Eisenbahn-Bundesamt. Informationsforum am 24. November 2010 zum Thema "Massenhaft und heiß geliebt - Der Umgang mit dienstlichen s"

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1 Eisenbahn-Bundesamt Kurzer Beitrag zum Umgang mit s, s und das elektronische Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitungssystem im Eisenbahn-Bundesamt DOWEBA Informationsforum am 24. November 2010 zum Thema "Massenhaft und heiß geliebt - " Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation

2 Das Eisenbahn-Bundesamt (EBA) ist die Aufsichtsund Genehmigungsbehörde für die Eisenbahnen des Bundes und die Eisenbahn-Verkehrsunternehmen mit Sitz im Ausland für das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Die Zentrale in Bonn besteht aus vier Abteilungen, die sich in Fachreferate gliedern, sowie eine Stabstelle Öffentlichkeitsarbeit. Die bundesweit angesiedelten 12 Außenstellen verteilen sich auf 15 Standorte und sind in Sachbereiche aufgeteilt. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 2

3 Im Eisenbahn-Bundesamt liegt die Aktenführung bei den Sachbearbeitenden, was bekanntermaßen die Einheitlichkeit in der Schriftgutverwaltung erschwert. Die Einordnung, ob eine für den Geschäftsvorfall relevant ist oder nicht, wird von der Sachbearbeiterin bzw. dem Sachbearbeiter selbst getroffen. Ausnahme: Ein automatisiertes Verfahren (elektronische bauaufsichtliche Prüfung) mit qualifizierter elektronischer Signatur im Zusammenhang mit dem Vorgangsbearbeitungssystem. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 3

4 Eine automatische Erkennung wäre ideal. Sie funktioniert aus unseren jetzigen Erfahrungen heraus jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen. Z.B. Erfahrungen mit Zuordnung vom s durch den Betreff: Mit dem Ziel einer schnelleren Zuordnung, sollten alle Beschäftigten bei IT-Problemen den Betreff Störung in die s an die IT-Hotline schreiben. Störungen treten glücklicherweise nicht häufig auf, so dass Anwender oft diese Vorgabe vergaßen, mit dem Ergebnis, dass Probleme zu spät erkannt und behoben wurden. Aus diesem Grund hat die IT-Anwenderbetreuung die Vorsortierung und Zuweisung der gemeldeten Probleme/Fragen wieder selbst übernommen. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 4

5 Eine automatische Zuordnung von s für Massenverfahren kann unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden: Eingehende s können in einen bestimmten Bearbeiterpool (z.b. Beschwerdestelle) einfließen und von diesen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. Antwort - s könnten bei entsprechender System-Konfiguration aufgrund des vergebenen Geschäftszeichens direkt an die zuständigen Sachbearbeiter/innen geleitet werden. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 5

6 Im Eisenbahn-Bundesamt ist das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOWEBA (auf der Grundlage der Fabasoft egov Suite) flächendeckend im Einsatz. Da im EBA die Aktenführung in den Händen der Sachbearbeiter/innen liegt, entscheiden diese, ob eine auf Grund der Aktenrelevanz einem Vorgang in einer Akte zuzuordnen ist. Das gilt sowohl für Eingangsdokumente als auch für gesendete s. Dienstliche s können somit ohne großen Aufwand in das System überführt werden. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 6

7 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 7

8 Weiter auf Wunsch: Die folgenden Folien zeigen die Übernahme von E- Mails in das VBS DOWEBA Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 8

9 Beispiel Übernahme von s in das elektronische Vorgangsbearbeitungssystem DOWEBA im Eisenbahn-Bundesamt Die Übernahme erfolgt direkt aus dem Mail-System heraus über sogenannte Outlook-Buttons Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 9

10 Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 10

11 In diesem Fall entscheidet die Sachbearbeiterin, dass sowohl der Text der als auch die Anhänge für den Vorgang relevant sind und wählt die 1. Variante aus. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 11

12 Hier entscheidet die Sachbearbeiterin, dass der Beitrag ein Eingangsdokument ist. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 12

13 Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 13

14 Die befindet sich nun als aktenrelevantes Dokument (hier Eingangsdokument) im ausgewählten (gesuchten) oder neu angelegten Vorgang und erhält vom System eine eindeutige Dokumentennummer. Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? Magdalena Hernandez, Referat 15 / Organisation Seite 15