche einen Barcode enthält. Seine Speicherung in SAP macht eine manuelle Barcode erfassung überflüssig. Die Eingangs rechnung wird durch den Buchungs prozess geleitet und abschließend gescannt und archiviert. Der Barcode wird dabei automatisch erkannt, an SAP gemeldet und eine Verknüpfung zwischen gebuchtem Beleg und Dokument hergestellt. Anschließend können die Dokumente in SAP recherchiert und angezeigt werden. benötigt. Es müssen lediglich der Ordnername und die berechtigten Personen erfasst werden. Die Applikation erledigt den Rest. Um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und die Effizienz in der Bearbeitung zu steigern, haben wir uns dafür entschieden, unkompliziert in das Thema digitale Rechnungsbearbeitung einzusteigen. Ein skalierbares und vor allem zuverlässiges System war für unsere Anforderungen unabdingbar. nscale hat uns überzeugt, da es als Standardprodukt in der Lage war, unsere architektonischen und funktionalen Anforderungen vollständig abzudecken. Die elektronische Recherche ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft und nicht auf das Suchen zu konzentrieren. Rainer Thielke, Leiter Referat Personal/IT/Presse des Landkreises Hameln-Pyrmont.

6 Intelligente Recherche mit nscale Desktop Zusätzlich können die Mitarbeiter sämtliche in SAP abgelegten Dokumente recherchieren. Dabei stehen dem Anwender die SAP-Attribute auch in den Suchmasken des nscale Desktop zur Verfügung. Die Replikation dieser Attribute erfolgt automatisch mit dem nscale for SAP Replication Service. Perfektes Informationsmanagement Die Dokumentenmanagement- und Archivlösung des Landkreises besteht aus der nscale-plattform mit den Komponenten nscale Server, nscale Desk top und nscale for SAP sowie den entsprechenden Hardware-Komponenten. Über das Speichern der geschäftsbezogenen Dokumente hinaus bietet nscale zusätzlich deren revisionssichere Archivierung sowie den unternehmensweiten Zugriff auf die abgelegten Daten über den nscale Desktop, der auf jedem Mitarbeiter PC der Kreisverwaltung installiert ist.

7 Schnelle Reaktion Hoher Kundennutzen DSW21 ist somit nun in der Lage, schnell auf Anforderungen im Hause zu reagieren, ohne auf Entwicklungszeiten Rücksicht zu nehmen. Die beauftragenden Fachbereiche erhalten in kürzester Zeit Zugriff auf ihre Daten in elektronischer Form. Die Prozesskosteneinsparungen sind hierbei so offensichtlich, dass ein ROI innerhalb kurzer Zeit zu erwarten ist. Darüber hinaus wird dem Kunden ein Instrument an die Hand gegeben, die Nutzung der Lösung ohne ein aufwendiges Rollout flexibel zu steuern. Für die Zukunft gewappnet Im nächsten Projektschritt ist die Umsetzung der Anforderungen hinsichtlich Workflow mit integrierter digitaler Signatur geplant. Basis dieser Planung sind die neuen EU-Dienstleistungsrichtlinien. Hiernach ist die öffentliche Hand künftig verpflichtet, jeden Kunden elektronisch in festgelegten Zeiträumen zu bedienen. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Genehmigung des Antrages soll der Kunde an die Hand genommen werden. Diese europaweit geltende Regelung setzt voraus, dass die zuständigen Behörden vorbereitet sind. Darüber hinaus soll die herkömmliche Archivfläche begrenzt werden. Bis zum sollen die Papierarchive dauerhaft eingefroren sein. Voraussetzung hierfür ist eine flächendeckend laufende digitale Alternative. Zusätzlich bietet das Projekt auch die Gelegenheit, die bestehenden Prozesse auf ihr Optimierungspotential zu prüfen.

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: info@ceyoniq.com Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.