koya979/depositphotos.com E-Akte und digitale Vorgangsbearbeitung: Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung

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1 koya979/depositphotos.com E-Akte und digitale Vorgangsbearbeitung: Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 1

2 E-Government Gesetz Berlin 7 (1) EGovG Bln: Die Berliner Verwaltung führt seine Akten spätestens ab elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT- Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren. fotomek / fotolia.com Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 2

3 Bildnachweis (Julian Kücklich) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 3

4 Agenda Katrin Bauch Senatsverwaltung für Inneres und Sport Marc-Stephan Garbe AWS Consulting Jörn Kantimm ITDZ Berlin - Umsetzungsplanung für die elektronische Aktenführung gem. Berliner E-Government-Gesetz - Schaffung der notwendigen Voraussetzungen in der Verwaltung - Erfahrungen aus der Umsetzungspraxis Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 4

5 Vorgehensplanung AnatolyM/Depositphotos.com Auswahl externe Projektunterstützung Auswahl Realisierungsdienstleister Aufbau IKT-Basisdienst E-Akte Betrieb IKT- Basisdienst E-Akte Verantwortung: IKT-Steuerung Projekte E-Akte-Ready in den Behörden Einführung E-Akte in den Einführung Behörden E-Akte in den Einführung Behörden E-Akte in den Behörden Verantwortung: Behörden Unterstützung: IKT-Steuerung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 5

6 Sachstand und geplantes Vorgehen Phase 1: Projektinitialisierung Erstellung und Freigabe Projektauftrag Vorbereitung und Durchführung Vergabeverfahren für externe Projektunterstützung Konzeption zur Herstellung E-Akte-Ready in den Berliner Behörden Phase 2: Anforderungsdefinition für IKT-Basisdienst E-Akte Erhebung Anforderungen, Erstellung Pflichtenheft für IKT-Basisdienst E-Akte und Erstellung weiterer Konzepte Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung für die E-Akte einschließlich Realisierungsdienstleister Vorbereitung / Einleitung Gremienbeteiligungen Phase 3: Einführung IKT-Basisdienst E-Akte Auswahl E-Aktensoftware Implementierung und Einführung IKT-Basisdienst E-Akte Durchführung Gremienbeteiligungen Aufbau Geschäftsstelle E-Akte Pilotierung für Einführung in Behörden AnatolyM/Depositphotos.com Phase 4: Einführung der E-Akte in den Berliner Behörden Vorgehen: => 1. Herstellung E-Akte-Ready in den Behörden => 2. Einführung E-Akte in den Behörden Ausschreibung Rahmenvertrag zur speziellen Einführungsunterstützung der E-Akte in den Berliner Behörden Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 6

7 Gesamtprojektplanung Phase 1 Projektinitialisierung Phase 2 Anforderungsdefinition für IKT-Basisdienst E-Akte Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Konzept E-Akte Ready Auswahl externe Projektunterstützung Pflichtenheft IKT-Basisdienst E-Akte Phase 3 Auswahl und Aufbau IKT- Basisdienst E-Akte Auswahl E-Aktensoftware und Realisierungsdienstleister Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden Initiierung Reihenfolge Behördeneinführung Projekt-/Akzeptanzmanagement Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 7

8 Agenda koya979/depositphotos.com - Umsetzungsplanung für die elektronische Aktenführung gem. Berliner E-Government-Gesetz - Schaffung der notwendigen Voraussetzungen in der Verwaltung - Erfahrungen aus der Umsetzungspraxis Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 8

9 Voraussetzungen zur Umsetzung Warum arbeiten wir bislang (zumeist) in der Papierwelt? Warum werden Akten geführt wie sie geführt werden? Wie ist ein Umstieg in die elektronische Welt vorzubereiten und was ist zu beachten? Quelle: Agentur für Arbeit Bad Oldesloe, Foto: hfr Was wollen wir durch den Einsatz der elektronischen Akte / Vorgangsbearbeitung erreichen? Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 9

10 Rechtliche Grundlagen (Berlin) Grundgesetz (Art. 20 Rechtsstaatsprinzip) Verwaltungsverfahrensgesetz (z.b. 29 Akteneinsicht durch Beteiligte) egovernment-gesetz des Landes Berlin Art. 20 Abs. 3 Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden. Archivgesetz des Landes Berlin Verwaltungsvorschriften (GGO I, etc.) Org. Regelungen der Behörden (Geschäftsanweisung) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 10

11 Anforderungen an Aktenführung Nachvollziehbarkeit Beweiskraft Akteneinsicht Vernichtung Vollständigkeit Grundprinzipien rechtsstaatlicher Aktenführung Zugriffsschutz Erkennbarkeit des Urhebers Aktenwahrheit und -klarheit Sicherung der Auffindbarkeit Manipulationsschutz Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 11

