DOMEA-eAkte-Konzept. Bastian Herrmann. Bundesarchiv Koblenz 05. Juni IMTB Consulting GmbH Schumannstraße 14b Berlin

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1 DOMEA-eAkte-Konzept Bastian Herrmann Bundesarchiv Koblenz 05. Juni 2008 IMTB Consulting GmbH Schumannstraße 14b Berlin Telefon Telefax Internet

2 Agenda Warum DOMEA-eAkte-Konzept Inhalt des Konzeptes Abgrenzung zum DOMEA Organisationskonzept 2.0 Zusammenfassung DOMEA-eAkte-Konzept 2

4 Ist-Situation in den Verwaltungen unregelmäßig Informationszugänge Eingangskorb Papier Outlook E Mail / FAX Verteilung 10 % 90 % Weitere Nutzerspezifische Informationszugänge und Datenquellen KLR Intranet Beschaffung Die Weiterleitung von Informationen erfolgt in Abhängigkeit von Empfänger, Dringlichkeit und Thema. Datenquellen Zentralregistratur Papierakte Büro Handakte Exchange E Mail Netzlaufwerk Dateien Zugriff selten regelmäßig sehr oft oft Intranet Dateien Der Akteninhalt ist in keiner Ablage vollständig zu erschließen. DOMEA-eAkte-Konzept 4

5 Vorteile Z der elektronischen Akte Umfassende Recherchemöglichkeiten Akte jederzeit für Berechtigte verfügbar Höhere Transparenz Einheitliche Akten und Vorgangsbildung Verringerung des Aufwands für Aufbewahrung Aussonderung Wiedervorlage Informationsbedürfnisse DOMEA-eAkte-Konzept 5

6 Beobachtungen zur Situation in vielen Behörden Trend zu einfachen Lösungen Vorgangsbearbeitung findet de facto per E Mail statt. Vorhandene Infrastrukturen bieten häufig Teillösungen für Vorgangsbearbeitung. Wissen über Schriftgutverwaltung nicht mehr vorhanden. Aktuelle Situation Arbeitsweise ist nicht mehr GO konform. (Papier )Akten sind häufig nicht mehr vollständig. Dokumente finden sich auf Laufwerken oder in E Mailsystemen. Mechanismen zur Bewältigung der Informationsflut fehlen. Rechercheaufwände sind sehr hoch. DOMEA-eAkte-Konzept 6

7 Antwort Ich kaufe mir ein DOMEA System DOMEA-eAkte-Konzept 7

8 Beobachtungen bei der Durchführung von DOMEA-Projekten Die Behördenseite Die Anforderungen des Kataloges werden vielfach als nicht genau genug empfunden. Der Anforderungskatalog soll möglichst direkt zur Auswahl eines Systems genutzt werden. Der Fokus von Projekten liegt häufig auf technischen Aspekten. Zertifizierte Produkte erfüllen in den Projekten oft nicht die benötigten Anforderungen des Anforderungskataloges. Komplexität der Projekte wird häufig unterschätzt. DOMEA-eAkte-Konzept 8

9 DOMEA in der Zange Informations und Wissensmanagement Elektronische Akte Revisionssichere Langzeitspeicherung elektronischer Daten Wissen über Schriftgutverwaltung nicht mehr vorhanden Papierakten sind nicht mehr vollständig Dokumente und E Mails auf Laufwerken Methoden für Informationsund Wissensmanagement fehlen DOMEA Elektronische Kommunikation nimmt zu de facto findet IT gestützte Vorgangsbearbeitung statt Neue gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Aktenführung Revisionssichere Langzeitspeicherung muss sichergestellt werden DOMEA-eAkte-Konzept 9

11 Prämisse für die elektronische Aktenführung Erfüllung der Anforderungen an Schriftgut, die in Gesetzen, Geschäftsordnungen sowie Richtlinien und Vorschriften für die Führung von Akten festgelegt sind. Vollständigkeit, Integrität und Authentizität Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke Rekonstruktion der Entscheidungsprozesse Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns Erfüllung der Nachweisfunktion DOMEA-eAkte-Konzept 11

