Long-term Preservation of Documents

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Nicole Friedrich
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1 Fujitsu Forum Munich 2013 Long-term Preservation of Documents Security and efficency in electronic business processes C114b Nov 6th, 14:00, Room 12 Thomas Walloschke Principal Business Development Manager Security Solutions International Business 0 FUJITSU LIMITED 2013

2 Agenda (de) Begrüßung und kurzer Abriss der 60 Minuten 5 Min. 14:00 Bundesagentur für Arbeit Mathias Ehlers 20 Min. 14:05 Kurzdarstellung BA und IT-Systemhaus Strategie, Geschäftsprozesse und eakte LeAR LifeCycle earchiv-service Fragen und Diskussion 5 Min. 14:25 Fujitsu Compliant Archiving Thomas Walloschke 20 Min. 14:30 Was bedeutet Compliant Archiving SecDocs die Lösung von Fujitsu SAP-Anbindung, Axway-Datenpumpe und Zentralanbindung der Bundesbehörden Fragen und Diskussion 10 Min. 15:50 1 FUJITSU LIMITED 2013

3 Was bedeutet Compliant Archiving? Papier Archive sind teuer und unsicher, Digitalisierung ist unvermeidbar. Tagtäglich werden Unmengen digitaler Dokumente erzeugt. Wir können diese auf lange Zeit aufbewahrt werden? Wie kann die Beweiskraft digitaler Dokumente erhalten werden? Wie werden die schnellen Technologieveränderungen behandelt? Wie kann teurer Online-Speicher von Archiv-Daten entlastet werden? 2 FUJITSU LIMITED 2013

4 Archivierung ist eine Verpflichtung Rechtliche und regulative Anforderungen verlangen Archivierung Behördenleitung bzw. Management ist für Umsetzung gegebenenfalls persönlich verantwortlich 3 FUJITSU LIMITED 2013

5 Kernelemente digitaler Archivierung Verwendung international anerkannter Formate zur Langzeitpeicherung ( TIFF, PDF/A ) Erzeugung und Erhaltung des Beweiswerts für das archivierte Dokument Document Evidence record Speichermedien, die nicht geändert werden können (WORM) 4 FUJITSU LIMITED 2013

6 Kernelemente digitaler Archivierung Verwendung international anerkannter Formate zur Langzeitpeicherung ( TIFF, PDF/A ) Document Evidence record Erzeugung und Erhaltung des Beweiswerts für das archivierte Dokument auch longer than a human life Wichtigster Bestandteil regelkonformer Archivierung Speichermedien, die nicht geändert werden können (WORM) 5 FUJITSU LIMITED 2013

7 Die Lösung von Fujitsu: SecDocs Ist eine Lösung zur langfristigen Speicherung elektronischer Dokumente und erfüllt die rechtlichen und regulativen Anforderungen Erstellt und bewahrt die digitale Beweiskraft Liefert die höchste Beweiskraft Basiert auf offenen Standards (LTANS-ERS) Nutzt offene, allzeit lesbare Formate Ist unabhängig von Anwendungen und Storage Kann einfach in Workflows integriert werden Ist nach der höchsten IT-Sicherheitsstufe CC EAL 4+ zertifiziert Entspricht der künftigen DIN Proof of evidence of cryptographically signed document 6 FUJITSU LIMITED 2013

8 Betriebsmodelle von Fujitsu SecDocs On Premises Betrieb im eigenen Data Center Off Premises Shared Service im Fujitsu Data Center in Deutschland Fujitsu SecDocs Trustcenter Certificates & Timestamps Kundennutzen Fujitsu SecDocs On Premises Transparente Integration in existierende IT Landschaft Economies of scale über die Anzahl der Dokumente Mandantenfähigkeit für unterschiedliche Anwendungen Nutzungsstatistiken pro Mandant und Unterorganisationen ermöglichen Service-Verrechnung Kundennutzen Fujitsu SecDocs Off Premises Fujitsu übernimmt: On-demand Verfügbarkeit und nutzungsbasierte Verrechnung Kapazitätsmanagement für Systeme und Storage Lizenz- und Release-Management Archiv-Administration inkl. Datensicherung Regelmäßiges Reporting Zuverlässigkeit und Sicherheit des Zentralen Betriebs 7 FUJITSU LIMITED 2013

9 Zertifizierung Sicherheitsstufen Common Criteria Internationaler Standard (ISO/IEC 15408) zur Zertifizierung von Computer-Sicherheit Evaluierung von Sicherheitstechnologie ist die technische Grundlage eines internationalen Abkommens zwischen 26 Nationen Zertifikate werden von allen Vertragsstaaten anerkannt Evaluation Assurance Level (EAL) 4+ ist die höchste kommerzielle Stufe Fujitsu SecDocs ist CC EAL 4+ zertifiziert, und erfüllt somit u. a. auch die EU Richtlinie1999/93/EG Deutsche Richtlinie BSI-TR EGovG (seit dem ) 8 FUJITSU LIMITED 2013

10 Fujitsu SecDocs - die ideale Lösung Kernfunktionalität Dokumente werden mit Zeitstempeln versiegelt, Übersignatur bei Bedarf Archivierung und Administration basieren auf Web-Services Rollen und Mandanten Konzept Vorteile Permanenter Nachweis der Authentizität, selbst wenn Zertifikate nicht mehr gültig oder nutzbar sind Einfache Integration in existierend IT Nutzung als Cloud-Service Ein Archiv als a zentraler, Konsolidierter Service 9 FUJITSU LIMITED 2013

11 Wie es weitergeht Die SAP-Anbindung Die Axway-Datenpumpe Die Zentralanbindung der Bundesbehörden 10 FUJITSU LIMITED 2013

12 Integration von SAP Prozesse Geschäfts- Anwendung Dokumenten Management (LeAR) Scan Anwendung Infrastruktur Fujitsu SecDocs Archivierung auf Basis SAP ArchiveLink Zertifizierte Sicherheits-Komponenten (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto-Funktionen) Zertifikats- Dienste Timestamps, certificate validation Storage 11 FUJITSU LIMITED 2013

13 Integration von Axway 5 und Fujitsu SecDocs Prozesse Business Applications Document Management (DMS) Scan Application Axway Überwachungs- Dienste Monitoring incl. Audit Trail Infrastruktur Axway Managed File Transfer Fujitsu SecDocs Archiving Functions Certified Security Components (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto funct.) Zertifikats- Dienste Timestamps, certificate validation Storage 12 FUJITSU LIMITED 2013

14 DLZ-IT Angebot Bundesbehörden Anwendung Finanzen Anwendung Verkehr Anwendung Abstimmungsgespräche mit Bundesbehörden ab sofort möglich Infrastruktur Fujitsu SecDocs Archivierung auf Basis SAP ArchiveLink Zertifizierte Sicherheits-Komponenten (ArchiSafe, ArchiSig, Crypto-Funktionen) Zertifikats- Dienste Timestamps, certificate validation Storage 13 FUJITSU LIMITED 2013

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 14 FUJITSU LIMITED 2013

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Fujitsu Compliant Archiving Eletronische Akten und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung: Praxisnutzen für gesetzliche Krankenkassen Bitmarck Kundentag, Neuss 2013-11-04, 15:45-16:15, Peter Falk, Fujitsu