VIS-Scan. Intelligente Digitalisierung für die elektronische Aktenführung.

Transkript

1 VIS-Scan Intelligente Digitalisierung für die elektronische Aktenführung.

2 VIS-Scan Intelligentes Scannen so einfach wie nie. Die Herausforderung Die Behörden stehen mit dem Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes des Bundes im August 2013 und des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vor der Aufgabe, anstelle von Papierdokumenten die elektronische Wiedergabe dieser Dokumente in der elektronischen Akte aufzubewahren. Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit dem ersetzenden Scannen soll es zum Regelfall werden, die Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten. Der Scan-Prozess ist derzeit mit einem großen Zeit-, Personal- und damit Kostenaufwand verbunden und zudem durch eine hohe Fehlerquote gekennzeichnet. Insbesondere die Digitalisierung zahlreicher Altdokumente stellt für Behörden oft eine große Hürde dar. Die Vorteile auf einen Blick: Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse Einfache Bedienung Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen Vollautomatisierte Metadatenextraktion und intelligente Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen (z. B. Rechnung, Antragsformular, Erlass etc.) auf Basis von modernsten Verfahren der künstlichen Intelligenz Automatische Dokumententrennung (Trennseiten, intelligente Formularerkennung, Barcode) Intelligentes Texterkennungsmodul (OCR/OMR) Überprüfung/Validierung von erkannten Daten durch den Benutzer möglich Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Aufbereitung der Dokumente (z. B. Drehen, Nachscannen, Entfernen von Leerseiten) Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt von der Scan-Straße an die VIS-Akte möglich In Kombination mit weiteren Produkten der VIS-Suite hervorragende technische Grundlage zur Umsetzung der Technischen Richtlinie RESISCAN des BSI Die Lösung Die PDV-Systeme GmbH, Erfurt verfügt als einer der führenden E-Akte-Hersteller über große Markterfahrungen und kennt aus zahlreichen Projekten die Herausforderungen, vor denen die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung von Papierdokumenten steht. Um diesen Prozess beim Kunden effizient und kompatibel zur elektronischen Aktenführung zu gestalten, wurde im Unternehmen entschieden, ein intelligentes Scan-Produkt für die PDV-Produktfamilie VIS-Suite zu entwickeln. VIS-Scan ist unter Mitarbeit von Spezialisten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz entstanden. Das Produkt setzt auf neueste Erkenntnisse der Verfahren der künstlichen neuronalen Netze auf. Mit dem Produkt wurde eine hochmoderne, effiziente und zugleich einfach zu bedienende Software geschaffen. Das leistungsfähige Scan-Produkt gestattet hochautomatisierte, schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse. Das führt zu einer großen Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und enormen Zeitersparnis. Die Software ist mit einem Texterkennungsmodul ausgestattet und durch einen Scan-Konnektor mit dem DMS verbunden. Die Dokumente können von der Scan-Straße automatisiert an die VIS-Akte übergeben werden. 2 3