12 Was wird wo veraktet? Aktenrelevantes Schriftgut Weglegesachen Papierkorb Persönliche Sammlung Schriftgut, das bei der Erfüllung der behördlichen Aufgaben erstellt und/oder empfangenen wurde und zur Dokumentation des Verwaltungshandelns notwendig ist. (i.s. Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit und Kontinuität) Schriftgut, das vereinfacht geordnet, abgelegt, nur kurzfristig (häufig; ein Kalenderjahr) aufbewahrt und dann ausgeschieden wird. Sie erhalten die Schlussverfügung weglegen. Dokumente, die nicht zur Dokumentation dienen und auf die nicht zurückgegriffen werden muss. Nicht zu erfassende Dokumente werden in einer durch die Registratur geführten Negativliste erfasst. Dokumente, die nicht aktenrelevant sind und nicht bei dem üblichen Schriftgut aufbewahrt werden. Persönliche Informationssammlung, die für die Bearbeitung hilfreich sind. (z.b. Gesetzesauszüge) Die Sachakte ist eine Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Dokumente gegliedert nach Vorgängen. Das Ordnungskriterium ist i. d. R. der Aktenplan. Die Fallakte ist eine Zusammenfassung Verfahrensgleicher und sachlich gleichartiger Akten (z. B. Personalakten). Häufig eine große Zahl gleichartig strukturierter Vorgänge. Ordnungskriterium ist ein formales Merkmal (z. B. Personalnummer). Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 14

13 Wie gliedern sich Akte / Vorgang? Vorgänge in der Akte umfassen die Gesamtheit des chronologisch geordneten Schriftguts zu der entsprechenden Einzelmaßnahme. Geschäftsgang Verfügung Kenntnisnahme zur Bearbeitung Mitzeichnung Schlusszeichnung Zu den Akten Akte Vorgang Schriftgut (Dokumente) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 15

14 Der Aktenplan - Beispiel SenInnDS (Auszug) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 16

15 Wozu wird ein Aktenplan benötigt? Inhaltliche Eigenschaften Der Aktenplan ist aus den Aufgaben der Behörde entwickelt und neutral zur Aufbauorganisation. Die dargestellten Aufgaben werden sachbezogen und systematisch gegliedert. Die Gliederung der Aufgaben erfolgt hierarchisch und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls. Der Aktenplan bildet den Ordnungsrahmen für das vorhandene und das voraussichtlich anfallende Schriftgut. Der Aktenplan besitzt eine verhältnismäßig große Stabilität und Übersichtlichkeit. Der Aktenplan strebt keine Vollständigkeit im Sinne einer wissenschaftlichen Systematik an, wodurch er sich von einem systematischen Katalog einer Bibliothek unterscheidet. Der Aktenplan ist fortzuschreiben. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 17

16 Zusammenhang Aktenplan & Akte Obergruppe 0 - SenInnSport Hauptgruppe 05 Interne Querschnittsaufgaben Gruppe Personalmanagement Untergruppe 0523 Personalverwaltung Betreffseinheit Tarif- und Dienstrecht Aktenplan Akte Akte Vorgang Dokument Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 18

17 Lebenszyklus Akte / Vorgang Aktenführende Behörde Zuständiges Archiv Entstehung Akte / Vorgang Aufbewahrungsfrist Abgabe/ Übernahme Archivierung Dauerhafte Aufbewahrung Phase 1 - Bearbeitung zda Abschluss der Bearbeitung Phase 2 - Langzeitspeicherung Phase 3 - Aussonderung Vernichtung Die zur Vernichtung ausgewählten Akten werden gelöscht. Verändert entnommen: Bundesministerium des Innern Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Langzeitspeicherung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 19

18 Checkliste Vorbereitung (Auszug 1/2) Was will meine Behörde erreichen (bitte Akzeptanzmanagement beachten)? Schriftlichkeit Was soll veraktet werden und wie kommt es in die Akte (Digitalisierung / Registratur / Vertraulichkeit / Wie wird mit Papieroriginalen verfahren)? Akten- und Vorgangsbildung Wie werden Akten / Vorgänge gebildet? Gibt es einen praxistauglichen Aktenplan? Vollständigkeit Wie wird erreicht, dass die Akte vollständig, aktuell und wahr ist? Zeichnung Ist eine elektronische Zeichnung (im Geschäftsgang) ausreichend; ggf. auch an Dritte? Verbleibsnachweis Wie soll auf dem Aktenbestand recherchiert werden (Rechte)? Wie werden personelle Wechsel abgebildet? Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 20

