Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes. Konzeption und aktueller Stand der Umsetzung

Transkript

1 Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes Konzeption und aktueller Stand der Umsetzung 18. Arbeitstagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen Weimar, März 2014 Michael Ucharim

2 Agenda Einleitung Rahmenbedingungen Umsetzung: Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes Zeitplan Diskussion Michael Ucharim

3 Einleitung Michael Ucharim

4 Die papiernen Zwischenarchive des Bundesarchivs Zwischenarchiv als Verlegenheitslösung Platzmangel der Behörden Alliierte Rückgaben deutschen Archivguts Platz- und Personalmangel des Bundesarchivs Geburt des papiernen Zwischenarchivs Michael Ucharim

5 Das Institut des Zwischenarchivs Bundespräsident Bundesregierung (später) BVerfG Bundesarchiv Michael Ucharim

6 Das Institut des Zwischenarchivs Bundespräsident Bundesregierung (später) BVerfG Zwischenarchiv Bundesarchiv Michael Ucharim

7 Die papiernen Zwischenarchive des Bundesarchivs Zwischenarchiv als Verlegenheitslösung Zwischenarchive als Gewinn für die Behörden und das Bundesarchiv Entlastung, ohne Rückgriffsverlust Frühes Sichern und Bewerten der Unterlagen Erfolgsmodell für die digitale Zukunft... Michael Ucharim

8 Transformation in die digitale Welt? E-Government-Gesetz Alle Behörden sollen bis zum Jahr 2020 die E-Akte einführen Konsequenzen Hohe Datenvolumina der Behörden erwartbar Diese unterliegen Aufbewahrungsfristen, die maximal 30 Jahre betragen können Alle Behörden haben die gleichen Probleme Die Altdaten belasten die behördeneigenen Systeme Die Altdaten benötigen einen revisionssicheren Speicher Die Altdaten müssen verkehrsfähig gehalten werden Die archivwürdigen Altdaten müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen an das Bundesarchiv abgegeben werden Michael Ucharim

9 Digitale Fortschreibung des Zwischenarchivs Bundespräsident Bundesregierung Bundesverwaltung Bundesgerichte Bundesarchiv Michael Ucharim

10 Digitale Fortschreibung des Zwischenarchivs Bundespräsident Bundesregierung Bundesverwaltung Bundesgerichte Digitales Zwischenarchiv Bundesarchiv Michael Ucharim

11 Lösung: Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes Vorteile für die Bundesbehörden Verzicht auf teure dezentrale Langzeitspeicher in jeder Behörde Entlastung der behördeneigenen Systeme Sachgerechte und rechtssichere Speicherung für die Dauer der Aufbewahrungsfristen Komfortabler Zugriff aus dem eigenen DMS/VBS heraus Einfache Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Vorteile für das Bundesarchiv Frühzeitige Sicherung der flüchtigen, digitalen Unterlagen Frühzeitige Bewertung während der Aufbewahrungsfristen Geregelte Übernahme ins Archiv Ggf. bestandserhalterische Überwachung Strategischer Bedeutungsgewinn in der Bundesverwaltung Michael Ucharim

12 Rahmenbedingungen Michael Ucharim

13 Rahmenbedingungen rechtlich 39 GGO ivm. 18 RegR Behörden bleiben während der Dauer der Aufbewahrungsfristen Eigentümer ihrer Daten Kabinettsbeschluss vom IT- Steuerung Bund Konzentration der IT-Dienstleistungen in wenigen DLZ-IT des Bundes 8 II BSIG Einschlägig: BSI TR (TR-ESOR) Michael Ucharim

14 Rahmenbedingungen finanziell Bundesagentur für Arbeit bietet Langzeitspeicherung nur gegen Entgelt Sondertatbestand IT-Konsolidierung Kostenaufwand sowohl für die Bundesbehörden als auch für das Bundesarchiv Michael Ucharim

