Richtlinie Records Management (Aktenführung) in der Verwaltung

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1 Records Management in der kantonalen Verwaltung Staatsarchiv Graubünden Karlihofplatz 7001 Chur Tel Richtlinie Records Management (Aktenführung) in der Verwaltung 1 Einleitung Die zunehmende Verbreitung der Informations- und Kommunikationstechnologien hat zur Folge, dass immer mehr geschäftsrelevante Informationen in elektronischer Form und nicht mehr auf Papier erstellt und aufbewahrt werden. In diesem veränderten Umfeld stehen die Organisationseinheiten vor der Herausforderung, sowohl die elektronischen wie auch die analogen Unterlagen auf Papier zu verwalten. Die vorliegende Richtlinie bietet Hilfestellung im Bereich Aktenführung. Anfangs wird aufgezeigt, was Records Management ist und welche Ziele es verfolgt. Danach wird dargelegt, was für ein funktionierendes Records Management nötig ist sowie wo und wie Hilfestellung geboten wird. Diese Richtlinie soll ein Nachschlagewerk im Bereich Records Management sein. Detaillierte Informationen sind in den jeweiligen Merkblättern und Vorlagen zu finden. 2 Rechtliche Grundlagen Die Einführung von Records Management beruht auf folgenden rechtlichen Grundlagen: Verbindliche Dokumente: o Verordnung für das Staatsarchiv Graubünden vom (BR ) o Weisung über die Aktenführung in der kantonalen Verwaltung (RB Nr vom ) o o Weisung betreffend Beachtung der Geheimhaltungsvorschriften bei der Entsorgung von Altpapier in der kantonalen Verwaltung (RB Nr vom ) Richtlinie Records Management (Aktenführung) in der Verwaltung Unverbindliche Dokumente: Merkblätter und Vorlagen 3 Prinzipien der Aktenführung 3.1 Was ist Records Management? Der englische Begriff Records Management steht für Aktenführung oder Schriftgutverwaltung. Es ist eine Methode, die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus von der Aktenbildung bis zur Aktenvernichtung optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Langzeitarchivierung zu gewährleisten. 1/7 Version 3.0 ( )

2 Records Management besteht aus mehreren Bausteinen: Die rechtlichen Grundlagen sind die Basis für die Einführung von Records Management in der Verwaltung. Die Organisationseinheit erarbeitet weiter die nötigen organisatorischen Grundlagen. Diese werden in einem technischen System umgesetzt, welches die Voraussetzung für die digitale Langzeitarchivierung ist. 3.2 Zweck Eine ordnungsgemässe Aktenführung und Archivierung gewährleistet ein nachvollziehbares und transparentes Verwaltungshandeln. Records Management ermöglicht: die Gewährleistung der Rechtssicherheit die aussagekräftige Überlieferung staatlichen Handelns die Verbesserung der Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger die Unterstützung der Prozessabwicklung die Vereinfachung der Aktenführung und -ablage in den Organisationseinheiten Massive Reduktion von Suchzeiten Vermeidung von Mehrfachspeicherung identischer Dokumente Aktenführung ist also mehr als das Management von Dokumenten (erstellen, registrieren, aufbewahren, verwenden). Darüber hinaus wird die Bearbeitung, Steuerung und Rechenschaftsablegung (Transparenz) von Geschäften unterstützt. 3.3 Grundsätze Beim Records Management gilt es zwei Grundsätze zu beachten: Das Verwalten des Lebenszyklus der Akten Die gesetzlichen Grundlagen bzw. Rahmenbedingungen Damit der Zweck von Records Management (Nachvollziehbarkeit und Transparenz) erreicht werden kann, müssen folgende Anforderungen an die Unterlagen beachtet werden: Authentizität: echt und unverändert (Versionenkontrolle) Integrität: unversehrt, vollständig und lesbar Zuverlässigkeit: wahr und zutreffend Benutzbarkeit: wieder verwendbar und suchbar 2/7

