Beweissichere Langzeitspeicherung pragmatische Lösungsbeispiele und Best Practices aus Wirtschaft und Verwaltung

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1 Beweissichere Langzeitspeicherung pragmatische Lösungsbeispiele und Best Practices aus Wirtschaft und Verwaltung Herr Steffen Schwalm, Business Advisor Darmstadt, den 13. Oktober 2016

2 Agenda Ausgangsituation und Ziel Aufbewahrung elektronischer Dokumente Grundsätzliche Anforderungen Relevante Standards Architektur eines elektr. Langzeitspeicherdiensts Funktionscluster Gesamtarchitektur Fazit & Ausblick 2

3 Lesezugriff Schreibzugriff Langzeitspeicherung vs. Archivierung Der Lebenszyklus elektronischer Unterlagen endet bei öffentlichen Behörden nicht (nur) mit der Löschung sondern der Aussonderung gegenüber dem zuständigen Archiv. Öffentliche Institution Zuständiges Archiv Aufbewahrungsfrist Archivierung dauerhafte Aufbewahrung (2-5 %) Zeit Abschluss der Bearbeitung Phase 1 Bearbeitung Aufleben eines Phase 2 Geschäftsvorfalls Langzeitspeicherung Phase 3 Aussonderung Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen 3

4 Aktuelle Herausforderung elektronischer Geschäftsprozesse Insbesondere die Sicherheit und Nachweisfähigkeit lassen sich nur durch Standardisierung erreichen. Herausforderungen Lange Aufbewahrungsfristen Zurückgehende Lebenszyklen IT-Verfahren Sicherstellung Daten- und Beweiswerterhalt (Dokumentationspflichten) Medienbruchfreie Prozesse, sichere Kommunikation Minimierung Kosten und Ressourceneinsatz Sicherstellung Authentizität Integrität Verlässlichkeit Verkehrsfähigkeit Lesbarkeit Lösung: Beweissichere Records Mgmt. und Langzeitspeicherung Verfahrens-/ Herstellerunabhängig Objektbezogen Nutzung etablierter Standards Definierte einheitliche Prozesse Formalisierte Daten Dienstorientiert Verbindliche Regularien, Compliance Vertrauenswürdig 4

5 Agenda Ausgangsituation und Ziel Aufbewahrung elektronischer Dokumente Grundsätzliche Anforderungen Relevante Standards und Funktionen Architektur eines elektr. Langzeitspeicherdiensts Funktionscluster Gesamtarchitektur Fazit & Ausblick 5

6 Rolle der eidas-verordnung Als EU-Verordnung mit Anwendungsvorrang hat die eidas-verordnung direkten Einfluss auf nationale Gesetze. eidas-verordnung NL DE PT FR PL ES 22 weitere Mitgliedsstaaten Regulatorische Vorgaben EGovG Bund ejusticeg EGovG EGovG VwVfG Bundesland 1 Bundesland n SigG/SigV SGB IV D G Fachlichtechnische Spezifikationen Signaturen: CAdES, XAdES, PAdES, ASiC, Fachliche und technische Umsetzung gemäß Implementing Acts eid: eidas Token Zertifikate: EN x Zeitstempel: EN Anwender (Behörden, Unternehmen & Organisationen) Organisatorische Maßnahmen, Anpassung von Prozessen und Geschäftsmodellen : : : : : : : 6

7 Inhalte der eidas-verordnung Die seit 2014 geltende Verordnung regelt den Einsatz von Elektronischer Identifizierung und Vertrauensdiensten. Grundsätze Seit 2014 geltendes Recht Verpflichtende Anerkennung durch alle öffentlichen Stellen in EU und EFTA Europaweit gültige, technische Standards mit Rechtsgeltung Anerkennungspflicht ab Elektronische Identifizierung Regelungsinhalte Elektronische Identifizierungssysteme Elektronische Signaturen Elektronische Siegel Elektronische Identifizierungsmittel Höchster Beweiswert für Unterschrift per QES und qualifiziertem elektronischem Siegel Beweiswerterhaltung notwendig Erbringung der Dienste durch zertifizierte qualifizierte Anbieter (Trust Service Provider) Vertrauensdienste Elektronische Zeitstempel Website- Authentifizierung Elektronischer Zustelldienst Bewahrungsdienst Vertrauensdiensteanbieter Anerkennungspflicht seit

