Oberlandesgericht Stuttgart - IuK-Fachzentrum Justiz -

Transkript

1 Oberlandesgericht Stuttgart - IuK-Fachzentrum Justiz - Strategien und Best Practices am Beispiel der elektronischen Grundakte im Bereich Grundbuchwesen Organisation Folie 1

2 Anlass für die elektronische Grundakte Strukturreform Organisationsreform

3 Strukturreform Bisher: über 650 Grundbuchämter in Baden- Württemberg Nach der Reform: 13 grundbuchführende Amtsgerichte Grundbuchzentralarchiv in Kornwestheim (Grundbucheinsichtsstellen bei den Kommunen)

4 Organisationsreform Vollelektronische Vorgangsbearbeitung in den neuen Grundbuchämtern Darauf abgestimmt: Neues Organisationsmodell

5 Die Ausgangsfrage: Was tun mit den Papierakten? Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte im Grundbuchverfahren (ERVGBG) trat am 1. Oktober 2009 in Kraft Prüfung einer vollständigen oder teilweisen Digitalisierung von Grundakten Anforderungen des ERVGBG an Digitalisierung von Grundakten verursachen unverhältnismäßig hohen Personaleinsatz Schwerpunkt der Anforderungen bilden jüngere Dokumente! Zugriff auf Papierakten sinkt nach Einführung des ERV mit Zeitablauf drastisch von 50 % zu Beginn auf 20 % nach einem Jahr und auf 10 % nach weiteren 5 Jahren

6 ERV und Umgang mit Grundakten - Lösung - Stichtag Einführung der Hybridakte (Altbestand bleibt papierhaft, Neuzugang wird elektronisch gespeichert) Einführung des ERV zu den Stichtagen

7 Eckdaten der Einlagerung Bis Anfang 2017 müssen ca. 182 Regalkilometer an Altbeständen eingelagert werden Dies entspricht ca. 16 Millionen Akten die auf einer Fläche größer als zwei Fußballfelder untergebracht werden müssen

8 Grundbuchzentralarchiv Der Zugriff auf die Papierakten wird mit Einführung des ERV und der Hybridakte immer seltener und mittelfristig zum Ausnahmefall Angesichts der Menge der Akten und der Notwendigkeit der langfristigen Archivierung ist die Kooperation mit einem Spezialisten notwendig Ein zentraler Standort in Zusammenarbeit mit Landesarchivverwaltung

9 Grundbuchzentralarchiv: Aufgaben Recherche und Information für Grundbuchämter Recherche in Papierakten Ersetzendes Scannen von Papierakten in Einzelfällen Auskünfte für Dritte mit berechtigtem Interesse Recherche in Papierakten Übermittlung von Abschriften Einsichtnahmen in die Papierakte vor Ort

10 Grundbuchzentralarchiv auf YouTube Film zum Grundbuchzentralarchiv

11 Organisationsreform

12 NOTARE Elektronischer Elektronische Vorgangsbearbeitung Rechtsverkehr Elektronische Eingänge Posteingang GBA EGVP elektronische Grundakte Papier- Eingänge SCAN EGB FOLIA/EGB elga DVZ Karlsruhe Druck & Versand vereinfachte Darstellung

13 Posteingangsbearbeitung Papierpost Posteingänge (Papier) öffnen stempeln sortieren... beurkunden zum Scannen bringen Vorlage in Papierform an den Leiter des Assistenzteams Abgabe an den Pendel- Dienst zum Grundbuchzentralarchiv

14 Posteingangsbearbeitung elga ggf. GRG-Anlage in Folia und Übernahme als internes Metadatum DMS- Import prüfen der Einreicher-Metadaten DMS-Eingangsliste Erstellung Postkörbe auslösen Assistenzteam Außenstelle GBZA Aufbau der internen Metadaten (DMS-Attribute): Zuordnung Postkorb (Art des Eingangs) weitere Speicheradressen (weitere Grundakten) Zuständigkeit Dezernat (Prüfung Vorschlagswert) DMS-TAB GVP Blatt-EndNr. Blatt-EndNr. Speichervorgang auslösen (Ablage Eingang in elektronische Grundakte) GB-Sachbearbeiter Dez. 02