12 Woraus besteht die elektronische Akte? /1 2008/ /1 /1 Papierdokument gescannt und erfasst 2008/14567 Elektronisches Dokument Alle relevanten Dokumente liegen elektronisch vor und werden revisionssicher nachgewiesen. DOMEA-eAkte-Konzept 12

13 Systemtechnische Sicht der Funktionen einer eakte Erstellung bzw. Import von elektronischen Primärobjekten (Dateien) verschiedenster Anwendungen (in der Regel als Dokument) Flexible Objekthierarchie zur Abbildung behördenspezifischer Objektstrukturen (Dokument, Akte, Vorgang etc.) Zuordnung von Metadaten zu Primärobjekten und Container Objekten Zugriffsrechtebeschränkungen auf Objekte mit Hilfe eines rollenbasierten und an der Aufbauorganisation der Behörde orientierten Zugriffsrechtemodells Versionierung von Dokumenten Mobilitätsfunktionen (Check Out/ Check In, Mobilclient etc.) Mechanismen zum Abschließen der eakte (zda) Aktenplan und Aktenzeichengenerator Aussonderung von Akten DOMEA-eAkte-Konzept 13

14 Was ist nicht eakte? Geschäftsgang Zeichnungsverfahren Vorgangsbearbeitung Keine Laufwegsinformationen im System DOMEA-eAkte-Konzept 14

15 Was beschreibt das DOMEA-eAkte-Konzept? Begriffsdefinitionen Organisationskonzept Eingangsbehandlung Ist/ Problem Organisatorische und technische Lösungsvarianten Bearbeitung Siehe oben Ausgang Siehe oben Aussonderung Zusammenarbeit im Team/Kollaboration Spezialthemen (z.b. Personalakte) DOMEA-eAkte-Konzept 15

16 Eingangsbehandlung Probleme Empfang von Posteingängen Unvollständige Akte Umständlicher E Mail Import Anwender beklagen Mehrbelastungen aufgrund des Imports der E Mail, Anwender ziehen keinen persönlichen Nutzen aus dem Import der E Mail in die eakte, Anwender akzeptieren nicht, dass sie Administrationsaufgaben aus dem Bereich der Schriftgutverwaltung übernehmen sollen, die grundsätzlich den Registratoren zuzuordnen sind. Schriftformerfordernis von Dokumenten DOMEA-eAkte-Konzept 16

17 Lösungsansätze -Import - Engere Verzahnung von -Client und eakte E Mail Postkorb und Workflow Postkorb sind weiterhin voneinander getrennt. Es sind aber Funktionen verfügbar, die den Import von E Mails in das DMS/VBS zur Veraktung, den Anforderungen der Anwender entsprechend, ergonomisch umsetzen Status quo, nur besser Beide Postkörbe werden zu einem einzigen Postkorb verschmolzen. Die Objekte dieses Postkorbs repräsentieren Entitäten, die entweder aus dem E Mail System oder dem DMS/VBS stammen E Mail Postkorb führend > Links oder Objekte des DMS/VBS integriert Workflow Postkorb führend > E Mails werden auch dargestellt (bereits von mehreren Systemen realisiert) Neuer gemeinsamer Postkorb bspw. in einem Portal DOMEA-eAkte-Konzept 17

18 Bearbeitung Probleme Eingangsempfänger und Geschäftsgang Entwurfserstellung und abstimmung Zugang zu Informationen Verteilung von notwendigen Unterlagen Koordination der Beteiligung Entwurfskommentierung und Mitzeichnung Mitzeichnungen per E Mail Nicht GGO konform Erhöhter Konsolidierungsaufwand E Mail ist als Abstimmungstechnologie nicht geeignet Redundante Ablage DOMEA-eAkte-Konzept 18

19 Lösungsansatz Zeichnungsverfahren Ablage des zu zeichnenden Dokumentes in eakte Vermeidung von Redundanzen E Mail basierte Workflows über einfache manuelle E Mail Generierung Regelbasierte E Mail Generierung Dokumentation im Zeichnungskamm des Dokumentes Nachvollziehbarkeit über die Versionierung des Dokumentes in eakte DOMEA-eAkte-Konzept 19

