Alles auf den Prüfstand: Neuausrichtung bei der Übernahme, Bewertung und Erschließung

Transkript

1 Alles auf den Prüfstand: Neuausrichtung bei der Übernahme, Bewertung und Erschließung Darmstadt, Bewertungsmanagement: Steuerungs- und Prozessoptimierung in der Überlieferungsbildung, Abteilung Bundesrepublik Deutschland 1

2 Rückstände, Zuwächse, Personal Stand 2017 ca. 2,2 Mill. AE unbewertete Unterlagen in den Zwischenarchiven ca. eine Million AE im Jahr 2020 ohne Aufbewahrungsfrist ca AE im Jahr 2020 älter als 30 Jahre, d.h. ohne Schutzfrist durchschnittlicher jährlicher Zuwachs durchschnittliche jährliche Bewertungsleistung ca AE ca AE* ca. 800 Fachverfahren in der Bundesverwaltung Ca. 250 Bundesbehörden mit Vorgangsbearbeitungssystemen o Bundesarchiv: 4 Fachreferate, MitarbeiterInnen 7 gd, 10 hd, 9 md * vor allem Übernahmen oberster Bundesbehörden 2

3 Verhältnis Archivgut / Erschließung - Nutzung Archivgut Abteilung B insgesamt: 3,6 Millionen AE Durchschnittliche Erschließungsleistung / Jahr: AE bestellte AE / Benutzungen Abteilung B* / Jahr : ca = 0,5 % aller AEs = 25 % der jährlichen Erschließungsleistung * ohne amtliche Nutzungen 3

4 Was tun? Wenn nicht alle Aufgaben sachgerecht und zeitnah zu bewältigen sind, ist den Aufgaben Vorrang zu gewähren, deren Nichterledigung Schaden bewirkt. Daneben muss eine Konzentration auf jene Bereiche erfolgen, deren Bearbeitung den größtmöglichen Nutzen zeitigt. 4

5 Priorisierung von Politikfeldern für Bewertung und Erschließung Historische Relevanzabschätzung Konsequente Ausrichtung an wahrscheinlichen Nutzungsinteresse Derzeit priorisierte Projekte 1. Transformationsprozess DDR-Wirtschaft ( Treuhand ) 2. Verfassungsrechtliche Entwicklung der Bundesrepublik (BVerfG) 3. Migration und Integration (bis Ende 1990er Jahre) 4. Soziale Sicherung (bis Ende 1990er Jahre) 5

6 Bisheriger Bewertungscode 3. Bedeutung der wahrgenommenen Aufgabe Nichtbedeutsamer Gegenstand Trotz eindeutiger Federführung kann die im Schriftgut dargestellte (Teil-)Aufgabe nicht als dokumentationswürdig angesehen werden. Dazu zählt ein erheblicher Teil des Schriftguts über die Wahrnehmung fachneutraler Aufgaben. 6

7 Mehr Mut zu Inhalten: Neue Bewertungsmatrix (1) 7

8 Mehr Mut zu Inhalten: Neue Bewertungsmatrix (2) 8

9 Checkliste: Differenzierte Erschließungstiefe 9

10 Weitere Festlegungen zur Erschließung 10

11 Weitere Maßnahmen Erschließung on demand bei konkreten Benutzungsanliegen Intensivierung der Vorfeldarbeit zur Minimierung der archivischen Bewertungs- und Erschließungsaufwände Verbesserung der Qualität der Abgabeinformationen (Titel, Laufzeiten) Hinweise auf benutzungsrechtlich problematische Unterlagen Hinweise für die Bewertung der Unterlagen Räumliche Zusammenführung der Zwischenarchive in Koblenz 11

12 Neuausrichtung Zügige Bewertung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Stärkung der inhaltlichen Bewertung: positive Wertauslese Erhöhung der Kassationsquote Akzeptanz mittelfristig nicht zu behebender Erschließungsrückstände Vorrang der Sicherung digitaler Unterlagen Vorrangige Bewertung und Erschließung von Unterlagen zu priorisierten Politikfeldern Veränderung der Arbeitsorganisation: referatsübergreifende Projekte Differenzierte Qualitätsanforderungen an die Erschließung Umgang mit Erschließungsdefiziten: Erschließung on demand Intensivierung der sog. Vorfeldarbeit 12

13 und danach Aufbau eines Kennzahlensystems Aufbau eines Controllings konsequente Ergebniskontrolle und Steuerung Messung der Wirkung der Maßnahmen 13

14 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen beantworte ich gerne! 14