Die TR Ersetzendes Scannen beim Luftfahrt-Bundesamt und der Bezirksregierung Detmold

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1 PDF Days Europe 2017 Die TR Ersetzendes Scannen beim Luftfahrt-Bundesamt und der Bezirksregierung Detmold A Presentation 2017 by 1

2 Warum die TR Resiscan bei den PDF Days? TR Resiscan Formatempfehlung 100 % unserer Projekte verwenden PDF/A A Presentation 2017 by 2

3 Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes Das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) sorgt als Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) für die Sicherheit eines Fluges lange bevor dieser beginnt. Durch die Wahrnehmung von mehr als 100 Zulassungs-, Genehmigungs- und Aufsichtsfunktionen gewährleistet das LBA den hohen Sicherheitsstandard der Luftfahrt in Deutschland. Zentrale in Braunschweig, Außenstellen an den großen Flughafenstandorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt/Main, Hamburg, München und Stuttgart A Presentation 2017 by 3

4 Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes A Presentation 2017 by 4

5 Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes A Presentation 2017 by 5

6 Aufgaben und Ziele des Luftfahrt-Bundesamtes A Presentation 2017 by 6

7 Formulare, Formulare A Presentation 2017 by 7

8 Ablauf Eingang der Dokumente - Scannen Posteingang (noch) In-gesourced Deutsche Post Posteingang wird nach Referaten sortiert und verteilt Als Pilot gescannt werden zurzeit 2 Bereiche: T22 Technisches Personal T4 Zulassungen T22 bekommt die Post zunächst in Papier, sortiert nach Bearbeitern, schickt die sortierten Eingänge an die Scanstelle Vor dem Scannen werden 2D Barcodes nach Bereich mit jeweils fortlaufenden Nummern geklebt A Presentation 2017 by 8

9 Ablauf Eingang der Dokumente Scannen und Ausblick T4 Zulassungen bekommt die Eingänge in Papier Die Vorgänge werden vom Papier bearbeitet Danach gehen die Vorgänge in die Scanstelle und werden nach Bearbeitung und Scannen im DMS zugeordnet Erfassung der Kennzeichen beim Scannen Erweiterung zunächst mit einem kleineren, gesamten Bereich geplant Im nächsten Schritt dann ein größerer Bereich mit umfangreichem Aktenbestand von ca Akten, die einmal im Jahr angefasst werden müssen Aktenbestand wird digitalisiert innerhalb eines Jahres Schutzbedarf der Dokumente im Schnitt hoch Einführung des elektronischen Siegels steht kurz bevor Langzeitarchivierung bei ITZBund Ilmenau Zertifizierung durch das BSI nach TR wird angestrebt A Presentation 2017 by 9

10 Scanstrecke und elba DMS CROSSCAP TRR Scan-Clients CROSSCAP Enterprise Server TRR elba DMS Fabasoft Vorgangsbearbeitung LZA CROSSCAP TRR Multi-Client mit Signatur Sachbearbeitung Referate A Presentation 2017 by 10

11 Bezirksregierung Detmold Installation von CROSSCAP TRR als Einzelplatzversion im November 2016 Einbindung eines bereits vorhandenen Mittelvolumenscanners Bereits vor der Installation wurden die bisherigen Abläufe beim Scannen in CROSSCAP TRR konfiguriert = unmittelbar produktiv! Als DMS wird (noch) DOMEA von Open Text eingesetzt, gehostet bei IT.NRW Der Import erfolgt (noch) durch ein eigenentwickeltes Script der BR Detmold >> xdomea >> CMIS E-Akte NRW ist gerade ausgeschrieben, DOMEA wird voraussichtlich ab 2019 abgelöst A Presentation 2017 by 11

12 Bezirksregierung Detmold - Projektstatus BR Detmold strebt eine Zertifizierung durch das BSI an Schutzbedarf wird durchweg als normal eingeschätzt ganz wenige Dokumente hoch Die Verfahrensbeschreibung für das ersetzende Scannen ist fast fertiggestellt Die Zertifizierung soll im Laufe des nächsten Jahres durchgeführt werden zusammen mit einer Zertifizierung nach ISO IT Grundschutz BR Detmold wird Referenzbehörde für NRW A Presentation 2017 by 12

13 Scanvorbereitung und Scannen Papierverarbeitung Poststelle Die täglich eingehende Papierpost wird von den Mitarbeitern der Poststelle geöffnet und vorsortiert. Dabei gilt: Zuerst werden die nicht zu scannenden Dokumente aussortiert (z.b. Urkunden, Bücher oder Werbung). Die Bestimmung dieser Schriftstücke kann einer Anleitung (sog. Scan-Ampel) entnommen werden, die direkt am Scan-Arbeitsplatz ausliegt. Entklammern, Entnahme von Heftstreifen und Glätten der Schriftstücke für den korrekten Einzug der einzelnen Blätter durch den Scanner. A Presentation 2017 by 13

14 Scanvorbereitung und Scannen Trennblätter einfügen: Dokumententrennblätter, die Dokumente voneinander abtrennen und Vorgangstrennblätter, die neue Posteingangsmappen erzeugen Platzhalterblätter, falls in einem Dokument ein Schriftstück nicht gescannt werden kann. Dies ist erforderlich, damit erkennbar ist, an welcher Stelle im Dokument die Seite (Anlage) enthalten war. Kleinformate, die nicht gescannt werden können, sind ggfs. auf DIN A4 zu kopieren und dann als DIN A4-Kopie zu scannen. Alle auf dem Papier befindlichen Tinten und Korrekturflüssigkeiten müssen vor Beginn des Scannens trocken sein. Die Posteingänge werden dann in Stapeln nach Dezernaten / Ministerpost sortiert. Nach diesen Vorarbeiten erfolgt das stapelweise Scannen der Eingänge nach Abteilungen A Presentation 2017 by 14

15 Für wen wird gescannt? 251 Beschäftigte 2 Querschnittsdezernate Eigene Scanstelle A Presentation 2017 by 15

16 Wer ist geplant? In Planung mit 90 Beschäftigten Bereits dabei mit 39 Beschäftigten A Presentation 2017 by 16

17 Status Quo und Ausblick Zur Zeit wird ein Aufkommen von ca. 300 Posteingängen verarbeitet Die Posteingänge sind unterschiedlich groß: Vom einfachen Brief bis hin zu 5 6 dicken Aktenordnern z.b. im Umweltdezernat BR Detmold wird erweitern auf Enterprise Server TRR mit 2 produktiven Clients und 1 Testclient BR Detmold bewirbt sich um Bestandsaktenscan (Dienstleistung) für andere Dienststellen Neues Feld im Transfervermerk nach 371 b ZPO: Es wird bestätigt, dass das vorliegende elektronische Dokument mit dem dem Scanvorgang zugeführten Papierdokument übereinstimmt. Als öffentliche Stelle kann BR Detmold das beweiswerterhaltende Digitalisieren von öffentlichen Urkunden leisten A Presentation 2017 by 17

18 Systemübersicht CROSSCAP TRR Scan-Clients CROSSCAP Enterprise Server TRR DOMEA Open Text Vorgangsbearbeitung LZA CROSSCAP TRR Multi-Client mit Signatur Sachbearbeitung Dezernate A Presentation 2017 by 18

19 Initiativen und Projekte auf Basis TR Resiscan Nationaler IT-Gipfel 2016: Fokusgrupp e Government as a Service GaaS UAG: Rechtskonforme E-Akte : Ersetzendes Scannen Kommunalverwaltung Vitako: Muster-Verfahrensbeschreibung / KGSt: Examplarische Schutzbedarfsanalyse BMI: Muster-Hausanordnung Ersetzendes Scannen - Dieses Muster legt fest, wie mit eingescannten Papierdokumenten zu verfahren ist. (04/2016) BAK/KBV: Empfehlungen zur arztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis Deutsche Steuerberaterverband e.v.: Gemeinsame Muster-Verfahrensdokumentation ( ) zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege Bundesversicherungsamt fur Sozialversicherungstrager: Leitfaden Elektronische Kommunikation und Langzeitspeicherung elektronischer Daten Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: Module zum Scannen und zur Langzeitaufbewahrung E-Justice-Rat auf Empfehlung der Bund-Lander-Kommission fur Informationstechnik in der Justiz: Organisatorisch-technische Leitlinien fur den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften, Muster-Rechtsverordnung (04/2016) A Presentation 2017 by 19

20 Musterschutzbedarfsanalyse, Musterverfahrensbeschreibung A Presentation 2017 by 20

21 PDF Days Europe 2017 Thank you! Any questions? Get in touch: Web site: Twitter: PDFassocation A Presentation 2017 by 21