Prozessordnung Archiv

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1 Prozessordnung Archiv Gliederung: 0 Grundlagen Geltungsbereich und Zielstellung Zentrales Archiv Information, Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit Zentrales Archiv Dienstleistungscenter Finanzen und Verwaltung Zentrales Archiv Dienstleistungscenter Personalwesen Dezentrale Archive der bsw-leistungsstellen Schlussbestimmungen... 4 Diese Ordnung umfasst 5 Seiten Text. PO Archiv /

2 0 Grundlagen Für diese Arbeitsordnung sind die in der Arbeitsordnung Nr. 0 Grundsätze-Ordnung aufgeführten Grundlagen maßgebend. Zur Vereinfachung wurde darauf verzichtet, bei Personen- oder Funktionsbezeichnungen zusätzlich auch die weibliche oder männliche Form mit anzugeben. Selbstverständlich sich immer beide Geschlechter gemeint. 1 Geltungsbereich und Zielstellung Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. - e. V. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh - ggmbh bsw Beratung, Service & Weiterbildung GmbH - GmbH Die Archivordnung verfolgt das Ziel, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die vorhandenen oder neu aufzubauenden Archive, die zu archivierenden Dokumente und Unterlagen mit den zugehörigen Aufbewahrungsfristen einheitlich im bsw zu regeln. Gleichzeitig werden damit die Anforderungen an die jährlich durchzuführenden Überprüfungen der Schriftgutablagen definiert. 2 Zentrales Archiv Information, Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit Für dieses zentrale Archiv ist der Referent des Dienstleistungscenters Information, Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit zuständig. Das Archiv befindet sich im Beratungs- und Servicezentrum in Dresden-Altfranken. Die Unterbringung der im Folgenden drei erstgenannten Dokumente erfolgt bei der Geschäftsleitung. Abzulegende Dokumente sind: - bsw-gründungsbericht - bsw-protokolle der Mitgliederversammlung - bsw-protokolle der Vorstandssitzung - bsw-f/e-berichte - bsw-dokumente der Bildungsangebote (gedruckt) - bsw-fotodokumente von Höhepunktveranstaltungen - bsw-video-clips - Stände der Projektdatenbank - Veröffentlichungen/Pressespiegel - Vordrucke, Zertifikate und Urkunden - Mittel zu Werbung und Öffentlichkeitsarbeit in je einem Muster-Exemplar (Stifte, Poster, Kalender usw. je ein Exemplar) Die Unterbringung von bsw-urkunden, bsw-zertifizierungen und bsw-anerkennungen im Original erfolgt beim QM/AZWV-Beauftragten der bsw-unternehmen. Aufbewahrungsfrist: Mindestens 10 Jahre, teilweise länger. PO Archiv /