8 EU-Verordnung elektronische Vertrauensdienste (eidas) Verbindliche Rechtsgrundlage seit September 2014, Implementing Acts: Juli

9 Beweiswert elektronischer Unterlagen eidas: höchster Beweiswert mit qualifizierter elektronischer Signatur! Bedingung für öffentliche Institutionen: Aufbewahrung im Aktenzusammenhang; eine unvollständige Aktenführung führt zu einer Beweislastumkehr zuungunsten der Verwaltung Die Verwaltung führt den Beweis durch Akten ( 99 VwGO, OVG Greifswald, BVerfG)! 9

10 Eine ordnungsgemäße Führung geschäftsrelevanter Unterlagen (Records Management ist die Basis einer beweissicheren Langzeitspeicherung Sicherstellung der Verfügbarkeit, Sicherheit, Compliance geschäftsrelevanter Unterlagen Gewährleistung nach einheitlichen Grundsätzen strukturierter Unterlagen Basis: Policies Verbindliche Verantwortlichkeiten Standardisierte Systematik und Werkzeuge Erfüllung gesetzlicher Vorgabe sowie Interessen der eigene Stakeholder Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse auf Basis organisatorischer und technischer Maßnahmen zum Beweiswerterhalt Daten- und Beweiswerterhaltung bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen bzw. solange die Unterlagen im Unternehmen benötigt werden creates information which provide the evidence for business transactions against third parties (ISO-30301, 15489) 10

11 Überblick über relevante Standards (Auswahl) Aufbewahrung umfasst die Informations- und Beweiswerterhaltung eidas-vo 11

12 Grundsätzliche Anforderungen an Aufbewahrung elektr. Unterlagen Die Anforderungen gelten für alle elektronischen Unterlagen unabhängig von der Geschäftsanwendung in der sie erzeugt werden. Wahrung der Authentizität, Integrität, Verfügbarkeit, Verkehrsfähigkeit, Nachvollziehbarkeit Informationserhaltung Wohldefinierte Prozesse Ingest Data Management Archival Storage Access System administration Preservation Planning Wohldefinierte Informationspakete Submission Information Package Archival information package Dissemination Information Package Organisatorische Maßgaben Verbindliche Verantwortlichkeiten Definierte Ressourcen Kompetenzaufbau zur Langzeitarchivierung Beweiswerterhaltung objektbezogen Beweisrelevante Daten Evidence Record Signatur- und Hasherneuerung entspr. IT-Security-Vorgaben 12

13 Das OAIS-Modell gem. ISO gibt einen erprobten fachlichen Rahmen für die notwendigen Module und Funktionen eines dlza Überblick über Prozesse und Informationspakete eines vertrauenswürdigen Archivs 13

14 Beweiswerterhaltung sichert die langfristige Prüfbarkeit der Daten So wird die Nachweisfähigkeit gegenüber Gerichten, Prüfbehörden, Dritten gesichert bis zum Ablauf jeder Aufbewahrungsfrist Technischer Verfall bestehender Sicherungsmittel o o Verlust der Eignung der Hard- und Software Verlust der Sicherheitseignung von Kryptoverfahren Dauerhafte Beobachtungspflicht / Migration und Transformation Nutzung offener Standards Erfordernisse rechtzeitiger Auffangmaßnahmen Verifikationsdatenbeschaffung Neusignierung nach 17 SigV Beweiswerterhaltung gem. DIN auf Basis von Merkle Hashbäumen 14