3 3.4 Lebenszyklus von Akten Aktenführende Stelle Staatsarchiv (SAG) Aufbewahrungsfrist Bearbeitungsphase zeitl. unbegrenzte Aufbewahrung Zeit erstellen / empfangen Registrierung Abschluss der Bearbeitung Dossier abschliessen Ablieferung oder Vernichtung aktiver Bestand passiver Bestand Archivbestand Die Archivierung beginnt nicht erst, wenn die Unterlagen ins Archiv verschoben werden. Sie ist vielmehr ein Prozess, der bereits bei der Erstellung der Unterlagen einsetzt und die Unterlagen in ihrem ganzen Lebenszyklus begleitet. Die Dauer von der Erstellung bzw. dem Empfang bis zur Ablieferung an das SAG oder zur Vernichtung variiert je nach Dokumentart sehr stark. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte kurz beschrieben: Erstellung / Empfang und anschliessende Registrierung Alle erstellten oder empfangenen geschäftsrelevanten Unterlagen sind zu registrieren, falls die Organisationseinheit federführend ist Registrieren bedeutet: 1. Unterlagen mit zusätzlichen Informationen versehen (z.b. Titel, Datum etc.) 2. Integrierung ins Ordnungssystem Durch die Integrierung ins Ordnungssystem werden automatisch hinterlegte Bewertungsvorgaben (z.b. Aufbewahrungsfrist, Archivierungsvermerk) übernommen Ein Dokument ist geschäftsrelevant, wenn es Informationen enthält, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts, einer Geschäftshandlung bedeutsam ist. Abschluss der Bearbeitung Das Dossier wird nach der Bearbeitung abgeschlossen, d.h. nachdem es sämtliche Phasen durchlaufen hat (Entwurfserstellung, Schlusszeichnung). Nach dem Abschluss beginnt die Aufbewahrungsfrist und das elektronische Dokument ist nicht mehr veränderbar. Ablieferung oder Vernichtung Alle Dossiers, welche im Ordnungssystem als archivwürdig bezeichnet wurden, sind nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dem SAG anzubieten. Dieses entscheidet, welche Unterlagen dauernd aufbewahrt werden. Unterlagen, welche nicht als archivwürdig befunden wurden, können vernichtet werden. 3/7

4 4 Verantwortlichkeiten Regierung Verpflichtet die Organisationseinheiten zum Records Management Vergibt den Auftrag zur Planung, Kontrolle und Steuerung an das SAG und AfI SAG Amt für Informatik (AfI) Leitung der Organisationseinheit Records Management- Verantwortliche/r der Organisationseinheit Jede/r Mitarbeitende Koordiniert und berät die Organisationseinheiten im organisatorischen Bereich Schafft organisatorische Grundlagen (Richtlinie / Merkblätter) Übernimmt die technische Umsetzung Stellt den stabilen Betrieb sicher Verantwortlich für die Durchsetzung einer rechtskonformen Aktenführung Lässt die Bestimmungen der Organisationseinheit regelmässig überprüfen Verantwortlich für die korrekte Umsetzung Wirkt als Kontaktperson zu SAG und AfI Weist die Mitarbeitenden zur effizienten und effektiven Nutzung an Überwacht die Aktenführung Pflegt das Ordnungssystem Erledigt die mit der Aktenführung verbundenen Aufgaben bzw. Tätigkeiten in eigener Verantwortung 5 Rahmenbedingungen Die Einführung von Records Management ist vor allem ein Organisations- und weniger ein IT-Projekt. Bei der Einführung von Records Management in den Organisationseinheiten sind eine Dienststellenanalyse durchzuführen, Organisationsvorschriften zu erlassen und ein Ordnungssystem zu entwickeln, welches die archivische Bewertung der Akten beinhaltet. Erst am Schluss folgt die technische Umsetzung. Merkblatt 1 zeigt beispielhaft den Projektablauf in einer Organisationseinheit. Dieses Kapitel beschreibt kurz die Elemente (Dienststellenanalyse und Aktenbewertung, Organisationsvorschriften, Ordnungssystem), welche das Rückgrat eines ordnungsgemässen Records Management bilden. Diese Rahmenbedingungen gelten unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder elektronisch vorhanden sind. Es braucht eine Dienststellenanalyse und die anschliessende Aktenbewertung Die Dienststellenanalyse ist die Grundlage für die Erarbeitung der weiteren organisatorischen Grundlagen, insbesondere für die Bewertung der Akten der Organisationseinheit. Durch die Aktenbewertung wird Wesentliches von Unwesentlichem getrennt, was die Suche und die Verwaltung der Unterlagen vereinfacht. Es braucht Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften regeln eine flächendeckende, systematische Aktenführung verbindlich und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit. 4/7

