Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns Archivierung hybrider Akten am Beispiel des Handelsregisters

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1 Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns Archivierung hybrider Akten am Beispiel des Handelsregisters Dr. Bernhard Grau

2 Das elektronische Handelsregister Die elektronische Führung des Handels- und Genossenschaftsregisters ist seit 1. Januar 2007 gesetzlich vorgeschrieben Firmen können die erforderlichen Unterlagen auf elektronischem Weg einreichen Die öffentlichen Bestandteile der Handelsregisterakte müssen elektronisch zugänglich gemacht werden Unternehmensbilanzen sind zukünftig beim Unternehmensregister einzureichen Archivierung hybrider Akten 2

3 Konsequenzen für die Archive Das Handelsregister ist künftig in elektronischer Form zu archivieren Steuerung der Aussonderung über elektronische Systeme Übernahme elektronischer Unterlagen Bei den Registerakten ist mit einer hybriden Überlieferung zu rechnen Neben den elektronischen Unterlagen sind Bestandteile zu übernehmen, die nur in Papierform vorliegen Die Akten verlieren an Aussagekraft Archivierung hybrider Akten 3

4 Fragen Wie kann eine Archivierung des elektronischen Handelsregisters gewährleistet werden? Welche Anforderungen sind an die Aussonderung und Benützung hybrider Registerakten zu stellen? Ist die Frage nach der Archivwürdigkeit der Registerakten neu zu stellen? Welche Auswirkungen hat die elektronische Registerführung für die Benützung im Archiv? Archivierung hybrider Akten 4

5 Die Ausgangssituation I Rechtsgrundlagen Handelsgesetzbuch (HGB) Handelsregisterverordnung Verordnung zur Erleichterung der Registerautomation vom 11. Dezember 2001 Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10. November 2006 Unternehmensregisterverordnung (URV) vom 26. Februar 2007 Archivierung hybrider Akten 5

6 Die Ausgangssituation II Registerführung Im Handelsregister werden folgende Informationen erfasst: Registerzeichen Name des Unternehmens Ort der Niederlassung Haupt- oder Zweigniederlassung Gegenstand des Unternehmens Mitglieder des Vorstands Höhe des Grund- oder Mindestkapitals (HRB) Archivierung hybrider Akten 6

7 Die Ausgangssituation III Registerführung Archivierung hybrider Akten 7

8 Die Ausgangssituation III Aktenführung Äußere Ordnung Handelsregisterakten A (HRA-Akten) (Einzelkaufleute/-firmen, Personenhandelsgesellschaften, Offene Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften) Handelsregisterakten B (HRB-Akten) (Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit) Innere Ordnung Hauptband = Korrespondenz Sonderband = Anmeldung, Gesellschaftervertrag, Gesellschafterbeschluss, Archivierung hybrider Akten 8

9 Die Ausgangssituation III Archivische Bewertung Ergebnisse der ARK-Arbeitsgruppe Massenakten der Justiz Das Handelsregister ist komplett archivwürdig Registerakten sind in Auswahl archivwürdig HRA-Akten = von Ausnahmefällen abgesehen nicht archivwürdig HRB-Akten = in Auswahl archivwürdig, seit den 1950er Jahren nur die Sonderbände in strenger Auswahl Archivierung hybrider Akten 9

10 Künftige Struktur der Handelsregisterunterlagen Elektronisches Handelsregister Handelsregisterakt Altakt / Hauptband (Papier) Registerordner (elektronisch) Elektronisches Unternehmensregister Publikationspflichtige Daten Jahresabschlüsse der Unternehmen Archivierung hybrider Akten 10

11 Bundeseinheitliche Vorgaben Integrierter Online-Zugang zum elektronischen Handelsregister Elektronische Bereitstellung der publizitätspflichtigen Dokumente XJustiz als gemeinsamer Austauschstandard Archivierung hybrider Akten 11

12 Server-Architektur Zusammenspiel verschiedener Server Produktionsserver bei den Registergerichten Zentralserver der Länder für die Internetabfrage Bundeszentrales Registerportal Bundeszentrales Unternehmensregister Archivierung hybrider Akten 12