20 Ausgang Probleme Postausgangsbuch Nachweis des Postausgangs Nachweis und Beweiswürdigung elektronischer Ausgänge Übertragungssicherheit elektronischer Ausgänge DOMEA-eAkte-Konzept 20

21 Lösungsansatz für -Nachweis E Mail Management Regelbasierte Auswertung von eingehenden und ausgehenden E Mails z.b. durch Auswertung von Absender, Aktenzeichen im Betreff oder sonstigen Inhalten Automatische Übernahme in die eakte Information über Eingang an entsprechenden Bearbeiter (regelbasiert) Komplexes Regelwerk notwendig Organisatorische Regelungen notwendig DOMEA-eAkte-Konzept 21

22 Zusammenarbeiten im Team / Kollaboration Basieren auf Portaltechnologien und erweitern diese um Dokumentenmanagementfunktionalitäten Weitere Funktionen Teamkalender Kontaktverwaltung Aufgabenverwaltung Abonnementfunktionen Messaging Gemeinsames, verteiltes Arbeiten an einem Bildschirm Aufzeichnen und Wiederabspielen von Präsentationen, Schulungen etc. Foren Blogs Wikis DOMEA-eAkte-Konzept 22

23 Beispiel für einen Teamarbeitsbereich DOMEA-eAkte-Konzept 23

24 Filesystem - Kollaboration Gemeinsame Dokumentenerstellung / bearbeitung im Filesystem Gemeinsame Dokumentenerstellung bzw. bearbeitung mit Kollaborations Werkzeug DOMEA-eAkte-Konzept 24

25 Zusammenarbeit Kollaboration eakte VBS DOMEA-eAkte-Konzept 25

26 Kollaborations-Werkzeuge sind für nicht aktenrelevante Dokumente für (informelle) Vorabstimmungen für einen Informationsaustausch für aktenrelevante Dokumente /Aktenführung derzeit nicht geeignet Nachvollziehbarkeit Metadaten (speziell für Langzeitspeicherung und Archivierung) Aktenplan Objekte (Akte, Vorgang etc.) Datenvolumen DOMEA-eAkte-Konzept 26

28 DOMEA-Fokus liegt auf der ganzheitlichen Unterstützung des Geschäftsgangs Posteingangstelle Eingangsempfänger Sichtvermerk Geschäftsgangvermerke Posteingangsbuch Registratur Registrierung Zuordnung zur Akte Suche und Bereitstellung Ablage Post Postausgangstelle DOMEA-eAkte-Konzept Federführender Bearbeiter Entwurf Verfügungen Zeichnungsverfahren Kenntnisnahmen Beteiligungen 28

29 Ansatz DOMEA-eAkte-Konzept A Verwaltung D Externe Stelle B C eakte Medienbruch DOMEA-eAkte-Konzept 29

30 Vergleich DOMEA-Organisationskonzept vs. DOMEA-eAkte-Konzept DOMEA Organisationskonzept (IT gestützte Vorgangsbearbeitung) DOMEAeAkte Konzept (vollständige elektronische Akten) Systemanforderungen ++ + Organisatorische Regelungen Nutzerakzeptanz + Integration in bestehende Arbeitsumgebung + DOMEA-eAkte-Konzept 30

32 Zusammenfassung Ziel bleibt weiterhin die vollständige elektronische Vorgangsbearbeitung DOMEA eakte ist Ergänzung zum bisherigen Konzept und nur Zwischenschritt Die Anforderungen an die DOMEA eakte werden von den DOMEA zertifizierten Vorgangsbearbeitungssystemen weitgehend abgedeckt Organisatorischer Regelungsbedarf bleibt hoch Kollaboration eignet sich vor allem für nicht aktenrelevante Dokumente Kollaborations Werkzeuge unterstützten die teamorientierte Arbeitsweise und können die eakte und Vorgangsbearbeitung ergänzen DOMEA-eAkte-Konzept 32