19 Checkliste Vorbereitung (Auszug 2/2) Zugriffsregelungen Wie wird der Zugriff organisiert (Rechte, Stellvertretung)? Ist ein Zugriff immer und durchgängig möglich / erforderlich? Bestands - und Manipulationssicherheit Wie soll eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden? Wann erfolgt eine Abgabe / Vernichtung (Aufbewahrungsfristen)? Nachvollziehbarkeit / Akteneinsicht Wie greifen Dritte auf die Akte zu? Ergänzende Themen Verfügt die Behörde über geeignete Geräte zur optischen Darstellung? Ist eine barrierefreie Nutzung möglich? Ist die Akte transportabel? Migration Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 21

20 Agenda koya979/depositphotos.com - Umsetzungsplanung für die elektronische Aktenführung gem. Berliner E-Government-Gesetz - Schaffung der notwendigen Voraussetzungen in der Verwaltung - Erfahrungen aus der Umsetzungspraxis Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 22

21 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 23

22 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 24

23 E-Akte pragmatischen Ansatz wählen E-Akte-Projekte sind im Wesentlichen Organisationsprojekte Innovationsbereiche finden passendes Einführungsvorgehen wählen Einführungszeitraum nicht zu eng planen Testsystem zur Visualisierung von Workshop Ergebnissen beim Softwarestandard bleiben Vorteile zeigen sich erst nach einem längeren Nutzungszeitraum Wissensdatenbank baut sich auf Was ist eine Akte? Wie ermittle ich die Aktenstrukturen? (bestehende Papierakte; Outlook, Verzeichnisse) Registraturaufgaben Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 25

24 Mögliche Vorgehensweisen zur Einführung der E-Akte Variante 1 - Verwaltung mit homogenen Arbeitsaufgaben AP 1 Initialisierung AP 2 Workshops und Konzepte AP 3 - Systemkonfiguration AP 4 weitere Konzepte AP 5 Einführung und Schulung AP 6 Projektmanagement und Akzeptanzmanagement Variante 2 Verwaltung mit heterogenen Arbeitsaufgaben AP 1 Projektinitialisierung AP 2 Einführung in den Referaten AP 2a Workshops und Fachkonzeption AP 2b Systemkonfiguration (fachlich) AP 2c Schulung/Einführung/ Coaching AP 3 weitere Konzepte AP 4 Projektmanagement und Akzeptanzmanagement

25 Formelles Vorgehen (Beispiel) 1. Klärung der Anforderungen / Einsatzgebiet Workshop 1 (3-4 h): Aktenplan, Akten- / Vorgangs- und Dokumentenstruktur, Postlauf, Negativliste, Digitalisierung, Geschäftsgang, Rahmenbedingungen Workshop 2 (2-3 h): Feinabstimmung, Vorbereitung Schulungsthemen, Umsetzungsplanung im Detail 2. Schulungen Schulung 1 (4 h): VIS Einführung / Basis Schulung 2 (4 h): konkretes Vorgehen in der Organisationseinheit (Werkzeugund Organisationsschulung) Personen mit VIS-Vorkenntnissen besuchen nur Schulung 2, je Schulung max. 8 Teilnehmende 3. Einführung 1. Begleitung an den ersten 2-3 Tagen 2. Kurzdokumentation mit allgemeinen Hinweise (zzgl. Intranet) 3. Multiplikatoren als direkten Hilfe nach dem Start Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 27

26 Projektphasen / Nutzung der E-Akte nach dem Einführungsprojekt Schaffung der Voraussetzungen Einführung der E-Akte Nutzung der E-Akte Anforderungen / CAB Softwareupdates / Test Sicherheitskonzeption fortschreiben Weiterentwicklung / Konsolidierung / Abbildung neuer Prozesse Reorganisation / Fluktuation von Mitarbeitenden / Schulung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 28

27 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 29

28 Veränderungen Betrifft die gesamte Organisation Veränderung der Arbeitsweise Offene Information Beteiligung der Mitarbeitenden Veränderungen darstellen / Transformation mit möglichst geringer Belastung für die Mitarbeitenden Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 30

29 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 31

30 E-Akte - Akzeptanz Akzeptanz und Veränderungsprozesse stehen im engen Zusammenhang informieren und beteiligen Leitung gewinnen Vorreiterinnen und Vorreiter finden dauerhafte Strukturen schaffen Schulung und intensive Betreuung anbieten verbindliche Regeln zur Nutzung schaffen Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 32

31 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 33

32 in ein paar Jahren Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 34

33 Vielen Dank für Ihr Interesse! => Fragen AnatolyM/Depositphotos Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin 4. Berliner Verwaltungskongress Seite 35