E-AKTE MIT SYSTEM DAS BECHTLE egov SOLUTIONS VORGEHENSMODELL

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1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen E-AKTE MIT SYSTEM DAS BECHTLE egov SOLUTIONS VORGEHENSMODELL Consulting, Integration, Softwareentwicklung und Betrieb egov Solutions!

2 KURZVORSTELLUNG BECHTLE egov SOLUTIONS Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

3 BECHTLE AG Michael Guschlbauer Dr. Thomas Olemotz Jürgen Schäfer Zentralfunktionen: Akademie Controlling Finanzen Informationstechnologie Investor Relations HR und Personalentwicklung Qualitätsmanagement Recht und Compliance Datenschutz Unternehmenskommunikation Veranstaltungsmanagement Segment IT-Systemhaus & Managed Services Segment IT-E-Commerce Bechtle IT-Systemhäuser Bechtle Managed Services Bechtle direct Comsoft direct ARP Schulungszentren Competence Center Geschäftsbereich Öffentliche Auftraggeber Geschäftsbereich Software & Anwendungslösungen Logistik & Service: Adressmanagement Einkauf Europalogistik Lager Marketing Produktmanagement Retouren- und Ersatzteilmanagement 3 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

4 egov Solutions - Verbindung notwendiger Disziplinen in einer Abteilung Leitung Competence Center egov Solutions Business Development, Kooperationen, Strategische Ausrichtung und Administrative Aufgaben Leitung Sales Consulting egov Solutions Produktmanagement, Technologische Expertise, Technical Development Dienstleistungs- Leitung Anforderungs- und Qualitäts-Management mit B5.2 Stratos Test Center Projekt Management mit V-Model XT Bund und Scrum IT-Sicherheits Management nach BSI Grundschutz Dienstleistungs- Leitung HanseVision _wir sind sharepoint! Individualentwicklung Testmanagement E-Fachverfahren B3.5 BaSys E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit Competence Center DMS Bechtle Köln Software Solutions Standard-Lösungen B5.2 Stratos B2.9 EMM B1.0 egov Portal Microsoft Standardlösungen SharePoint Solutions 4 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

5 Ziele Organisationskonzept Ziel der elektronischen Verwaltungsarbeit ist es, Aufgaben in den Behörden effizienter zu erfüllen. Die elektronische Akte (E-Akte) erlaubt dabei den orts- und zeitunabhängigen schnellen Zugriff auf das Schriftgut. Verschiedene Funktionen erleichtern dem Bearbeiter das vollständige Ablegen von aktenrelevanten Informationen und Dokumenten, beispielsweise von E- Mails, und das Auffinden von Dokumenten in der Akte Quelle: fuer verantwortliche fuehrungskraefte,templateid=raw,property=publicationfile.pdf/leitfaden_fuer_verantwortliche_fuehrungskraefte.pdf 5 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

6 Veränderung und Akzeptanz Die Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit ist in erster Linie ein Organisationsprojekt Daher ist die höchste Prämisse des egov Vorgehensmodell den Nutzer so früh wie möglich einzubinden und seinen Arbeitsablauf zu schützen sowie seine bekannten Arbeitsmittel zu nutzen. 6 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

7 Projektreifegrad % integrierte Lösung egov Services: Unser eakte Portfolio für Ihr Projekt und Betrieb Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung durch egov Solutions Projektunterstützung Betriebsunterstützung 100 Consulting Expertise für Ihr Organisations- Konzept Implementations Service Installation & Rollout Services für Microsoft SharePoint Experten Service Service Desk mit hoher Lösungs-kompetenz in Microsoft SharePoint Schulung Ihrer Mitarbeiter Unterstützung Ihrer IT- Abteilung Outtasking / Sourcing Services Verantwortung für den Teilbereich SharePoint SLA-basierte Verträge Verantwortung in % 7 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

8 egov Services: Die Prozesskette im Detail Governance Workshop Grundlagen Workshop Implementieru ng nach V- Modell XT Bund ITIL konforme Umsetzung Machbarkeits- Analysen Consulting Fachkonzept Delta- Analyse Integration in bestehende Infrastrukture n Implementations Services Fachkonzept Delta- Analyse Go-Live Unterstützung Fachkonzept- Erstellung Governance Umsetzung Know-How Transfer Erstellung Lastenheft Erstellung Pflichtenheft Projekt Ramp- Up Auditfähige Dokumentation Out-tasking Services Pflege und Wartung Betrieb eakte eakte Prototypen Fachkonzept Risikominimierung Experten Services Know-How Transfer Governance Struktur Planung Schulungs- Konzepte Durchführun g Go-Live Schulungen Unterstüt zung Beratung, Machbarkeit, WiBe Vergabe Umsetzung Abnahme Wirkbetrieb 8 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

9 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen VON DER ANFORDERUNG ZUR AKZEPTIERTEN LÖSUNG

10 Von der Anforderung zur akzeptierten Lösung Testdriven Solutionmanagement Bechtles hauseigene Quality Suite B5.2 Stratos

11 Strukturierte Vorgehensmodelle brauchen gute Werkzeuge B5.2 Stratos individuelle Gestaltung übersichtliche Planung vollständige Kontrolle Projektmanagement Anforderungsmanagement genaues Erfassen einfaches Strukturieren sofortige Verfügbarkeit frühzeitiges Erkennen zuverlässige Kontrolle problemloses Beheben Fehlermanagement Testmanagement volle Automatisierung einfaches Verwalten große Flexibilität 11 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

