Gebrauchsgerecht aufbereitet: Die E-Akte als Teil des zeitgemäßen Arbeitsplatzes

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1 Bayerisches Anwenderforum 2014 Gebrauchsgerecht aufbereitet: Die E-Akte als Teil des zeitgemäßen Arbeitsplatzes München 21./22. Mai 2014 Frieder Engstfeld 1

2 Wer weiß es noch? Wann wurde das erste Schriftgutverwaltungssystem (SGVS) unter Windows installiert? 1987/88 Wann wurde das DOMEA Konzept initiiert? 1996 (Quelle: Ein Überblick über das DOMEA Konzept, Bundesarchiv, 5. Juni 2008) 18 Jahre 2

3 Status heute? E-Akte bis 2020 gemäß EGovG E-Akte in der Justiz bis 2020 (FördElRV), Gesetzentwurf zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen Haushaltsgrundsätzegesetz 2009: HGB Konformität von Behörden Europäische ejustice Initiative fordert den europaweiten erv verbleiben: 6 Jahre 3

4 Höchste Zeit, durchzustarten Organisationskonzept E-Verwaltung und dem Anwender Angebote zu machen: Schneller Zugriff Einfache Veraktung Übersichtlichkeit Info zu aktueller/nächster Bearbeiter Einfache Zusammenarbeit mit Kollegen Jederzeit: aktueller Sachstand Suchen und Finden 4

5 Höchste Zeit, durchzustarten aber wie? Bekenntnis der Amtsleitung gute Projektorganisation Selbstverständnis eines Change Management Projektes Budget auch für Akzeptanzmanagement abgestimmter Einführungspfad transparentes Controlling klare Abfolge der Moduleinführung zukunftsfähiges Architektur-, Betriebs- und Produkte- Konzept UND E-Akte als standardisierter Dienst und nicht als führende Applikation ausschließlich rollenbezogene Definition der Arbeitsplatzlösung für schnellsten Zugriff auf die E-Akte und benötigte Metadaten 5

6 Rollen, Arbeitssituationen und Geschäftsprozess Sachbearbeitung Führungskraft unterwegs Prozess- Teilnehmer Registratur E-Akte E-Akte Suche Fachverfahren Umlauf (ad hoc) Zusammenarbeit 6

7 Rollen und Arbeitssituationen Führungskraft unterwegs 7

8 Rollen und Arbeitssituationen Fachverfahren Freie Suche in allen Neuanträgen im E-Akten-System sucht alle neu angelegten Bafög-Akten mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben des Nachnamens Bildschirmkopie freundlicherweise bereitgestellt von IT.NRW 8

9 Rollen und Arbeitssituationen Sachbearbeitung 9

10 Rollen und Arbeitssituationen Prozess- Teilnehmer 10

11 Rollen und Arbeitssituationen Registratur E-Akte 11

12 Rollen und Arbeitssituationen Umlauf (ad hoc) 12

13 Rollen und Arbeitssituationen Suche 13

14 Rollen und Arbeitssituationen Sachbearbeitung Führungskraft unterwegs Prozess- Teilnehmer Registratur E-Akte CMIS E-Akte Suche Fachverfahren Umlauf (ad hoc) Zusammenarbeit 14

15 Resumée Die Umsetzung des Konzeptes E-Akte als Dienst arbeitssituative Bereitstellung der E-Akte ohne Neuauflage der Erfahrung der letzten 17 Jahre und ihrer Kosten schnelle Einsetzbarkeit und Integration in vorhandene und neue Umgebungen Freiraum bei der Einführung, da von Anfang an GGO konform reduzierte Komplexität der Einführungsprojekte und entzerrter Zeitplan mehr Kapazität für nahe liegende Zukunftsthemen wie Wiki, Collaboration, Communication ressourcenschonende Realisierung durch Standardisierung mit CMIS und Web Services DMS - Mehr Dokument weniger Management die E-Akte bis

16 Der zeitgemäße Arbeitsplatz 16

17 INFRASTRUKTUR FÜR DIE ECHTZEITWELT Bruchloses Zusammenarbeiten und Kommunizieren Zügig Entscheidungen herbeiführen Neue Produkte rasch einführen 17

18 Dokumente IP-Kommunikation Messaging Video & Audio Zusammenarbeit 18

19 "Man muss die Zukunft im Sinn haben und die Vergangenheit in den Akten." (Charles Maurice de Talleyrand, franz. Staatsmann, ) Gerne beantworten wir Ihre Fragen! Frieder Engstfeld Senior ECM-Consultant Computacenter AG & Co. ohg Services & Solutions Consulting Services Flexible Workplace WWW: 19