15 Neben den Informationen zur Erhaltung der Daten selbst, sind diejenigen zur Erhaltung des Beweiswerts erforderlich Die AIP sind um die notwendigen Daten zur Beweiswerterhaltung zu ergänzen Beweisrelevante Daten Zur Beweisführung notwendig von Metadaten und Inhaltsdaten abzugrenzen: Signaturen und Informationen zu Signaturprüfung Zeitstempel Sperrdaten Zertifikaten und Zertifikatstatusinformationen ==> Beleg, dass die ggf. außerhalb des Archives erzeugten Signaturen und Zeitstempel gültig sind bzw. zum Erstellungszeitpunkt gültig waren. Technische Beweisdaten Zur dauerhaften Beweissicherung notwendig: Evidence Record (RFC 4998, 6283) Archivzeitstempel ausreichender Qualität über die gespeicherten Daten zum Nachweis der Integrität und Authentizität der rechtzeitigen periodischen Übersignierung ==> Beleg, dass das Archivdatenobjekt ab dem Zeitpunkt der Erzeugung der Beweisdaten nicht mehr verändert wurde 15

16 Die DIN beschreibt ein generisches System zur Beweiswerterhaltung Ein digitales Langzeitarchiv, das den Beweiswert der elektronischen Unterlage erhält, erfüllt die folgenden Anforderungen und Funktionen Funktionale Anforderungen Funktionen Hashen von AIP Möglichst zeitnah nach Erstellung AIP Sicherheitsgeeignete Algorithmen Hashalgorithmus entspricht dem des Archivzeitstempels Sortierung, Kanonisierung der Daten Nachvollziehbarkeit Ungehinderter Datenaustausch Selbsttragende AIP Keine Verletzung des Beweiswerts Einholen und Prüfen der beweisrelevaten Daten des SIP Erzeugung technischer Beweisdaten (Archivzeitstempel) Möglichst zeitnah hashen Abruf des AIP mit den technischen Beweisdaten Prüfung technischer Beweisdaten Erhaltung und Erneuerung der technischen Beweisdaten des AIP Neusignierung Hasherneuerung Basis: RFC 4998, 6283 (Evidence Records) 16

17 Ein selbsttragendes AIP beinhaltet alle für die Informations- und Beweiswerterhaltung notwendigen Daten in einem Informationspaket. XAIP ist ein standardisiertes Format für selbsttragende AIP, zur langfristig sicheren Archivierung eine Integration in andere Paketformate (ZIP, PDF/A-3) ist möglich. XFDU (ISO-13527) Package Header MetaData Section DataObject Section Credentials Section Informationen über die logische Struktur (en) der Archivdaten, den Absender und die Aufbewahrungszeit Informationen über den Geschäfts- und Archivierungskontext der Nutzdaten Enthält die eigentlichen Nutzdatenobjekte (XML oder Base64 kodiert) Beweisrelevante Daten (ERO) und technische Beweisdaten (NERO) Wesentliche Eigenschaften Preservation Info: Status für Aussonderungsvermerk Basierend auf XBARCH, PREMIS Content: PDF/A, TIFF/PDF-R Ablage ERS 17

18 Agenda Ausgangsituation und Ziel Aufbewahrung elektronischer Dokumente Grundsätzliche Anforderungen Relevante Standards Aufbau und Architektur eines elektronischen Langzeitspeicherdiensts Vorgehen und Funktionscluster Mögliche Gesamtarchitektur Fazit & Ausblick 18

19 Die Herausforderung besteht häufig im Wandel vom monolithischen, teilweise verfahrensgebundenen Langzeitspeicher zu einem Dienst. Ziel war die Unabhängigkeit von einem konkreten Supplier durch eine modulare Lösung. Ist-Zustand Monolithischer Aufbau des Archivs Starke Herstellabhängigkeit Minimale Ersetzbarkeit der einzelnen Funktionalitäten Keine Wiederverwendung möglich Ausgeprägte Verwendung prioritären Datenformate und Schnittstellen teure Austauschbarkeit Keine selbsttragende Informationspakete Information ist physisch verteilt aufbewahrt Ungenügende Ablage von Metadaten Praktisch nicht existente Bestandserhaltung Risikobehaftete zugrundeliegende Prinzipien, z.b.: Stabilität der verwendeten Formate Abgeleitete Ziele ToBe-Zustand Stark modularer Aufbau des Archives Minimale Herstellerabhängigkeit Erhöhte Austauschbarkeit der einzelnen Funktionen Dienstorientierte Architektur Verwendung anerkannten Standards für Datenformate und Schnittstellen Einfache Austauschbarkeit der Module Verwendung selbstragender Informationspakete Erhebung von fachlichen und technischen Metadaten Aufbau der Bestanderhaltung Revision der definierten Prinzipien, z.b.: Migration der Datenformate 19