15 Zeitplan Konzeption Umsetzung Eingliederung der 354 GBÄ in BADEN Stichtag: Pilotphase Eingliederung der 298 GBÄ in WÜRTTEMBERG

16 Status GoLive am Produktiv im Einsatz an den Standorten Achern Emmendingen Tauberbischofsheim Mannheim Maulbronn Villingen-Schwenningen Grundbuchzentralarchiv Kornwestheim (GBZA) Folie 16

17 Oberlandesgericht Stuttgart - IuK-Fachzentrum Justiz - Strategien und Best Practices am Beispiel der elektronischen Grundakte im Bereich Grundbuchwesen Technik Folie 17

18 Strategien und Best Practices Erfahrungen/ Lehren aus folgenden Bereichen Konzeption/ Entwicklung Test/ Rollout Schulung Weiterentwicklung Folie 18

19 Konzeption/ Entwicklung: Modularer Aufbau Scannen von Papiereingängen Automatischer Papierversand (DVZ) EGVP elga EGVP Fachanwendung Archiv

20 Folie 20 Grundaktenarchiv DIMAG Papier Magazin DMS / Workflow EGVP Scanstelle FOLIA/ EGB Zentral Archiv Scanstelle Altdaten EGVP Export FOLIA /EGB Export Post Scan Zentrales Drucken Abrufverfahren (Portal) G-Akte G-Akte EGVP Import t Dok Export Akte Dokument Recherche GOLF Dokumente Lösungsüberblick Auftrag zentrales Drucken G-Akte Export Eingang Altdaten Scan LDAP Dokument G-Akte Portal Grundbuchämter Online Ausleih - system Anmerkungen

21 Konzeption/ Entwicklung: Einfache Schnittstellen Entscheidung zur technischen Umsetzung der Schnittstellen Ist-Analyse: welche Schnittstellen wurden bereits bei anderen Behörden in dem Bereich eingesetzt? Welche Schnittstellen wurden vom Hersteller bereits erfolgreich umgesetzt Stichwort Erfahrungen nutzen, mit bereits Bewährtem starten Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten Bilaterale Tests der beteiligten Firmen ermöglichen

22 Konzeption/ Entwicklung: Einfache Schnittstellen Beispiel Schnittstelle zum Fachprogramm Dateischnittstelle (asynchron) : Jedes Dokument bekommt eine dazugehörige beschreibende Metadatendatei (.xml) Unter Die Metadatendatei asynchroner Kommunikation wird nur bei versteht ausgehenden man in der Informatik Dokumenten und Netzwerktechnik im XJustiz Format einen bereitgestellt. Modus der Kommunikation, Die interne bei Kommunikation dem das Senden und wird Empfangen durch leicht von lesbare Daten zeitlich Metadatendateien versetzt und ohne realisiert. Blockieren des Prozesses Dadurch durch konnte bspw. eine Warten schnelle auf die Fehlerlokalisierung Antwort des Empfängers ermöglicht (wie bei synchroner werden. Kommunikation der Fall) stattfindet. Quelle: Wikipedia Weiterentwicklung: Nach zwei Jahren produktivem Einsatz Entwicklung einer Webschnittstelle (synchron).

23 Konzeption/ Entwicklung: Einfache Schnittstellen

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25 Strategien und Best Practices Test/ Rollout Integrationstests vor Abnahmetests Testsystem: Derzeit ein Testsystem vorhanden. Bei Updates wären zwei Testsysteme sinnvoll. Zentraler Betrieb/ Browserlösung Vorteil: einfacher Rollout Nachteil: Browser-Updates/ Java-Updates Folie 25

26 Strategien und Best Practices Schulung Erstellung der zum Start notwendigen Schulungsunterlagen durch Herstellerfirma Einweisung der zukünftigen Dozenten durch das Train the Trainer Prinzip Schulungssystem immer auf dem Stand der aktuellen Version!! Folie 26

27 Strategien und Best Practices Weiterentwicklung Nach halbjähriger Laufzeit Benutzerumfrage Auswertung und Bewertung der Umfrage Weiterentwicklung auf technischer Ebene, Priorisieren notwendiger CR s Spezifikation und Beauftragung Folie 27

28 Oberlandesgericht Stuttgart - IuK-Fachzentrum Justiz - Vielen Dank für Ihr Interesse! Folie 28