12 Strukturierte Vorgehensmodelle brauchen gute Werkzeuge B5.2 Stratos B5.2 Stratos ist eine Application Lifecycle Management-Lösung für QS-getriebenes IT- Projektmanagement Die Lösung holt alle Beteiligten Ihrer Entwicklung mit ins Boot: Projektleiter, Entwickler, Tester, Anwender und die Fachseite Stratos schafft absolute Transparenz im gesamten Projekt, über die gesamte Laufzeit Bessere Steuerung, schnelle Reaktion auf auftretende Probleme Einfachere und intensivere Kommunikation zwischen den Abteilungen Räumlich getrennt durch Stratos verbunden Einfache Integration in bestehende Systemlandschaften 12 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

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16 Von der Anforderung zur akzeptierten Lösung SharePoint 2013 als Umsetzungsplattform

17 Prinzipen unseres Vorgehensmodells: 1. Aufteilung der Funktionen auf die System die dafür spezialisiert sind 2. Individualisierung der Arbeitsplätze Registratur, Sachbearbeiter, Führungskraft, Poststelle 3. Keine klassischer Eines Für Alles Arbeitsplatz Kein DMS-Client den man öffnen muss Sondern direkte Einbindung in Office Programme individuell nach Rolle 4. Frühe Einbindung der Systemnutzer im Umsetzungsprozess 1. Simulierte graphische Oberflächen (Klickdummies) 2. Zentrale Bereitstellung aller Anforderungen und Testfälle 3. Protokolliertes, wiederholbares Testen 17 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

18 Technologien für die E-Akte Ablage für die Schriftgutverwaltung Registratur Service mit Aktenplan Rechercheplattform Weboberfläche Integration mobiler Endgeräte Monitoring/Nachverfolgung Bearbeiten von Schriftgut in der E-Akte Direkter Zugriff auf den Vorgang und die Akte SharePoint 2013 Office 2013 E-Akte Bereitstellung zentraler Mailboxen Projektplanung und Steuerung Einbeziehung der Postfächer in E-Discovery Anforderungsmanagement Testen und Qualitätssicherung Exchange Server 2013 B5.2 Stratos + TFS 18 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

19 Die E-Akte integriert in Microsoft Office Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

20 Die E-Akte als plattformunabhängige Webanwendung 20 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

21 Von der Anforderung zur akzeptierten Lösung (Stratos / Team Foundation Server 2012) Welche Anforderungen gibt es? Woran wird gerade gearbeitet? Wie soll die Oberfläche der Lösung aussehen? Muss ich warten bis die Lösung fertig ist? Wann und woran erkenne ich, dass die Lösung das tut, was sie soll? Habe ich beim Testen an das Wesentliche gedacht? Wie stelle ich sicher, dass sie das nach einer Änderung/Komponentenwechsel auch noch macht? Wie kann ich von Erfahrungen aus anderen Projekten und vielleicht sogar aus anderen Behörden profitieren.

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27 Von der Anforderung zur akzeptierten Lösung UI-Mocks / Oberflächen Dummies

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31 Window title File EGOV Insert View Format Akte Vorgang Recherche öffnen öffnen E-Akte The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. 31 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

32 Window title File EGOV Insert View Format Akte öffnen Vorgang Vorgang Recherche 1 öffnen E-Akte Thema 1 Dokument 1 Dokument 2 Dokument 3 The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over Vorgang 2 the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown Vorgang fox jumps 3 over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. 32 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

33 Von der Anforderung zur akzeptierten Lösung Testing

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47 Welche Fragen brauche ich mir nicht mehr Stellen? Welche Anforderungen gibt es? Woran wird gerade gearbeitet? Wie soll die Oberfläche der Lösung aussehen? Muss ich warten bis die Lösung fertig ist? Wann und woran erkenne ich, dass die Lösung das tut, was sie soll? Habe ich beim Testen an das wesentliche gedacht? Wie stelle ich sicher, dass sie dass nach einer Änderung/Komponentenwechsel auch noch macht? Wie kann ich von Erfahrungen aus anderen Projekten und vielleicht sogar aus anderen Behörden profitieren. Transparenz durch zentrale, kollaborative Ablage Status- und Ablaufverfolgung (filterbar) Frühes modellieren der Graphischen Oberfläche Graphische Mocks simulieren Funktion Bereitstellen von Testfällen und Testschritten die Anforderungen zugeordnet werden können Einsicht auf alle Testprotokolle Einstellen von Fehlern pro Testschritt Filtern nach relevanten Anforderungen und Ausführen der Tests Zentrale Bereitstellung der Tests und Anforderungen über eine gemeinsame Plattform 47 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

48 Prinzipen unseres Vorgehensmodells: 1. Aufteilung der Funktionen auf die System die dafür spezialisiert sind 2. Individualisierung der Arbeitsplätze Registratur, Sachbearbeiter, Führungskraft, Poststelle 3. Keine klassischer Eines Für Alles Arbeitsplatz Kein DMS-Client den man öffnen muss Sondern direkte Einbindung in Office Programme individuell nach Rolle 4. Frühe Einbindung der Systemnutzer im Umsetzungsprozess 1. Simulierte graphische Oberflächen (Klickdummies) 2. Zentrale Bereitstellung aller Anforderungen und Testfälle 3. Protokolliertes, wiederholbares Testen 48 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

49 Vorteile für die Realisierung einer E-Akte mit Microsoft Technologien Allgemeine Vorteile Allgemein Erhöhtes Maß an Stabilität und Sicherheit Erweiterter Browsersupport Unterstützung mobiler Endgeräte Verbesserte Barrierefreiheit Langfristige Plattform-Strategie 49 Bechtle AG 17. Bundesbehördentag 09./

50 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Leiter Competence Center egov Solutions Christian Rupert Maierhofer Bechtle GmbH & Co. KG

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