Digitale Bauakten? Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens und deren Folgen für die Archivierung

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1 Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens und deren Folgen für die Archivierung Archive im Jahr des Denkmals: Die Bauakte ein Teil des kulturellen Erbes! Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie Sachsen-Anhalt/ Digital Heritage Absolventin im Studiengang Informationswissenschaften M.A.

2 GLIEDERUNG 2

3 Gliederung 1. Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens 2. Abgrenzung einer digitalen Bauakte 3. Bewertungsvorschläge 4. Aussonderung und Archivierung 5. Zusammenfassung 3

4 1. DIGITALISIERUNG DES BAUGENEHMIGUNGSVERFAHRENS 4

5 Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens Zentrales Fachverfahren ProBAUG Datenbankgestütztes Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule Mediencenter als vorgangsbezogene Fileablage Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs. 5

6 Veranstaltung der LFS: Die Bauakte ein 6

7 Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens Zentrales Fachverfahren ProBAUG Datenbankgestütztes Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule Mediencenter als vorgangsbezogene Fileablage Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs. 7

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9 Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens Zentrales Fachverfahren ProBAUG Datenbankgestütztes Informationssystem zur Unterstützung der Prozessschritte im Baugenehmigungsvorgang Diverse Schnittstellen und Ergänzungsmodule Mediencenter als vorgangsbezogene Fileablage Nutzung von ProBAUG in allen unteren Bauaufsichtsbehörden Brandenburgs. 9

10 Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens ABER: Einreichung des Bauantrages inkl. Bauvorlagen in der Papierform ist weiterhin verpflichtend Führende Akte liegt in der Papierform vor Keine digitale Bauakte im Sinne einer elektronischen Akte Stattdessen: Hybride Bauakte 10

11 2. ABGRENZUNG EINER DIGITALEN BAUAKTE 11

12 Die digitale Bauakte Daneben: Fachverfahren mit datenbankgestützten Inhalten 12

13 3. BEWERTUNG 13

14 Bewertung Nutzung bestehender (inhaltlicher) Bewertungsmodelle Lücken und Redundanzen in der hybriden Aktenführung Archivische Vorfeldarbeit gewinnt an Relevanz! Betrachtung beider Formen der hybride Akten vor Bewertungsentscheidung Ganzheitliche oder separate Bewertung? Ganzheitliche Bewertung bedeutet: Vollständige Überlieferung des Vorgangs Berücksichtigung des Entstehungskontextes Erhöhte Recherchierbarkeit in digitalen Objekten 14

15 4. AUSSONDERUNG UND ARCHIVIERUNG 15

16 Aussonderung und Archivierung Einrichtung einer digitalen Zwischenarchivlösung für die Aufbewahrung von Bauakten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist Automatisierung des Aussonderungsprozessen mit Hilfe digitaler Systeme Verkürzung der Aufbewahrungsfrist? 16

17 5. ZUSAMMENFASSUNG 17

18 Zusammenfassung Hybrides Schriftgut als typisches Schriftgut des beginnenden 21. Jahrhunderts Stärkere archivische Vorfeldarbeit Übernahme bestehender Bewertungsmethoden Überdenken von derzeitigen Aufbewahrungsfristen 18

19 Link zur Masterarbeit: fhpotsdam/frontdoor/index/index/doci d/1907 Kurz: fhpotsdam/ VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 19