20 Empfehlenswertes Vorgehen zur Erstellung der SOLL-Architektur des dlza Aus Funktionen und Prozessen über Cluster und Module hin zu einer SOA-orientierten Gesamtarchitektur Identifikation notwendiger Funktionalitäten Funktionale Blöcke Modellierung einzelner OAIS- Prozesse Prozessdefinitionen Verwendung der funktionalen Blöcke Zuteilung der Funktionen in die Cluster Funktionale Architektur Identifizierung einzelner Funktionsmodule Umsetzung der Funktionalitäten Definition der Schnittstellen 20

21 Mögliche Clusterung der Funktionalitäten eines dlza gem. OAIS mit Beweiswerterhaltung Funktionscluster orientieren sich dabei an den Prozesses des OAIS-Modells. Ingest Beweiswerterhaltung Repository Access Konvertierung Erhebung technischer Metadaten IDs Mapping Validierung eines SIP Erzeugung eines AIP Erzeugung eindeutiger Archive Ids (AOID) Prüfung der vorhandenen elektr. Signaturen Effiziente Erneuerung der Signaturen Recherche Workflow Zugriff Aufbewahrung von Metadaten Aufbewahrung von Volltextindizien Darstellung der Suchmasken Erzeugung DIP aus einem AIP Visualisierung Archivspeicher Speicherung der AIP Verschlüsselung/Entsc hlüsselung der Daten Informations- und beweiswerterhaltender Aufbewahrungsdienst Bestanderhaltung & Administration Planung der Migrationen Technology Monitoring Algorithmen Monitoring Evaluierung der Konsistenz der Daten Benutzerverwaltung 21

22 Ein Vorschlag für die Gesamtarchitektur Wesentliche Basis für die Architektur sollte das OAIS bilden für eine nachhaltige Lösung. 22

23 Fazit & Ausblick LZSP als ein Dienst für den gesamten Lebenszyklus der geschäftsrelevanten Unterlagen im Sinne eines vertrauenswürdigen Datenraums für eine wirkliche Prozessintegration 23

24 Aktuelle Anwendungsfälle/-umfang Eine beweissichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen ist branchenübergreifend ein essentieller Erfolgsfaktor nachvollziehbarer Geschäftsprozesse BA, Bundesarchiv Digitales Zwischenarchiv des Bundes BMG BImA BfArM PTB ITZ Bund Weitere: Justiz, Deutsche Rente, Versicherungen, Banken, Luft- und Raumfahrt, Krankenkassen, HealthCare/Kliniken, Pharma, Automotive 24

25 Gesamtrahmen eines vertrauenswürdigen Informationsmanagements Ziel: Vermeidung von Doppelaufwänden und Abhängigkeiten durch Standardisierung ermöglichen eine nachhaltige Lösung unter Minimierung des Kosten- und Ressourceneinsatzes Vertrauenswürdige elektronischer Prozesse sichere Kommunikation Durchgängig elektronische Prozesse Sichere Digitalisierung Sichere Archivierung Prüfung Einsatzgebiete QES, QZS, Siegel eunterschrift und eid Nutzung Einschreib- und Zustelldienste D innerdeutsch olange keine qualif Vertrauensdienst Verbindung der notwendigen Vertrauensdienste Geeignete Prozessunterstützung Prozessintegration Standardiertes Records Management Nutzung esiegel für Integritätssicherung Zertifizierter Scanprozess Informations- und Beweiswerterhaltung Archivierung als IT-Dienst 25

26 Für Fragen und Antworten Steffen Schwalm Business Advisor BearingPoint GmbH Kurfürstendamm Berlin M +49 (162) steffen.schwalm@bearingpoint.com

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