Prozessoptimierung durch DMS-Einsatz

Transkript

1 docufied for RA-MICRO Ulrich Schmidt Hamburg 04/2012

2 docufied for RA-MICRO Ihr Ansprechpartner Ulrich Schmidt Senior Consultant Firmenzentrale Kayhude (bei Hamburg)

3 docufied for RA-MICRO - Motivation docufied for RA-MICRO erweitert Ihre führende Kanzlei-Applikation um die intelligente, konfigurierbare Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ELO Anwender arbeiten in ihrer vertrauten Softwareumgebung sehr geringer Einarbeitungsaufwand Alle Dokumentenarten und Dateitypen können direkt einem Mandanten bzw. einer Mandantenakte zugeordnet werden Schneller Zugriff auf archivierte Belege

4 docufied for RA-MICRO - Abgrenzung "Die E-Akte ist kein herkömmliches Archivierungssystem mit dokumentenechter Ablage, sondern ein Dokumenten-auskunfts- und Einsichtssystem für den Einsatz im laufenden Kanzleibetrieb." [RA-MICRO] Die Web-Akte - ein gemeinsames Projekt der RA- MICRO Software AG und der e.consult AG ( - bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente mit Hilfe fortschrittlicher Sicherheits- und Verschlüsselungs-technologien über das Internet zwischen Kanzlei und Mandant auszutauschen. [e.consult] Was ist dann bitte die "ELO-Akte"?

5 docufied for RA-MICRO Vorteile / Nutzen Ein modernes DMS, wie z.b. ELO, ist mehr als nur ein Ablage- oder "Archiv"system: Digitalisierung von Dokumenten (Scannen) reduziert den "Papier- und Aktenberg" und erhöht die Verfügbarkeit von Informationen Die "digitale Akte" steht Ihnen auch unterwegs, z.b. beim Mandanten/vor Gericht, zur Verfügung (abgesicherter online Zugriff - auch via ipad - oder als offline-replikat) Workflowkomponenten unterstützen Ihre individuelle Kanzleiorganisation Versionskontrolle, Digitale Signatur und viele weitere Gründe

6 docufied for RA-MICRO Technologiekooperation mit dem Hersteller Aus der Produktbroschüre des Herstellers

7 docufied for RA-MICRO Integration 1 Konfiguration

8 docufied for RA-MICRO Integration 2 Interaktion

9 docufied for RA-MICRO Ablage direkt aus der Anwendung

10 docufied for RA-MICRO Ablagedialog 1 Interaktion

11 docufied for RA-MICRO Ablagedialog 2 Kann zusätzlich bei Bedarf eingeblendet werden, um weitere Kriterien erfassen zu können, die normalerweise von RA-MICRO aus der Akte nicht angeboten werden. Die Ablagestruktur in ELO basiert auf den hier verfügbaren Werten und kann frei konfiguriert werden.

12 docufied for RA-MICRO Ablage aus der ELO-Postbox 1

13 docufied for RA-MICRO Ablage aus der ELO-Postbox 2

14 docufied for RA-MICRO Ablage aus der ELO-Postbox 3

15 docufied for RA-MICRO Auffinden von Dokumenten 1

16 docufied for RA-MICRO Auffinden von Dokumenten 2 Interaktion

17 docufied for RA-MICRO Auffinden von Dokumenten 3 Interaktion

18 docufied for RA-MICRO Auffinden von Dokumenten 4 Hinweis: ab ELOprofessional 2011 "isearch" Autovervollständigung (search-as-you-type) Tippfehlerkorrektur (Spellchecker, meinten Sie?) Boolsche Suchfunktionalität (verknüpfte Suche) Synonymthesaurus DE, EN, FR Fundstellentext Filter (ConteXtoren) Linguistik: Einfache Lemmatisierung und Kompositazerlegung (siehe Produktdatenblatt: ELO isearch)

19 docufied for RA-MICRO Darstellung in ELO "virtuelle Akten" Freie Wahl der Aktenstruktur

20 docufied for RA-MICRO Darstellung in ELO "virtuelle Akten" A B A = Aktenorientierte Sicht B = Mandantenorientierte Sicht (physikalisch nur 1x vorhandenes Objekt) Freie Wahl "logischer Kopien" (zusätzliche Sichten)

21 docufied for RA-MICRO Quantitativer Nutzen Kein (bzw. sehr geringer) Platzbedarf für (verbleibende) Papierakten. Senkung von Material- und Raumkosten. Vermeidung von Kopier-/Papierkosten für die Verteilung in der Kanzlei. Durchschnittlich wird (ohne DMS) jedes Dokument 5 mal kopiert (IDC). Vermeidung von Kosten für die Wiederbeschaffung "vermisster" Unterlagen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Akten (entsprechende IT-Systemumgebung vorausgesetzt) nicht mehr verloren gehen. Hohe Zeit- und Kostenersparnis nicht nur bei der Suche von Dokumenten, sondern insbesondere auch bei der Weiterleitung von Dokumenten (an Mandanten/Gegner/Gerichte etc.).

22 docufied for RA-MICRO Qualitativer Nutzen Kein (bzw. sehr geringer) Platzbedarf für (verbleibende) Papierakten. Senkung von Material- und Raumkosten. Vermeidung von Kopier-/Papierkosten für die Verteilung in der Kanzlei. Durchschnittlich wird (ohne DMS) jedes Dokument 5 mal kopiert (IDC). Vermeidung von Kosten für die Wiederbeschaffung "vermisster" Unterlagen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Akten (entsprechende IT-Systemumgebung vorausgesetzt) nicht mehr verloren gehen. Hohe Zeit- und Kostenersparnis nicht nur bei der Suche von Dokumenten, sondern insbesondere auch bei der Weiterleitung von Dokumenten (an Mandanten/Gegner/Gerichte etc.).

23 Impressum docufied for RA-MICRO docufied Produktreihe Hersteller: id-netsolutions GmbH Hamburg Hagen Nürnberg Segeberger Str. 9-13a Kayhude (bei Hamburg) fon: +49 (0) fax: +49 (0) Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE

24 Copyright docufied for RA-MICRO Das vorliegende Dokument enthält urheberrechtlich geschützte Informationen. Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftliche Genehmigung der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Produktnamen sind nicht immer besonders gekennzeichnet. Marken, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Der Herausgeber behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Damit inbegriffen sind auch Änderungen in der Funktionalität der Software. Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Copyright by id-netsolutions GmbH 04 / 2012 All rights reserved