15 Rahmenbedingungen technisch BSI TR (TR-ESOR) Ziel Standard für die Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente Definitionen für die beweissichere Architektur eines Langzeitspeichers für Sicherheitsmodule (ArchiSafe-, ArchiSig-, Krypto-Modul) für eine beweissichere Datenstruktur für Formate, Protokolle, Schnittstellen,etc. für mögliche Anwendungsfälle bzw. Funktionen in einem Langzeitspeicher Michael Ucharim

16 Rahmenbedingungen organisatorisch Vereinbarungen BArch, BA und Behörden Betriebskonzept Rollen- und Zuständigkeitsverteilung U.a. Aufbau eines archivischen Kompetenzzentrums als Hauptansprechpartner zwischen Bundesbehörden und BA Supportregelung Rechnungsstellung Datenschutzkonzept IT-Sicherheitskonzept Michael Ucharim

17 Umsetzung im Digitalen Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

18 Das Digitale Zwischenarchiv Architektur und grober Funktionsaufbau Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) Z Bundesarchiv Konnektor (Anmeldung / Import) Z Ingest-/Access-Schnittstelle Digitales Zwischenarchiv des Bundes Sicherheitsschicht Silo BM1 Silo BM2 Silo BM3 Silo BM4 Z Silo BMn Silo BArch Z Michael Ucharim

19 Das Digitale Zwischenarchiv Datenstruktur XML-formatted Archival Information Package Package Header MetaData Section DataObject Section Credentials Section Enthält die eigentlichen Nutzdatenobjekte (XML oder Base64 kodiert) Enthält diejenigen Abgabeinformationen, die für das BArch vorgehalten werden Enthält Informationen über den Geschäfts- und Archivierungskontext der Nutzdaten (Erhaltungs- und Erschließungsdaten) Kryptographische Beweisdaten, wie Signaturen, Zeitstempel, Statusinformationen Michael Ucharim

20 Das Digitale Zwischenarchiv Archiv-Metadaten Recherchierbare Metadaten für das BArch 1. XAIP Package Header Attribut 1. Lieferungs-ID 2. Versionsangabe 2. XAIP Package Header Element 1. Lieferungsname 2. Abgebende Behörde 3. Netzadresse der abgebenden Behörde 4. Aktenführende Organisationseinheit 5. Name des Lieferungsveranlassers 3. XAIP Package Header Index Attribut 1. Referenz auf die Lieferungs-ID 2. ID für Teilpaket 3. Versionsnummer des Teilpakets 4. XAIP Package Header Index Element 1. Akten-/Vorgangszeichen 2. Betreff 3. Laufzeit von 4. Laufzeit bis 5. Zeitpunkt der Abgabe 6. Aufbewahrungsfrist 7. Freifeld zur Bewertung 8. Kurzbeschreibung der exportierten Unterlagen 9. Suchbegriffe 10. Zusätzliche Lieferungsbeschreibung 11. Lieferungsformate Michael Ucharim

21 Das Digitale Zwischenarchiv Funktionen und Anwendungsfälle Michael Ucharim

22 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang zurücklegen Anmelden Zurücklegen Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) XML PDF/A XAIP XML Ingest-/Access Schnittstelle PDF/A AOID Digitales Zwischenarchiv des Bundes Silo BM1 Silo BArch Michael Ucharim

23 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang entnehmen Anmelden Recherche Entnahme Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) AOID oder Suchbegriff XML PDF/A Ingest-/Access-Schnittstelle XAIP Digitales Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

24 Das Digitale Zwischenarchiv Idealer Ablauf: Akte / Vorgang löschen Nach Entnahme Nach Entscheidung des Bundesarchivs AOID löschen Begründung Behörden-DMS Konnektor (Anmeldung/Im/Export) Anmelden Recherche Löschen Prüfung Löschprotokoll Ingest-/Access-Schnittstelle Löschbestätigung Digitales Zwischenarchiv des Bundes Michael Ucharim

25 Genereller Zeitplan Pilotphase Ausbauphase Ausbauphase 2019 n. Ausbauphase Michael Ucharim

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? Kontakt: Michael Ucharim Dr. Andrea Hänger Joachim Rausch Michael Ucharim