Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld

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1 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld 20. November 2009, Swisscom-Center Olten Aktenmanagement Anleitung für Gemeinden Handbuch des Staatsarchivs des Kantons AG Andrea Voellmin, Leiterin Staatsarchiv Aargau I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

2 Inhaltsübersicht 1. Erste Ausgabe Aktenmanagement Anleitung für Aargauische Gemeinden Erfahrungen und Umfeldentwicklung Projekt für die zweite Ausgabe Blick auf die Zusammenarbeit der Kantone mit dem Bund: KOST

3 1. Aktenmanagement Anleitung für Aargauische Gemeinden 1999 Auslöser für das Handbuch Projektorganisation: Gemeindeschreiberverband und Staatsarchiv Fokus: Lebenszyklus der (Papier)Akten: von der Produktion bis zur Archivierung/Vernichtung 1. Ausgabe 1999 Schulung und Musterarchiv in Rohr AG

4 Aktenmanagement Anleitung für Aargauische Gemeinden 1999: Inhalt Aktenführung Registraturplan Archivstrukturplan Archivplan mit Aufbewahrungsfristen Archivinventar Stichwortverzeichnis Archivreglement EDV-Einsatz

5 Registratur- und Archivplan: Grob-Gliederung 0 Verschiedenes 1 Bauen, Umwelt, Verkehr 2 Bildung, Kirche, Kultur 3 Finanzen, Steuern, Versicherungen 4 Gemeindeorganisation 5 Öffentliche Sicherheit 6 Soziales Netz 7 Versorgung, Werke 8 Volkswirtschaft 9 Reserve

6 Registratur- und Archivplan: Fein- Gliederung, Gliederungsmuster 1 Bauen, Umwelt, Verkehr 10 Raumplanung, Nutzungsordnung 11 frei 12 Umweltschutz allgemein 14 Abwasserbeseitigung 16 Abfallbeseitigung 18 Verkehr 0: allgemein, 9 Verschiedenes weitere Untergliederung möglich

7 Archivplan mit Aufbewahrungsfristen zu jeder Aktenserie gibt das Handbuch einen Vorschlag für die Aufbewahrungsfrist dauernd (in Auswahl), solange Gültigkeit, gemäss Vertrag, 0, 10, 20 bis 50 Jahre nach Abschluss des Geschäfts eine Anpassung des Registratur-/Archivplans ist notwendig bei neuen Vorschriften, Veränderung der Aufgaben

8 2. Erfahrungen Fachbereich Gemeindeberatung, Marcel Giger, hatte mit 108 von 230 Gemeinden Kontakt FAQs: Archivbau, Reorganisation der Magazine, der Registratur, Aufarbeitung historische Bestände, Aufbewahrungspflichten, technische Fragen Konservierung Ausgelöst werden Archivprojekte in den Gemeinden meist wegen eines Umbaus oder Platzproblemen Die Aufarbeitung der Archive erfolgt i.d.r. durch externe Dienstleister gemäss der Anleitung

9 2. Umfeldentwicklung vermehrter Einsatz von PC s als vernetzte Informationsmaschine offene Fragen der digitalen Langzeitarchivierung offene Fragen betreffend der Aufbewahrung von Dokumenten (z.b. Einbürgerungen), welche von kommunalen und kantonalen Stellen erstellt und bearbeitet werden seit 2008 gilt das Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen mit veränderten Aufgaben

10 3. Projekt für die zweite Ausgabe 2009 Zweite Ausgabe des Handbuches gestartet: Umfrage bei den Gemeinden über den Einsatz der ersten Ausgabe Überprüfung der Tauglichkeit des Registraturplans Anpassung des Registraturplans Differenzierung der Aufbewahrungsfristen in gesetzliche/administrative historische Registraturplan mit Aufbewahrungsfristen muss jährlich aufdatiert werden und kann dann als Richtlinie gelten Die Fragen der digitalen Langzeitarchivierung sollen durchgehend aufgenommen werden

11 4. Zusammenarbeit Kantone - Bund: KOST Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen, Basel 2002 Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen, KOST Trägerarchive: Schweiz. Bundesarchiv, Staatsarchive, Landesarchiv Liechtenstein, Kommunalarchive der Städte ZH, SG, LU

12 4. KOST: Ziele und Ergebnisse Durchführung Pilotprojekte Gebäudeversicherung, Handelsregisteramt Standards KOST.Standards Katalog archivischer Dateiformate KOST.Standards Minimalanforderungen an die digitale Archivierung Archivsteckdose, Prozess- und Schnittstellenspezifikation für die Übernahme von digitalen Daten aus operativen Systemen in digitale Archive

13 4. KOST: Ziele und Ergebnisse Koordination Speicherlösung Einkauf von Speicherdienstleistung bei Dritten Forum mit Handreichungen How-to-Do, Weiterbildung, Erfahrungsaustausch