3 VIS-Scan mit neuesten Verfahren der künstlichen Intelligenz. Digitalisierung von Papierdokumenten. Die künstliche Intelligenz hat sich in den letzten Jahren zu einem der vielversprechendsten Innovationstreiber entwickelt und ist verantwortlich für eine Vielzahl technologischer Neuerungen. Dabei wird versucht, mit Verfahren der künstlichen Intelligenz menschenähnliche bzw. natürliche Intelligenz nachzubilden und selbstlernende Systeme zu schaffen. Im Unterschied zu klassischen Algorithmen, bei denen der Lösungsweg vorgegeben wird, lösen die Verfahren der künstlichen Intelligenz selbstständig Probleme. Ein solches Verfahren, das Eingang in VIS-Scan gefunden hat, ist das der künstlichen neuronalen Netze. Die Idee hinter diesen Verfahren besteht in der Nachbildung der grundlegenden Funktionsweisen von Gehirnzellen. Diese Technologie wurde gerade in jüngster Zeit permanent verbessert, wobei mit der vielversprechenden Technik des sogenannten Deep Learnings auf der Basis künstlicher neuronaler Netze immer komplexere Netz-Architekturen verwendet werden konnten. Mit künstlichen neuronalen Netzen lassen sich unter anderem Muster, wie Bilder, Objekte oder Texte, erkennen oder Vorhersagen treffen. Außerdem gelingt mithilfe des maschinellen Lernens das Training sowie die Optimierung des Systems. Die PDV-Systeme ist mit dem Anspruch angetreten, mit VIS-Scan ein hochmodernes Scan-Produkt mit intelligenter Texterkennung und -extraktion zur Erhöhung der Effektivität von Verwaltungsabläufen bereitzustellen. Unter Einbeziehen von Experten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz wurden die beschriebenen KI-Verfahren zur intelligenten Texterkennung und -extraktion in VIS-Scan umgesetzt. Hohe Einsparpotenziale Die Erfassung von Scan-Gut erfolgt mit VIS-Scan in mehreren Stufen: Die Scan-Phase Im Fokus der Scan-Phase steht die Digitalisierung des Schriftguts. Die Dokumente werden im Stapel gescannt und an den nächsten Arbeitsschritt übergeben. Hinsichtlich der Dokumentenformate gibt es in VIS-Scan keine Einschränkungen. Das Scannen kann in Farbe bzw. in Schwarz-Weiß- und Graustufen erfolgen. Um die optimale Lesbarkeit zu garantieren, erfolgt eine automatische Drehung der Seiten und eine Leerseitenerkennung. Die Erkennungsphase Außerdem wird das Schriftbild ohne Datenverlust optimiert. Bei Bedarf ist in der Scan-Phase eine manuelle Qualitätskontrolle möglich. Fehlerhaft gescannte Seiten lassen sich einzeln nachscannen und werden nachfolgend an der richtigen Stelle ersetzt. Der erste Schritt in VIS-Scan bildet die Grundlage für das Auslesen und Übernehmen der Metadaten in den nächsten Phasen. Diese Funktionalitäten wurden mithilfe von Verfahren der künstlichen Intelligenz umgesetzt. Daneben ist in dieser Phase auch eine Benutzerunterstützung möglich. Angesichts des Leistungsspektrums wird der Einsatz des Produktes VIS-Scan in den Behörden die Digitalisierung des Posteingangs und die nachfolgenden Verwaltungsprozesse tiefgreifend vereinfachen. Das Programm übernimmt die automatische Erfassung, Klassifizierung, Bewertung, hausinterne Zuordnung und Verteilung der eingehenden Dokumente. Modernste Verfahren der künstlichen Intelligenz sorgen dafür, dass die Software nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Sendungen verarbeitet. Die einfache Bedienung, die Überwindung des Medienbruchs in der Prozessverarbeitung, die hohe Geschwindigkeit der Dokumentensortierung und die strukturierte Übernahme in die elektronische Akte führen zu signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zur Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten. Automatische Metadatenextraktion beim Scannen des Dokuments In der Erkennungsphase stehen die automatische Dokumententrennung, z. B. mit Trennseiten, intelligenter Formularerkennung oder Barcode, die automatische Metadatenextraktion bis hin zu Volltext-OCR und die intelligente Vorklassifizierung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen im Mittelpunkt. Mit VIS-Scan lassen sich mehrere Barcodes interpretieren und unterschiedlich auswerten. In der VIS- Suite wird grundsätzlich die Möglichkeit geboten, in allen Dokumenten-Vorlagen automatisch Barcodes zu generieren und auf Dokumenten zu hinterlegen. So kann beispielsweise das Aktenzeichen auf dem Dokument als Barcode oder QR-Code angebracht werden. Wird dieses Dokument ausgedruckt und im Anschluss in VIS-Scan verarbeitet, so werden in der Erkennungsphase die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass es in der nächsten Phase an die richtige Stelle in der VIS-Akte zurückgelegt wird. 4 5

4 Das Serviceangebot von PDV. Die Übergabe-Phase Die PDV-Systeme legt großen Wert auf eine umfassende Kundenberatung und -betreuung. Bereits in der Planungsphase arbeiten unsere Projektmanager gemeinsam mit dem Kunden ein Kooperationskonzept aus, das während der Produkteinführung umgesetzt wird. Diese intensive Projektbetreuung hat sich bewährt und führt zu einer hohen Akzeptanz der eingeführten Lösung bei den Endanwendern in den öffentlichen Verwaltungen. Service aus erster Hand. Die erkannten und vorklassifizierten Dokumente werden in der Übergabe-Phase über ein Übergabemodul an das DMS transferiert. In diesem Schritt werden die extrahierten und vorklassifizierten Metadaten aus der zweiten Phase ausgewertet und einem konfigurierbaren Regelwerk übergeben, das die Dokumente geordnet in der VIS-Akte ablegt. Bei Bedarf können nachfolgend automatisiert Aufgaben an Nutzer oder Gruppen gesendet werden. Die Möglichkeiten der Übergabe reichen von der einfachen Ablage der Dokumente im Dateisystem über die anschließende manuelle Weitergabe unter Benutzerkontrolle bis hin zur vollautomatischen Ablage und Klassifizierung im DMS beim gleichzeitigen Start vordefinierter Workflows. Vollautomatische Übernahme des gescannten Dokuments in den SmartClient Unser Serviceangebot für Sie. Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase. Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der erforderlichen Software und ggf. auch Hardware. Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplikationen oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an. Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen rund um unsere Softwareprodukte. Zertifizierte Dozenten der PDV-Akademie bereiten die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor. 6 7

5 März 2017 PDV-Systeme GmbH Haarbergstraße Erfurt Telefon: Infoline: Telefax: