Stolperfallen bei der Einfü hrüng der E- Akte vermeiden

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1 Stolperfallen bei der Einfü hrüng der E- Akte vermeiden Autoren: Christine Siegfried, Vitako Dr. Lydia Tsintsifa, Bundesministerium des Innern Lilly Kramer, Ministerium für Umwelt und Landwirtschaft Rheinland-Pfalz Volker Rombach, Kommunale Datenverarbeitungszentrale Citkomm Iserlohn Claudia Kauffmann, Stadt Erlangen Stolperfallen, die man bei der Einführung der E-Akte vorausschauen und überwinden sollte, waren das Thema unseren Workshops im Rahmen des 3. Fachkongresses des IT- Planungsrates. Der Fokus lag dabei auf den drei Themenbereichen: organisatorische Aspekte, Rolle der Führung beim Kulturwandel und ersetzendes Scannen. Auf Basis der Erfahrungen von rund sechzig Teilnehmern aus der öffentlichen Verwaltung haben die Teilnehmer Fehler bzw. falsche Vorgehensweisen identifiziert und Lösungswege aufgezeigt. Die Stolperfallen und Lösungswege, die in den jeweiligen Themenbereichen die Diskussionen dominiert haben, sind in der nachfolgenden Tabelle zusammengestellt. Organisation Nr. Stolperfalle Lösungswege / Aspekte zu beachten im Bereich der Organisation 1 Sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene fehlen Standards. Die Folge sind stark customisierte Lösungen, die in der Pflege sehr teuer und nicht Entwicklung gemeinsamer, sinnvoller Standards, die die Prozesse unterstützen und Nutzung gemeinsamer Lösungen. 1

2 Organisation Nr. Stolperfalle Lösungswege / Aspekte zu beachten im Bereich der Organisation interoperabel sind. 2 Papier-orientierte Prozesse werden ungeprüft eins zu eins auf die digitale Welt übertragen. Ineffiziente und ineffektive Lösungen sind die Folge. Prozesse vor der Digitalisierung analysieren und die Möglichkeiten der neuen Medien dabei berücksichtigen. Hierfür ist eine Zusammenarbeit von Organisation und Technik erforderlich. 3 Die E-Akte wird häufig separat vom Fachverfahren oder von der Haupt- Arbeitsumgebung der Beschäftigten konzipiert. Die Übertragung der Informationen erfordert so zusätzlichen Aufwand und ist fehlerbehaftet. Die E-Akte als Ganzes konzipieren. Aus Nutzersicht bedeutet dies eine gute Integration der E-Akte in die Standard-Arbeitsumgebung. Aus technischer Sicht ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Schnittstellen, z.b. zu Fachverfahren, gut aufeinander abgestimmt sind. 4 Anforderungen der Nutzerakzeptanz wurden bei den organisatorischen Regelungen zu wenig berücksichtigt. Die E-Akte hat erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Beschäftigten. Sie sollten daher frühzeitig in die Planungen der E-Akte eingebunden werden. Ein transparentes Vorgehen, das die Vorteile der E-Akte aufzeigt und sich nach den Anforderungen und Bedürfnissen der Beschäftigten richtet, ist entscheidend für die Akzeptanz der Lösung. 2

3 Führung / Kulturwandel Nr. Stolperfalle Lösungswege / Aspekte zu beachten im Bereich der Führung / des Kulturwandels 1 Fehlendes Engagement der Leitung für die E-Akte. Die Einführung der E-Akte kann nur dann erfolgreich sein, wenn es ein Projekt der Behördenleitung ist. Wichtig ist dabei auch, dass auch die mittlere Führungsebene die E-Akte unterstützt, bewirbt und auch selber nutzt. 2 Es wird häufig übersehen, dass die Einführung der E-Akte vor allem ein organisatorisches Projekt ist. Die mit der Einführung der E-Akte verbundenen organisatorischen Veränderungen wirken sichstark auf die Arbeitsweise der Beschäftigten aus. Sie sollten deswegen organisatorisch gut durchdacht, mit allen Interessensgruppen abgestimmt und mit der Unterstützung der Leitung realisiert werden 3 Die erforderlichen Ressourcen werden häufig nicht ausreichend zur Verfügung gestellt. Die Einführung der E-Akte ist ein Projekt, das Kompetenzen aus unterschiedlichen Bereichen erfordert (u.a. Organisation, IT, Registratur, Datenschutz usw.). Durch die Einrichtung einer entsprechend ausgestatteten Projektgruppe können diese Kompetenzen arbeitsteilig zusammengeführt werden. Voraussetzung ist dabei, dass die Leitung das Projekt unterstützt und als prioritär ansieht. Erfahrungsaustausch bzw. Zusammenarbeit mit 3