5 Es braucht ein Ordnungssystem Ein übersichtliches aber umfassendes Ordnungssystem deckt sämtliche Aufgaben einer Organisationseinheit ab und stellt sicher, dass Unterlagen in ihrem Aufgabenzusammenhang prozessorientiert abgelegt werden (Dossierbildung). Diese Elemente stehen nicht isoliert für sich, sondern stehen in engem Zusammenhang. 6 Hilfsmittel Die Hilfsmittel für die Einführung von Records Management sind in mehrere Themenbereiche gegliedert: Rechtliche und organisatorische Grundlagen (rot) Theoretische Dokumente (blau) Merkblätter, die ein bestimmtes Thema genauer erklären. Diese Merkblätter richten sich hauptsächlich an die Verantwortlichen für die Einführung von Records Management. Am Anfang des Dokumentes sind jeweils das Ziel des Merkblattes und die dazugehörige Dokumentation aufgeführt. Vorlagen (grün) Die Vorlagen bestehen aus zwei Teilen: einer Anleitung, wie die Vorlage ausgefüllt wird oder einer Erläuterung sowie der Vorlage selber. Rechtliche Grundlangen / Hilfsmittel Zielgruppe Art des Dokumentes Weisung über die Aktenführung Rechtliche Grundlage Richtlinie Records Management in der Verwaltung Organisatorische Grundlage Übersichtsdokument Weisung betreffend Beachtung der Geheimhaltungsvorschriften Rechtliche Grundlage bei der Entsorgung von Altpa- pier in der kantonalen Verwaltung Merkblatt 1:Projektablauf Theoretische Erklärungen Merkblatt 2: Dienststellenanalyse Theoretische Erklärungen Merkblatt 3: Organisationsvorschriften Theoretische Erklärungen Merkblatt 4: Aktenbewertung Theoretische Erklärungen Merkblatt 5: Ordnungssystem Theoretische Erklärungen Merkblatt 6: Dossierbildung Theoretische Erklärungen Merkblatt 7: Ablieferung ans Staatsarchiv Graubünden Theoretische Erklärungen bzw. Vernichtung Merkblatt für die Archivierung von Personalakten Theoretische Erklärungen in der kantonalen Verwaltung Merkblatt für die Archivierung von Unterlagen Theoretische Erklärungen des Rechnungswesens Vorlage 1: Vereinbarung Obligatorische Vorlage zur Unterschrift Vorlage 2: Projektantrag Fakultative Vorlage, pro Organisationseinheit Vorlage 3: Dienststellenanalyse Obligatorische Vorlage, pro Organisationseinheit Vorlage 4: Organisationsvorschriften Obligatorische Vorlage, pro Organisationseinheit Vorlage 5: Bewertungsvereinbarung Obligatorische Vorlage zur Unter- Vorlage 6: Negativliste schrift Obligatorische Vorlage, pro Organisationseinheit 5/7

