Kommunale Vorgangsbearbeitung im Sinne der EU-DLR. Andreas Philipp PDV-Systeme GmbH , Bremen

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1 Kommunale Vorgangsbearbeitung im Sinne der EU-DLR Andreas Philipp PDV-Systeme GmbH , Bremen

2 PDV-Systeme Hersteller des DMS VISkompakt Seit 1990 tätig im Bereich der IT-Unterstützung in öffentlichen Verwaltungen 1999 Entscheidung zur Erstellung des Produktes VISkompakt 2004 DOMEA-Zertifizierung DOMEA-Zertifizierung 2.0 Mit 92,5% Durchschnittserfüllung der Anforderungen Bestnoten der bislang zertifizierten Systeme Erweiterungsmodule gemäß DOMEA 2.0 (esignatur, VPS, FMS)

3 VISkompakt als DMS Sammlung, Zuordnung und Auswertung von Daten/Schriftstücken nach festgelegten Richtlinien, wie z.b. Verwaltung von Sachakten (z.b. Verwaltung, Personal, Beschaffung, Fachbereiche) Einfache und nachvollziehbare Bearbeitung von Vorgängen und Prozessen, wie z.b. Postein- und ausgangsbearbeitung, Formularservice mit automatisiertem Workflow Abbildung interner und externer Prozesse (Kfz-Beantragung, Urlaubsantrag, Genehmigungsprozesse usw.) Recherchierbarkeit, Auswertung, Statistik Rundschreiben Eingang Besprechungbericht Aktenvermerk Antwort Eingang EinsenderDatum Geschäftszeichen xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx

4 EU-DLR Beteiligte EA Einheitlicher Ansprechpartner DL Dienstleistungserbringer ZS Zuständige Stelle

5 IT-Architekturmodell EA Einheitlicher Ansprechpartner Zugangs- und Portalfunktionen Fachverfahren Sicherheitsfunktionen Wissensdomäne Prozessmanagement DMS Integrationsschicht Adapter Kerndienste und Systeme Adapter DL Dienstleistungserbringer Externe Dienste Bezahldienst TrustCenter ZS Zuständige Stelle

6 Zuständige Stelle Derzeitige Arbeit ist geprägt von Papierakten und Hybridakten Fachverfahren DMS Aufgrund der Einbindung in elektronische Gesamtprozesse (ausgehend vom EA und DL) werden die Quellen der Prozesse zunehmend elektronisch ZS Zuständige Stelle DMS/VBS kann helfen, diese Prozesse zu strukturieren und zu beherrschen

7 Derzeitige Arbeit Arbeit mit Papierakten und Hybridakten Häufig späte Registratur Abteilungsablagen manuelle Suche nach physischem Schriftgut

8 Szenario Antrag geht über den EA ein Eingang erfolgt elektronisch über das system vom EA oder DL über das D system vom EA oder DL über das EGVP über ein Formularmanagementsystem des EA / DL / Portals über eine virtuelle Poststelle irgendein anderes Vorsystem oder manuell Sofortige automatische Registrierung Metadaten extrahierbar Adressverwaltung

9 Szenario Eingang

10 Szenario Verfolgung in der Behörde Bearbeitungsschritte können automatisch erstellt und / oder manuell festgelegt werden Jederzeit Auskunftsfähigkeit über den Bearbeitungsstand auch von Dritten realisierbar Kein Liegenlassen / Vergessen usw. mehr Eskalationsprozeduren realisierbar

11 Szenario Verfolgung in der Behörde

12 Szenario Einbindung von Fachverfahren durch spezielle Funktionen oder generische Web-Aufrufe sind Einsprünge in Fachverfahren realisierbar Integrationsframework: VAPI-WebService

13 Szenario Einbindung von Fachverfahren

14 Kompletter Lebenszyklus abbildbar Aktive Bearbeitung Transferfrist Langzeitarchivierung Kassation

15 Abbildung des kompletten Lebenszyklus

16 Fazit DMS / VBS kann helfen, die Herausforderungen der EU-DL an zuständigen Stellen zu meistern Im Mittelpunkt stehen unstrukturierte und zunehmend strukturierte Prozesse, die um die elektronische Akte herum organisiert werden Wesentliche Funktionen des DMS/VBS sind: Aufbau einer elektronischen Akte Schriftgutverwaltung und erzeugung Vorgangsbearbeitung Abbildung des kompletten Lebenszyklus des Schriftgutes

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18 Fazit DMS / VBS kann helfen, die Herausforderungen der EU-DL an zuständigen Stellen zu meistern Im Mittelpunkt stehen unstrukturierte und zunehmend strukturierte Prozesse, die um die elektronische Akte herum organisiert werden Wesentliche Funktionen des DMS/VBS sind: Aufbau einer elektronischen Akte Schriftgutverwaltung und erzeugung Vorgangsbearbeitung Abbildung des kompletten Lebenszyklus des Schriftgutes Organisationsberatung und veränderungen werden nötig

19 Leistungsangebot PDV-Systeme: Systembereitstellung, Pflege und Weiterentwicklung Organisationsberatung Projekteinführung Datenmigration Schaffung von Erweiterungsfunktionen Integrationsleistungen Laufende Betreuung vor Ort

20 Ausgewählte Referenzen Bundespräsidialamt Bundesministerium des Inneren (BfD) Bundespatentgericht München Generalbundesanwalt Karlsruhe Landesministerien (Schleswig-Holstein, Bayern, Sachsen, Thüringen etc.) Freie Hansestadt Bremen Landeshauptstadt Kiel Land Berlin Stadt Heilbronn Landkreise Bad Segeberg, Plön, Meißen, Bautzen Oberlandesgericht Oldenburg Materialprüfanstalt Braunschweig

21 Fragen / Diskussion

22 Vielen Dank!