4 anderen Behörden können den Aufwand reduzieren. Auch das Organisationskonzept E- Verwaltung 1 bietet eine erste Orientierung und Unterstützung. 4 Die für die Digitalisierung erforderliche prozessorientiertes Denken fehlt. Bevor eine Vorgangsbearbeitung bzw. ein Workflow eingesetzt werden kann, sind die entsprechenden Prozesse zu analysieren und geeignet in einer digitalen Lösung abzubilden. Fachwissen im Bereich Prozessanalyse und IT- Prozessmanagement ist dabei erforderlich. Hier kann ein Erfahrungsaustausch bzw. Zusammenarbeit mit anderen Behörden, die ähnliche Verfahren digitalisiert haben, hilfreich sein. 5 Ungewissheit über die Verbindlichkeit der E-Akte. Die Nutzung der E-Akte als führendes System sollte verbindlich beschlossen werden. 6 Fehlende Akzeptanz der Beschäftigten. Die Vorteile der E-Akte (z.b. orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die E-Akte, schnelle Suche, ) aufzeigen. Die Einführung der E-Akte sollte nicht mit Einschränkungen verbunden werden, die die Beschäftigten verunsichern (z.b. Abschaffung von Druckern). 7 Medienbrüche führen zu Verwirrung, E-Akte enthält häufig nicht die aktuellsten Informationen. Prozesse sollten auch unter dem Aspekt durchdacht sein, dass Medienbrüche vermieden werden. Wenn es nicht möglich ist, Medienbrüche komplett zu vermeiden, dann sollte der Medienbruch möglichst am Ende des Prozesses 1 4

5 und nur an einer Stelle erfolgen. 8 Existenz von Silos, Teilbereichen, die miteinander die Informationen nicht teilen möchten. Die E-Akte verändert die Arbeitsweise auch in Bezug auf die Öffnung von Informationen bis hin zur Transparenz des Verwaltungshandelns. Dies ist auch mit Vorteilen verbunden, die aufzuzeigen sind. Der Willen und die Unterstützung der Leitung sind für die Akzeptanz solcher Änderungen essenziell. Ersetzendes Scannen Stolperfalle Lösungswege / Aspekte zu beachten beim ersetzenden Scannen 1 Fehlende Rechtsgrundlage, Unsicherheit über die rechtlichen Konsequenzen. Durch eine Pilotregelung für eingeschränkte Bereiche (bspw. mit niedrigen Risiken) kann das ersetzende Scannen erprobt werden. Risiken können gegen mögliche Kosteneinsparungen oder Prozessverbesserungen abgewogen werden. 2 Es entstehen Fragen, wie ersetzend zu scannen ist. Der organisatorische Rahmen muss geschaffen werden. Dies sind Fragen, deren Beantwortung ggf. aufwändig sein kann, die aber grundsätzlich eindeutig geklärt werden können. Auch hier kann ein Erfahrungsaustausch mit Behörden, die ähnliche Anwendungsfälle haben, hilfreich sein. 3 Unklarheit über die Risiken in Bezug auf den Erhalt des Beweiswertes. Die Rechtsfolgen der Digitalisierung sind zu klären. Grundlegend dafür sind die Rahmenbedingungen im konkreten Einsatzbereich, u.a. die zu digitalisierenden 5

6 Inhalten und der rechtliche Rahmen. Die Technische Richtlinie TR RESISCAN 2 des BSI unterstützt dabei methodisch und beschreibt Maßnahmen für den Erhalt des Beweiswertes in Abhängigkeit von den konkreten Rahmenbedingungen.. 4 Unklarheit, ob ein Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen notwendig ist und daher über den damit verbundenen Aufwand bei der Langzeitspeicherung. Der Schutzbedarf im konkreten Einsatzbereich sollte geprüft werden 3. Auch die Durchführung einer Risikoanalyse kann hilfreich sein. Die Technischen Richtlinien TR RESISCAN und TR ESOR 4 des BSI enthalten detaillierte Informationen zu diesen Themen. 5 Qualifikation des Personals. Die Anforderungen an das Personal für das ersetzende Scannen sollten geprüft und entsprechend geplant werden. Dabei sollten auch entsprechende Fortbildungsmaßnahmen vorgesehen werden. Wichtig ist dabei, die Vorstellungen, Bedürfnisse und Eignung der Beschäftigten zu berücksichtigen und das Personal bei den Entscheidungen mitzunehmen. 6 Unsicherheit, ob extern, zentral oder dezentral gescannt werden sollte. Es gibt keine Patentlösung. Vor- und Nachteile der verschiedenen Modelle sind auf Praktikabilität und Effizienz für den konkreten Einsatzbereich zu prüfen 5. 2 Technische Richtlinie des BSI TR RESISCAN: 3 Entsprechende Vorgehen sind im Kapitel 2 des Bausteins Scanprozess des Organisationskonzeptes E- Verwaltung beschrieben: 4 Siehe 5 Siehe Baustein Scanprozess des Organisationskonzeptes E-Verwaltung, Kapitel 4 und 5: 6