SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

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1 SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

2 SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan ist eine intelligente Scanlösung, mit der Sie Dokumente mühelos erfassen und Kopien an beliebige Stellen im Netz weiterleiten, direkt von Ihrem Sharp MFP. Ein Tastendruck und die Auswahl des Speicherordners für das Dokument genügen! Dokumente lassen sich so schnell und effizient in jeden digitalen Workflow integrieren. SimplifyScan sorgt dafür, dass jedes Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im richtigen Ordner abgelegt wird. Möglich sind Archivdateien, wie PDF oder PDF/A, oder bearbeitbare Formate, wie Word oder Excel. Über SimplifyScan kommunizieren Sie in Echtzeit bidirektional mit Ihrem Netzwerk bzw. Ihrer Datenbank. Der Speicherort lässt sich bequem über das Display des Sharp MFP auswählen, indem Sie die einzelnen Ordner durchblättern und/oder Registerkarten und Filter verwenden. Prozesse, die bisher manuell erledigt werden mussten und mehrere Minuten in Anspruch nahmen, werden jetzt innerhalb von Sekunden automatisch abgearbeitet. SimplifyScan kombiniert Erfindungsgabe mit Benutzerfreundlichkeit. Das Ergebnis: Eine leicht zu verwendende und intuitive Scanlösung, die sich in alle Geschäftsprozesse integrieren lässt. DIE HAUPTVORTEILE Preisgünstig und benutzerfreundlich Fügt sich nahtlos in vorhandene Workflows ein Einfache Handhabung über programmierbare Tasten Optimierte Produktivität und Effizienz Zieldateien mit durchsuchbarem Text Scannen in beliebige Anwendungen und Verzeichnisse SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

3 DIGITALE ARCHIVIERUNG WAR NOCH NIE SO EINFACH WIE MIT SIMPLIFYSCAN! Scannen Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur Das zu scannende Dokument wird einfach in den Sharp- Multifunktionsdrucker (MFP) eingelegt. Der Speicherort des gescannten Dokuments kann am Display des MFP ausgewählt werden. Jeder Benutzer kann sogar seine eigene Windows-Dateistruktur anzeigen und/ oder mit Registerkarten und Filtern den gewünschten Speicherordner auswählen. Auch neue Ordner können direkt am MFP-Display erstellt werden. SimplifyScan kann automatisch basierend auf den im Dokument enthaltenen Daten wie Datum, Uhrzeit usw. an einer beliebigen Stelle in der Dateistruktur einen Ordner anlegen. Darüber hinaus können beim Scanvorgang weitere Daten hinzugefügt werden. Diese Daten werden z. B. für den Dateinamen oder zur Angabe von Dokumenteigenschaften verwendet. Nach Drücken der Start-Taste wird das Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im gewünschten Ausgabeformat und Verzeichnis gespeichert. Resultat: Dank hochentwickelter Scanfunktionen arbeiten Sie deutlich produktiver. In jede Geschäftsanwendung scannen SimplifyScan kann Dokumente scannen und an der gewünschten Stelle in Ihrer Windows-Dateistruktur ablegen. Wenn Sie jedoch eine andere Anwendung, wie z. B. eine Finanz-, Dokumentenmanagement-, CRM-, ERP- oder Kanzleisoftware verwenden, sind alle Daten über die Geschäftspartner, Rechnungen usw. in der jeweiligen Datenbank aufgeführt. In diesem Fall wäre es viel einfacher, Dokumente direkt in diese Anwendung zu scannen und auch dort zu speichern. SimplifyScan kann die Dokumente direkt am richtigen Platz in Ihrer spezifischen Anwendung ablegen. Beantworte dazu lediglich eine oder zwei Fragen am Display des Multifunktionsdruckers. Weitere Informationen über die Anbindung an solche Anwendungen finden Sie auf

4 FUNKTIONEN UND VORTEILE IN JEDE GESCHÄFTSANWENDUNG SCANNEN Scannen und speichern Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur, Microsoft SharePoint oder Ihre Geschäftsanwendung. SimplifyScan arbeitet in Echtzeit mit der spezifischen Anwendung in Ihrem Unternehmen zusammen. Sie können SimplifyScan mühelos in Ihre vorhandenen Prozesse integrieren. Produktivität und Effizienz steigen. - Gesteigerte Produktivität und Effizienz - Nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Workflows - Scannen direkt in Ihre Windows-Dateistruktur, - Anwendung, Standardverzeichnis oder Geschäftsanwendung - Direktes Scannen an eine -Adresse über LDAP DURCHSUCHBARE PDF- UND PDF/A-DATEIEN (OCR) Mit SimplifyScan können erfasste Dokumente zur Archivierung in durchsuchbare PDF- und PDF/A- Dateien konvertiert werden. Durch OCR (optische Zeichenerkennung) werden die Dokumente durchsuchbar. Gescannte Dokumente lassen sich dadurch leichter finden und abrufen. - Problemloses Abrufen von Dokumenten - Durchsuchbare Dokumente - Hinzufügen von PDF-Dateieigenschaften - Anhängen neuer Scans an vorhandene PDF-Dateien -FÄHIGKEIT SimplifyScan kann gescannte Dokumente direkt an eine -Adresse senden. Nach dem Scannen konvertiert SimplifyScan das Dokument in eine PDF-Datei mit durchsuchbarem Text und hängt diese an eine neue an. Mithilfe eines LDAP-Connectors können Sie im adressbuch den gewünschten Kontakt suchen und das Dokument mit einem einfachen Tastendruck versenden. Eine Kopie der wird automatisch im Ordner Gesendete Objekte Ihrer Mailbox gespeichert. - Schnelles Versenden gescannter Dokumente per - Gesteigerte Effizienz - Problemloses Abrufen versandter Objekte BATES-STEMPEL UND REVISIONSPFAD Mit Bates-Stempeln können Sie beim Scannen Rechtsund Geschäftsdokumente durchnummerieren oder mit Datums-/Uhrzeitmarkierungen versehen, um ihre Rechtsgültigkeit oder Vollständigkeit zu gewährleisten. Text und Nummerierung sowie Position und Ausrichtung des Stempels sind frei wählbar. - Gewährleistung der Authentizität durch fortlaufende Nummerierung oder Markierung - Optionale Aufzeichnung durch das System in einer Prüfdatei SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

5 ZAHLREICHE AUSGABEFORMATE SimplifyScan kann gescannte Dokumente in verschiedene Ausgabeformate wie PDF, JPG, TIFF, Word, Excel oder OpenOffice konvertieren. Für Dokumente, die nach dem Scannen weiterbearbeitet werden sollen, können Sie Word erwenden; zum Archivieren ist das PDF-Format ideal. - Ausgabe in bearbeitbaren Dateiformaten - Ausgabe als Archivdatei- Bildausgabe PERSONALISIERTE VORLAGEN UND AUTHENTIFIZIERUNG Melden Sie sich einfach mit einem eindeutigen Active Directory-Nutzernamen oder Namen/Passwort an. Oder, je nach verwendeter Authentifizierungsmethode, ziehen Sie Ihre Chipkarte durch oder geben eine PIN ein. Nach der Authentifizierung wird Ihr Nutzername angezeigt und es wird Ihr persönliches Scan-Menü aufgerufen. Die Angabe einer -Adresse oder eines Standardverzeichnisses ist nicht nötig alle Daten werden von Active Directory oder der lokalen Benutzerdatenbank abgerufen. Damit kommt jedes Dokument sicher und präzise ans Ziel. - Personalisierte Scanvorlagen - Dokumente kommen sicher und präzise ans Ziel - Sie scannen ohne Eingabe zusätzlicher Daten an Ihre persönlichen Speicherziele DATENERKENNUNG Mit Zone OCR können Sie Dokumente automatisch verarbeiten. Erstellen Sie eine Suchoption für Werte, die in Dokumenten enthalten sind, oder treffen Sie eine Vorauswahl der Bereiche, in denen Metadaten zu finden sind. Die Werte werden in die Eigenschaften der PDF-Datei übernommen und zum Benennen von Dokumenten, Erstellen von Ordnern und Weiterleiten von Dokumenten verwendet. Mit dem Barcode-Modul können außerdem im Dokument vorhandene Barcodes gelesen werden. SimplifyScan liest den Wert ab und extrahiert die Metadaten. Verwende barcodes zum Scannen in Stapelverarbeitung und mache die Eingabe von Metadaten am Gerät überflüssig. - Extrahieren von Daten aus Dokumenten - Scannen in Stapelverarbeitung KEINE CLIENT-ANWENDUNG SimplifyScan residiert auf einem zentralen Server und nur der IT-Adiministrator muss darauf zugreifen. Eine Installation der Software auf den einzelnen Clientcomputern der Benutzer ist nicht nötig. Die Installation ist einfach und es ist keine Benutzerschulung erforderlich, die Benutzer arbeiten direkt am MFP. - Keine Schulung erforderlich - Zentrale Installation, keine Installation auf lokalen Clientcomputern

6 EINFACHE SCHRITTE ZUR INTELLIGENTEN ABLAGE Schritt 1 Schritt 4 Drücken Sie die Start-Taste, um das Dokument zu erfassen und zu speichern. SimplifyScan liefert die gescannten Dokumente im gewünschten Ausgabeformat: PDF/A, JPEG, Excel, Word, TIFF oder OpenOffice. Schritt 2 Legen Sie das zu erfassende Dokument in den Sharp MFP ein. Schritt 5 Drücken Sie in der SimplifyScan-Oberfläche auf die vordefinierte Taste Ihrer Wahl und wählen Sie das Speicherziel für Ihr Dokument aus. Schritt 3 Das Dokument wird anhand Ihrer Eingabe am Sharp MFP im richtigen Netzwerkpfad und im gewünschten Ausgabeformat gespeichert. Sie können Dokumente nicht nur in Ihrer Windows-Ordnerstruktur, sondern auch in zahlreichen Anwendungen speichern: Finanzen/Buchhaltung, Dokumentenverwaltung, CRM, ERP oder Kanzleisoftware. Mit SimplifyScan ist eine bidirektionale Kommunikation zwischen dem Sharp MFP und Ihrem Netzwerk/Ihrer Datenbank möglich. Wählen Sie einfach am Display des Sharp MFP den gewünschten Speicherordner aus einer von Ihrer Datenbank erstellten Liste aus. SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

7 SHARP OSA: EINE NEUE DENKWEISE Alle in dieser Broschüre beschriebenen Funktionen basieren auf Sharp OSA (Open Systems Architecture), eine Entwicklungsplattform, mit der Ihr Multifunktionsdrucker im Büro zu einer Leitstelle für Dokumente im gesamten Unternehmen wird. Deshalb können die MFPs der neuen Generation so viel mehr als nur drucken, kopieren, faxen und scannen. Mit Sharp OSA geben Ihnen die neuen Geräte direkten Zugriff auf Ihre Netzwerkanwendungen und die Workflows werden schneller, einfacher und effizienter. Automatisierung für Genauigkeit und Effizienz Sharp OSA ist ideal für die Automatisierung und Optimierung von Routineaufgaben z. B. Scannen, Katalogisieren und Ablegen von Dokumenten. Die Effizienz steigt. Fehler werden vermieden. Einfache Integration und mühelose Implementierung OSA-Anwendungen von Sharp verwenden Protokolle und Benutzeroberflächen nach Branchenstandard und werden über das Netzwerk implementiert, was eine problemlose, schnelle Integration und Unterstützung ermöglicht. Eine Investition, die sich auszahlt Die OSA-fähigen MFPs von Sharp erleichtern jedem Nutzer im Unternehmen die tägliche Arbeit. Sie stehen nicht am Ende der Dokumentverarbeitung, sondern sind das Kernstück des Informationsflusses.

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