6 Vorlage 7: Dokumenttypen Vorlage 8: Ordnungssystem Gruppe "0" Beispiel Vorlage 9: Ordnungssystem (inkl. Zugriffsrechte) Obligatorische Vorlag,e pro Organisationseinheit Obligatorische Vorlage, pro Organisationseinheit Vorlage 10: Metadaten auf Stufe Gruppe, Rubrik Übersicht und Dossier Vorlage 11: Technische Umsetzung (Versionen, Vorlagen, Suche, Dokumentmetadaten) Obligatorische Vorlage, pro Organisationseinheit Vorlage 12: Angebots- und Ablieferungsbericht Pro Ablieferung auszufüllen Legende: : Leitung Organisationseinheit : Records Management-Verantwortliche/r 7 Begriffe Akte Siehe Unterlagen Aktenführung Siehe Records Management Archivwürdigkeit Archivwürdige Unterlagen sind Dokumente, die für den Kanton Graubünden rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell von Bedeutung sind. Aufbewahrungsfrist Die Aufbewahrungsfrist gibt die minimale Dauer für die Archivierung zu Sicherungs- und Beweiszwecken in der Organisationseinheit an. Authentizität Eine Unterlage gilt als authentisch, wenn die Identität des Urhebers überprüfbar ist (z.b. dass eine Meldung tatsächlich von derjenigen Person oder Institution stammt, die sich als Absender ausgibt und dass diese Person auch wirklich autorisiert war, die Meldung zu machen) die (zeitlichen) Umstände einer Geschäftstransaktion (z.b. der Zeitpunkt von Erstellung, Übermittlung, Empfang und Registrierung einer Unterlage) überprüfbar sind die Unterlage in einen konkreten Geschäftszusammenhang eingeordnet werden kann Dienststelle Der Ausdruck "Dienststelle" ist gemäss Personalamt dem Begriff "Amt" gleichgesetzt. Siehe auch Organisationseinheit Dokument Siehe Unterlagen Dokumenttypen Formal gleichförmige Unterlagen, z.b. Verträge, Protokolle Dossier Alle Unterlagen zu einem Geschäft werden in einem Dossier zusammengefasst. Geschäftsrelevanz Ein Dokument ist geschäftsrelevant, wenn es Informationen enthält, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts, einer Geschäftshandlung bedeutsam ist. Integrität Die Integrität beinhaltet die langfristige Unversehrtheit der Unterlagen den Schutz der Unterlagen vor unbefugter Einsichtnahme, Nutzung, Veränderung oder Vernichtung 6/7

7 Hybridablage Ablage, welche aus Papierakten sowie elektronischen Unterlagen besteht. Metadaten Unter Metadaten (Daten über Daten) versteht man strukturierte Daten, mit deren Hilfe ein Dokument / Dossier beschrieben und dadurch besser auffindbar gemacht wird. Beispiele für Metadaten sind der Titel oder das Erstellungsdatum des Dokumentes. Negativliste In der Negativliste werden alle Unterlagen aufgelistet, welche für den Nachweis der Verwaltungstätigkeit nicht relevant sind (nicht geschäftsrelevant). Diese Unterlagen müssen nicht registriert werden und können vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Ordnungssystem Das Ordnungssystem bildet alle Aufgaben einer Organisationseinheit ab und verschafft damit einen Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche. Es stellt die Grundlage für die strukturierte Ablage von Akten bzw. für die Dossierbildung dar. Weiter ermöglicht das Ordnungssystem die rationelle Verwaltung der Unterlagen, indem es mit zusätzlichen Angaben (Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Zugriffsrechte etc.) ergänzt wird. Organisationseinheit Synonym: Verwaltungseinheit Unter einer Organisationseinheit wird eine selbstständige, aktenführende Verwaltungseinheit verstanden. Dies kann ein Amt, eine Abteilung oder ein Ressort sein. Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften beschreiben die Aufbauorganisation, d.h. die Instrumente sowie die Aufgaben und Zuständigkeiten der Aktenführung. Weiter regeln sie die Ablauforganisation, d.h. sämtliche Prozesse in Zusammenhang mit der Aktenführung. Records Management Synonym: Aktenführung Unter Records Management versteht man die Methoden, welche eine Organisationseinheit dabei unterstützen, physische und elektronische Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus optimal für die Geschäftsbearbeitung nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management Anwendung Software, welche die Verwaltung von Papier- und elektronischen Unterlagen unterstützt sowie die Organisationsvorschriften und das Ordnungssystem abbildet. Im Kanton Graubünden sind dies die zwei Standardprodukte OXBA und Konsul. Registrieren Beim Registrieren werden die Unterlagen mit zusätzlichen Informationen versehen (z.b. Titel, Datum etc.) und ins Ordnungssystem integriert. Unterlagen Synonyme: Akte, Dokument Unterlagen sind Informationen, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden, unabhängig vom Informationsträger. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel (Metadaten), die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Verwaltungseinheit Siehe Organisationseinheit Kontaktpersonen Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Das Team Records Management hilft Ihnen gerne weiter / ). Weitere Informationen finden Sie im Intranet: 7/7

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