LEXSCAN 1.5 OPTIMIEREN SIE DEN ABLAUF IHRES DOKUMENTENMANAGEMENTS

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1 LEXSCAN 1.5 OPTIMIEREN SIE DEN ABLAUF IHRES DOKUMENTENMANAGEMENTS

2 OPTIMIEREN SIE DEN ABLAUF IHRES E-WORKFLOWS! LEXSCAN-DATENBANK-DIENST Der Lexscan-Datenbank-Dienst liest die RA-MICRO-Datenbank aus und stellt die Daten für die die weitere Verarbeitung im Scan-Prozess zur Verfügung. LEXSCAN-KONNEKTOR mit RA-MICRO Button im Canon Display Der Konnektor ist für alle ecopy ShareScan 5.4 Versionen verfügbar und liest die Datenbank von RA-MICRO aus, welche vom LEXSCAN-Datenbank-Dienst zur Verfügung gestellt wird. Auf den folgenden Seiten wird der Funktionsumfang Schritt für Schritt für Sie erläutert.

3 Es kann ausgewählt werden in welches Postfach gescannt werden soll. 1 Durch die Verknüpfung mit den Daten aus RA-MICRO, werden vorhandene Daten wie Aktennummer oder Mandant automatisch angezeigt und können ausgewählt werden. Durch die automatische Anzeige, entfallen lange Eingabearbeiten. 2

4 Nach Auswahl der Akte bzw. des Mandanten, werden informativ die Aktenlangbezeichnung und der jeweilige Sachbearbeiter angezeigt. Nun kann noch die Beteiligtenart ausgewählt werden, welche automatisch aus der Datenbank ausgelesen und als Vorschlag angezeigt wird. 3 Zusätzlich können dann noch Schlagwort, Rubrik und Bemerkung eingegeben werden. Hier werden ebenfalls aus der Datenbank Daten geliefert, um lange Eingabearbeiten zu vermeiden. Selbstverständlich werden auch hier Vorschläge gemacht. 4

5 Ein sprechender Dokumentenname wird angezeigt und kann auf Wunsch noch angepasst werden. 5 Nach der Eingabe des Dateinamens, wird der Scan an den zentralen E-Postkorb oder den ausgewählten Postkorb in RA-MICRO übermittelt. 6

6 Wenn die Dokumente aus dem Postkorb gesendet wurden, erscheint das jeweilige Dokument in der E-Akte mit den übermittelten Parametern. 7

7 LEXSCAN 1.5 LEXSCAN BIETET INDIVIDUELLE ALTERNATIVEN FÜR DEN ARBEITSABLAUF ZUR VERARBEITUNG UND ARCHIVIERUNG EINGEHENDER DOKUMENTE IN VERBINDUNG MIT DER KANZLEISOFTWARE RA-MICRO. LEXSCAN unterstützt Arbeitsabläufe, bei denen vor dem eigentlichen Scan eine manuelle Vorverarbeitung stattfindet. Z.B. handschriftliche Notizen, Verfügungen etc. die mit gescannt werden sollen. Das Dokument wird von einer Sekretärin oder dem Sachbearbeiter im Anschluss am Canon-System eingescannt und über das Display mit Aktennummer, Beteiligter, Schlagwort und Bemerkung versehen. Je nach Kanzlei-Procedere können die Dokumente im Anschluss direkt an den Mandanten zurückgegeben, oder, bei entsprechender Vorschrift, im Original aufbewahrt werden. Zusammenfassung Mit LEXSCAN können individuelle Arbeitsabläufe der Kanzlei in Verbindung mit RA-MICRO unterstützt und vereinfacht werden. Die Kanzlei spart durch elektronische Speicherung Stellfläche für Aktenschränke. Dokumente können früher zurückgesendet oder vernichtet werden. Die aktenorientierte Ablage kann auf die wenigen im Original erforderlichen Dokumente beschränkt werden. LEXSCAN-LABELTOOL / LEXSCAN-DACKBLATTTOOL Posteingang hohe Zeiteinsparung - schnelle maschinelle Zuweisung durch LEXSCAN-Barcodeetikett an - schnellerer Arbeitsablauf durch Stapel- statt Einzelverarbeitung Fehlerreduzierung - einmalige Bearbeitung der Dokumente - keine Dokumentenzuweisung per Hand nötig durch einfache Etikettierung - individuell und optimal gestaltbare Abläufe für Kosten- und Leistungseffizienz - flexibler Workflow - gesparte Zeit garantiert konzentriertes Arbeiten der Angestellten Zuordnung und Verschlagwortung > LEXSCAN-Etikett / LEXSCAN-Deckblatt OPTIONAL Optimieren Sie den Ablauf der Dokumentenzuordnung zusätzlich! Stapelscan und automatische Übergabe an das E-Postfach von RA-MICRO

8 ZWEI STARKE PARTNER - EIN PERFEKTER WORKFLOW Kontakt Professioneller Partner von Kanzleien rund ums Drucken, Scannen und Kopieren Spezialist für intelligente, individuelle und zukunftsorientierte Printlösungen Premier Partner von Canon, einem der weltweit führenden Hersteller von innovativen und leistungsfähigen Printsystemen Lederer GmbH Nördliche Ringstraße Ingolstadt Drahtzieherstraße Roth Bereitstellung der anforderungsgerecht konfigurierten Hardware für LEXSCAN 1.5 Telefon - Ingolstadt: +49 (0) Telefon - Roth: +49 (0) info@lederer-printmanagement.de Spezialist für Kanzleiorganisation und maßgeschneiderte Organisationskonzepte umfassende Beratung, Schulung und Begleitung auch nach der Implementierung zur nachhaltigen Effizienzsteigerung weitere Serviceleistungen wie Netzwerkadministration, Exchange Hosting, Fernwartung Bereitstellung der RA-MICRO-Spezialsoftware für den perfekten Workflow von LEXSCAN 1.5