3 3 Zentrales Archiv Dienstleistungscenter Finanzen und Verwaltung Für das zentrale Archiv ist der Leiter Dienstleistungscenter zuständig. Das Archiv befindet sich im Beratungs- und Servicezentrum in Dresden-Altfranken. Soweit im geförderten Projektbereich bzw. in den Zuwendungsbescheiden nichts anderes festgelegt wird, gelten nachfolgende Aufbewahrungsfristen. Abzulegende Dokumente mit Aufbewahrungsfristen von mindestens 10 Jahren sind: - Jahresprüfberichte - Rechnungsausdrucke Bilanz, GuV, Summen- und Saldenliste Jahresabschluss - Jahresauswertungen Kennziffern Leistungsentwicklung - Jahresfinanzberichte - Jahresinvestitionsberichte - Buchungsbelege - FIBU-Journale (Hauptbuch) - Kassenbücher - Kontenpläne - Inventare - Verwendungsnachweise über Zuwendungen - Steuererklärungen - Kooperationsvereinbarungen zu Bildungs- und sonstigen Leistungen inkl. aller Anlagen - Schriftverkehr mit dem Finanzamt und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft - Schriftverkehr über Rechtsverhältnisse und Rechtsstreitigkeiten - Miet- und Leasingverträge - Referentenverträge - Zuwendungsbescheide (zum Teil längere Aufbewahrungsfristen) - Maßnahmebestätigungen Agentur für Arbeit - Aus- und Fortbildungsverträge mit Unternehmen und Privatpersonen - Beratungsprotokolle, Vorlagen, Arbeitsanweisungen von Bedeutung. Unbegrenzt aufzubewahren sind: - Kaufverträge zu Immobilien und Grundstücken und Grundbuchauszüge - Darlehensverträge sowie rechtlich bedeutsamer Schriftverkehr zu bsw-immobilien. Archiviert werden alle aufzubewahrenden Unterlagen der Geschäftsjahre, die zum laufenden Geschäftsjahr länger als 2 Jahre zurückliegen. 4 Zentrales Archiv Dienstleistungscenter Personalwesen Für das zentrale Archiv Personalwesen ist der Personalreferent des bsw zuständig. Das Archiv ist im Beratungs- und Servicezentrum in Dresden-Altfranken untergebracht. Abzulegende Dokumente und Aufbewahrungsfristen sind: - Buchungsbelege Lohn und Gehalt 10 Jahre - Belege über die Zahlung von Arbeitslohn 6 Jahre - Unterlagen der Lohnkonten 6 Jahre - Beitragsrechnungen nach 28 SGB IV - Personalunterlagen mit nachvertraglichen Pflichten von aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschiedenen Mitarbeitern (entsprechend Dauer der nachvertraglichen Pflichten). PO Archiv /

4 5 Dezentrale Archive der bsw-leistungsstellen Für den Aufbau und die Unterhaltung der dezentralen Archive sind die bsw-leiter und bsw-regionalkoordinatoren zuständig. Für jedes Archiv ist ein Archivbuch zu führen. Es besteht die Möglichkeit, dass mehrere bsw-leiter und Regionalkoordinatoren an einem Standort ein Gemeinschaftsarchiv von den Räumlichkeiten her betreiben, jedoch nicht vom Inhalt. In den dezentralen Archiven erfolgt u. a. die Archivierung der QM-Controllingmappen als Dokumentationen zu allen durchgeführten Bildungsprojekten. Die QM-Controllingmappe enthält gemäß der gültigen QM-Dokumentation: - Bezeichnung des Bildungsprojektes Beginn, Ende - Inhalt/Stoffplan - Dozentenliste - Teilnehmerliste/Anwesenheitsliste - Muster der ausgereichten Zertifikate/Teilnahmebescheinigungen - Bewertungsergebnis der Evaluierung. Aufbewahrungsfrist der QM-Controllingmappe: Mindestens 10 Jahre nach Abschluss des Bildungsprojektes soweit im geförderten Projektbereich, speziell in den Zuwendungsbescheiden der Zuwendungsgeber, keine längere Aufbewahrungsfrist festgelegt wurde. Sonstiger Schriftwechsel In den dezentralen Archiven erfolgt darüber hinaus die Archivierung des sonstigen Schriftwechsels (z. B. zu Angeboten) zu bsw-aufträgen, soweit nicht zentrale Archivierung (vgl. vorher) festgelegt wurde. Aufbewahrungsfrist der Handelsbriefe: 6 Jahre 6 Schlussbestimmungen 6.1 Inkrafttreten Diese Änderungsfassung der Archivordnung tritt am 3. September 2008 in Kraft. 6.2 Außerkrafttreten Die Archivordnung in der Änderungsfassung vom 20. Mai 2005 tritt außer Kraft. 6.3 Aktualisierung Für Änderungen und die jährliche Aktualisierung ist der Leiter Dienstleistungscenter verantwortlich. Der Änderungsdienst regelt sich nach Arbeitsordnung 0 Punkt 3.3. PO Archiv /

5 6.4 Intranet Die Archivordnung wird im bsw-intranet (Projekt PROFIS Buchstabe O) eingestellt und damit den Verantwortlichen verfügbar gemacht. Heiko Prötzsch Geschäftsführer Jörg Lehmann Mitglied der Geschäftsleitung PO Archiv /