GEVER Sorgfaltspflichten des Gemeinderates

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1 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik GEVER Sorgfaltspflichten des Gemeinderates Von den Grundlagen, Anforderungen und Sorgfaltspflichten des Gemeinderates im Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen 4. Plenartagung der Arbeitsgruppe Städte- und Gemeinde-Informatik der SIK, Bern 30. Oktober 2012 Lukas Fässler, Rechtsanwalt & Informatikexperte Präsident SSGI I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Verein SSGI Zug 2012

2 Verein SSGI Nicht gewinnorientierter Verein seit Regionale Mitgliederorganisationen > 660 Städte und Gemeinden

3 GEVER Informationsmanagement Sorgfaltspflichten des Gemeinderates

4 Ausgangslage zu GEVER Verwaltungsarbeit besteht fast ausschliesslich darin, Informationen zu verarbeiten und in Entscheide und Massnahmen umzusetzen Oberstes Ziel der Aktenführung muss sein, Informationen in rationeller Weise allen beteiligten Bearbeitenden zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Eine gut funktionierende Aktenführung regelt das Erstellen, Empfangen, Registrieren, Ablegen und Wiederfinden der gesamten konventionellen und elektronischen Akten in der Verwaltung. Korrekte Aktenführung ist das Rückgrat jeder modernen und transparenten Amtsführung.

5 Grundlagen (1) Telefon Input Schalter Post Papier Strukturierte Daten Subjekte Objekte Finanzen Output «Administrative Aufbewahrung Gesetzliche Aufbewahrung (digitale) Dossiers Gemeindearchiv Papier Digital Hybrid SMS Digital Unstrukturierte Daten Büroautomation Korrespondenz (digitaler) Registraturplan Audio Video Foto Aktiver Lebenszyklus Passiver Lebenszyklus

6 Herausforderung Hybrides Informationsmanagement

7 Grundlagen (2) Die Herausforderung der Zukunft ist das professionelle Informations- Management mit hybrider Aktenführung in der Gemeinde/Stadt Nebeneinander von strukturierten Daten (Applikationen / Datenbanken) mit unstrukturierten Informationen auf verschiedenen Kanälen (Office, s, SMS, MMS, Foto, Audio, Video, Chat, Online-Schalter etc.) Vollständige Geschäftsdossiers dokumentieren jederzeit den Stand sämtlicher Amtsgeschäfte Machen früher getroffene Entscheide nachvollziehbar oder Handlungsbedarf deutlich Erleichtern die vollständige Weitergabe an eine andere zuständige Instanz Unterstützt die Verwaltung bei plötzlicher Rechenschaftsablegung Vereinfacht die Ablieferung an Archive (Stadtarchiv, Gemeindearchiv) aus rechtlichen, politischen oder historischen Gründen

8 Grundlagen (3)

9 Grundlagen (4)

10 Grundlagen (5)

11

12 Weitere Einflussfaktoren Öffentlichkeitsprinzip zwingt Gemeinden, Transparenz und umfassende Verfügbarkeit aller geschäftsrelevanten Informationen sicherzustellen Controlling-Vorgaben zwingen zu umfassender Offenlegung aller Nachweisdokumente Datenschutz-Gesetze verpflichten, Zugriffsrechte auf geschäftsrelevante Informationen gesetzeskonform sicherzustellen

13 Aufgabenübertragung

14 Schlussfolgerungen Informationsmanagment in der Gemeinde/Stadt ist Chefsache (Gemeinderat / Gemeindeschreiber) Alle geschäftsrelevanten Informationen müssen beweistauglich und nachvollziehbar festgehalten und später vorgehalten werden können. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten müssen definiert werden Prozesse und Verantwortliche müssen festgelegt werden Aufgaben kann man zwar delegieren, VERANTWORTUNG NIE

15 Schlussfolgerungen (2) Kommandieren Regelungen zum Informationsmanagement erlassen Elektronische Geschäftsverwaltung und digitale Langzeitarchivierung (bei unstrukturierten Daten) mit elektronischen Dossiers / Geschäften einführen Kontrollieren Verwaltungsumsetzung regelmässig auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Beweistauglichkeit, Nachvollziehbarkeit überprüfen Oder von Dritten überprüfen lassen (Auditierung, Feedback, Verbesserungen) Korrigieren Mindestens 1x jährlich Management-Review über Informationsmanagement der Verwaltung durchführen und Massnahmen (Zielsetzungen) festlegen

16 Unterlagen / Hilfsmittel

17 Prozessaustausch-Plattform Verein SSGI

18 Besten Dank

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