Digitale Dokumentendienste

Transkript

1 Kiel, Digitale Dokumentendienste Ganzheitliche Unterstützung des Lebenszyklus von Dokumenten Ulla Dreger, Leiterin Dataport Dokumentenmanagement

2 Warum elektronische Aktenführung nicht geht und die Erde eine Scheibe ist * Bausteine Elektronischer Postein- und ausgang E-Akte, Aktenplan und Akteneinsicht Langzeitspeicherung und Aussonderung Kritische Faktoren : Zeit, Geld, Technik, Personal Standardisierung vs. Individualitiät * Vitako Handreichung E-Akte (September 2014)

3 Ihr Input: Wo drückt der Schuh? Gesamtstrategie fehlt Wie anfangen? Performance Akzeptanzprobleme Denkweise ist analog Kein Aktenplan

4 Woran scheitern viele E-Akte Projekte? 4 Viel Zeit in Prozessdiskussion und Projektumsetzung Keine Benutzerbetreuung nach Projektumsetzung Akzeptanzmanagement fehlt Medienbruch in der Führungsebene

5 So geht es besser 5 Einführung Standard mit Flexibilität Benutzerbetreuung statt Prozessdiskussion Erprobung des Standards im laufenden Betrieb Ermittlung des tatsächlichen und nicht des vermuteten Änderungsbedarfs Wir können klein anfangen! und selber, wenn wir wollen! Verbesserungen lassen sich nach Bedarf dazubringen nach und nach

6 de-akte Einführung am Beispiel Niederschlagswasser-Gebühr 6 Standardisierte Schriftgut- Struktur Ihrer Fachakte

7 de-akte Einführung am Beispiel Niederschlagswasser-Gebühr Vorlage zur Ermittlung der Konfigurationsparameter

8 de-akte Einführung am Beispiel Niederschlagswasser-Gebühr ANSCHLUSSÄNDER UNG Legen Sie in der Bauakte des Eigentümers zu dem neuen Bauantrag einen Vorgang vom Typ Genehmigungsantrag an und legen Sie den Bauantrag als VIS- Dokument vom Typ Eingang in diesem Vorgang ab.

9 Dataport Produktsuite Digitale Dokumentendienste Dataport Digitalisierungsdienste ddocuscan Dataport Verwaltungsdienste de-akte Dataport Bewahrungsdienste dbewahrung/easy dbewahrung/tr-esor

10 So sieht die Praxis heute meistens aus 10 Einführung E-Fachakten Entscheidung der Strategie Getrennte Datensilos vs. zentraler Informationspool Integration vs. gekapselte Fachverfahren Zentrale Informationsbasis

11 auch der längste Weg beginnt mit einem ersten Schritt 11 E-Fachakten Portal Datenaustausch Beweis- Werterhaltung

12 und das ist das Ziel 12 Innovative, ausbaufähige E-Government-Architektur Service-Qualität im virtuellen Rathaus Medienbruchfreie Integration der Fachverfahren Qualitativer Datenaustausch über alle Verwaltungsebenen Zentrale Informationsbasis

13 de-akte als Kernkomponente der egovernment-infrastruktur Bereits verfügbar OSCI-Transport Austauschformat xdomea Governikus Multimessenger Governikus Signer und -Verifier In der Umsetzung Koppelung de-akte mit den Online-Diensten In der Planung Nachrichtenbroker

14 de-akte als Kernkomponente der egovernment-infrastruktur Bereits verfügbar OSCI-Transport Austauschformat xdomea Governikus Multimessenger Governikus Signer und -Verifier In der Umsetzung Koppelung de-akte mit den Online-Diensten In der Planung Nachrichtenbroker

15 de-akte Digitalisierung gemeinsam gestalten, Beispiele aus SH E-Justice E-Ausländerakte E-Sammelakte-Personenstandsregister E-Lebensmittelüberwachung E-Rechnung / E-Rechnungsworkflow E-Umweltüberwachung E-Personalakte E-Partizipation E-Akte / E-Anliegen-Management Ulla Dreger de-akte Fachmodule Standard mit Flexibilität 15

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