13 Das gemeinsame Registerportal der Länder Archivierung hybrider Akten 13

14 Das gemeinsame Registerportal der Länder Archivierung hybrider Akten 14

15 Landesspezifische Anwendungen I Elektronisches Handelsregister Zwei Entwicklerverbünde (AUREG, RegisStar) Unterschiedlicher Umgang mit den Altdaten (Verarbeitung als TIFFs, Wandlung in CI-Daten) Elektronische Registerakte Alte Vorgänge auf Papier Vollelektronische bzw. hybride Registerakte ab Einführung des elektronischen Registers Kombination mit unterschiedlichen VBS bzw. Realisierung des Registerordners als einfaches File- System Archivierung hybrider Akten 15

16 Landesspezifische Anwendungen II AUREG Berlin Brandenburg Schleswig-Holstein Archivierung hybrider Akten 16

17 Landesspezifische Anwendungen III RegisStar Federführung im Entwicklerverbund liegt bei Nordrhein-Westfalen Beteiligte Länder: Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg, Hessen, Nordrhein- Westfalen, Niedersachsen, Rheinland- Pfalz, Saarland, Sachen, Sachsen-Anhalt und Thüringen Archivierung hybrider Akten 17

18 Das elektronische Handelsregister in Bayern Flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs im Registerbereich am 1. Januar 2007 Elektronische Poststelle (EGVP) RegisStar Elektronischer Registerordner bisher nur als File-Struktur realisiert, Einsatz eines VBS (Fabasoft) ist geplant Der Hauptband der Registerakte wird weiter in Papierform geführt Archivierung hybrider Akten 18

19 Das elektronische Handelsregister in Bayern Archivierung hybrider Akten 19

20 Das elektronische Handelsregister in Bayern Archivierung hybrider Akten 20

21 Online-Präsentation des Registerordners Archivierung hybrider Akten 21

22 Archivierung des E-Handelsregisters I Bestandteile Altdaten: Scans der Registerkarten im TIFF- Format (Wandlung in CI-Daten!?) Neu eingepflegte Registerdaten in Datenbankformaten (Oracle, Informix) Historisierung der Daten lässt verschiedene Sichten zu: Aktueller Stand Chronologische Entwicklung Historische Daten (gescannte Registerkarten) Archivierung hybrider Akten 22

23 Archivierung des E-Handelsregisters II 1.) Übernahme der Primärdaten Übernahme der Altdaten in Papier- oder in elektronischer Form (TIFF/CI_Daten)? Übernahme der Datenbank im Ursprungsformat, als Text-File (XML, ASCII) oder in Form von Bilddateien (PDF-A, TIFF)? 2.) Übernahme beschreibender Metadaten Archivierung hybrider Akten 23

24 Archivierung der Handelsregisterakten I Die Handelsregisterakte wird in der Regel hybrid geführt: Hauptband in Papierform Registerordner in elektronischer Form Wo vollelektronische Registerakten geführt werden sollen, bleiben Altvorgänge in Papierform bestehen (bedarfsbezogene Digitalisierung) Jahresabschlüsse sind künftig nicht mehr Bestandteil der Registerakte Archivierung hybrider Akten 24

25 Archivierung der Handelsregisterakten II Bewertungsfragen Archivwürdigkeit Hauptakt Registerordner (= Sonderband) Behandlung der Jahresabschlüsse Fristenproblematik Handelsregister = dauernd Handelsregisterakten = 10 Jahre nach Erlöschen Löschung der Metadaten sobald für laufende Registerführung entbehrlich? Archivierung hybrider Akten 25

26 Archivierung der Handelsregisterakten III Technische Fragen: Logische Verknüpfung von Papier- und elektronischen Unterlagen (Register- Datenbank, VBS, Papierbestandteile) Umfang und Format der für die Übernahme benötigten Metadaten Formate für die Übernahme der Primärdaten Form der Verknüpfung Von Primär- und Metadaten Archivierung hybrider Akten 26

27 Archivierung der Handelsregisterakten IV Anforderungen an das Produktiv-System Verknüpfung der elektronischen Daten mit den Papierbestandteilen Automatische Fristenkontrolle Aussonderungstool für das Anbiete- und Bewertungsverfahren Schnittstelle für den Export von Primärund Metadaten Archivierung hybrider Akten 27

28 Archivierung der Handelsregisterakten V Aktuell anstehende Arbeitsschritte Definition der für die Übernahme benötigten Metadaten Definition der Schnittstelle für die Übergabe der Primär- und der Metadaten Vereinbarung der Übergabeformate Archivierung hybrider Akten 28

29 Ungeklärte Fragen Archivierung der digitalen Signatur Auflösung der digitalen Signatur im Registergericht oder erst im Archiv Archivierung hybrider Akten 29